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分类是人们认识事物的一种重要的逻辑方法。了解应用文的分类有助于进一步认识应用文的内涵、范畴和体系。应用文作为一种办理事务的工具，对整个国家和社会的政治、军事、外交、经济、文化、生活等方面都起着重要作用。任何一个国家、政党或组织，欲使其行政、组织机构正常运作、不断发展，都离不开应用文。
应用文种类繁多，可以从不同的角度划分成不同的类别。
按应用文办理事务的公私性质划分，应用文可以分为公务类应用文（公务文书）和私务类应用文（私务文书）两大类。公务文书是指为处理国家和各种组织的公务而写作并使用的应用文，即通常所说的公文，如公告、通知、通报、条例、规定等。私务文书是指为办理个人的私事而写作和使用的应用文，主要是个人日常应用文书，如求职信、请假条、日记等。
按应用文的不同使用领域划分，应用文可以大致分为党政机关应用文、日常事务应用文和专业工作应用文三大类。
1．党政机关应用文
党政机关应用文主要分为党政机关公文和日常工作公文。
最新的党政机关公文，是由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），规定的15种党政机关公文种类，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这一类公文格式要求严格，具有法定的权威性。
上述15种党政机关公文中，除决议、命令（令）、公报、公告、议案外，其他社会组织可以参照使用。
日常工作公文是指上述15种国家法定的党政机关公文以外的其他事务性公文，主要有简报、规章、制度、计划、总结、调查报告等。
2．日常事务应用文
日常事务应用文主要指组织或个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如计划、总结、启事、请柬、日记、书信、读书笔记等。
3．专业工作应用文
专业工作应用文主要指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文，如经济应用文、司法应用文、外交文书、学术论文等。
专业工作应用文有很强的专业特点，外行人一般是较难写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电等；司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告；文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例；医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告；外事工作常用的照会、声明、国书、备忘录、国际公约、联合公报等。
按应用文的不同使用功能，有各种不同的划分方法。本书按应用文在实际中的不同使用范围，将其划分为党政文书、事务文书、规章文书、会议文书、经济文书、司法文书、日常文书、传播文书、社交礼仪文书、专业文书等。
事务文书、规章文书、会议文书、经济文书、司法文书、日常文书、传播文书、社交礼仪文书等的格式则不像公文那样严格，制作也相对比较自由。
专业文书如毕业论文与毕业调查报告等。专业应用文写作除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，有其自身的独特要求。
这是应用文最基本，也是最重要的作用，其他作用亦由此衍生而来。应用文作为人们办理事务、解决问题的工具，其最主要的作用，就是它可以作为处理事务、解决问题的凭证和依据。例如，上级机关发布的有关“决定”“决议”“批复”等公文，不仅成为下级机关开展工作、处理事务的重要依据，而且成为他们解决问题和判断是非的凭证。俗话说：“口说无凭，文字为据”，即是这个道理。无论是日常的“借据”“合同”等，或是国家的行政法规如“条例”“规定”等文书，都具有凭证和依据作用。
应用文的凭据作用，既使人们办事时有所遵循，又使人们对办事情况进行检查和评估时有所依据。它可以增加人们的责任感，亦可为后人办事提供先例或借鉴。
人与人组成了社会，社会中的人又形成了各种组织，如国家、政党、企业、社团等，他们之间存在着各式各样纷繁复杂的关系。为了处理好这些纷繁复杂的关系，他们相互之间必须及时有效地进行信息沟通，才可能在出现问题的时候能迅速协调，以避免或减少纷争。而一般而言，正式有效的协调沟通必须借助应用文作为工具才能有效实现，例如信函是个人与个人、个人与团体之间沟通协调的工具，公文是组织与组织、组织与个人之间沟通协调的工具。
上级机关发给下级机关的公文，一般都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策，比如“决定”“规定”等公文，必然要对下属机关产生领导作用；而“批复”等公文，则对下级的具体工作产生指导作用。
许多法规性公文，体现了国家政府对有关社会组织和社会成员行为的要求。通过公文发布的法律、法令和行政法规等，对社会组织和社会成员起着规范和约束作用。
应用文的实用性，决定了它必须告诉相关的社会成员什么是应该做的，什么是不该做的。这里的“应该”和“不应该”，是对人们工作、学习、生活的方方面面进行约束和规范。又如礼仪文书规范人际间的礼仪行为；经济文书规范人们的经济行为；行政管理文书规范人们的行政管理行为。可见，应用文是从不同的角度和层次，对人们的社会行为发挥着规范和约束作用。这种作用对于保障人类社会生活的和谐有序是不可或缺的。
发挥宣传和教育作用的主要是公文，尤其是党政机关公文。一般来说，有些政策法规本身就是最好的宣传，并且，传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务。在一般情况下，公文在传达某一方针政策、规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做，这无疑增强了它的宣传和教育作用。