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在社会生活工作中，无论是组织或个人，相互之间会形成各种关系，或为交流信息，或为合作办事，或为探讨问题，或为解决矛盾等。要有效地处理这些关系和事务，一般必须借助文字（即应用文）作为规范说明和凭证依据。可见，应用文已成为人际交往、处理事务、治理社会，乃至管理国家不可或缺的重要工具。
由于撰写应用文的基本目的是处理现实中出现的各种事务和问题，它涉及面广，使用频率高，实用价值大。为此，应用文写作已成为大学许多专业的必修课程。我国著名作家和教育家叶圣陶先生在《作文要道》中指出：“大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”
写作学是一门研究各种文章体裁的写作规律和技巧的科学。尽管文章体裁种类繁多，可以根据其性质和用途，将各种文章体裁（以下简称文体）大致划分为两大类：一类是主要用于审美欣赏的，称为“文学性文体”（即文学作品）；另一类主要是为了处理现实事务及问题使用的，称为“实用性文体”（即广义应用文）。前者侧重于审美价值，多以文学作品特有的艺术和虚构等手法，形象地反映社会生活，如诗歌、小说、散文、戏剧等；后者则突出它的社会实用价值，主要为应对现实生活、学习和工作的各种需要及问题。
实用性文体具有很强的实用性和广泛的社会性，其范畴较广，大致可划分为四个大类：（1）新闻文体（消息、通讯、特写等）; （2）理论文体（评论、学术论文、工作研究、理论专著、教材等）; （3）记传文体（史书、传记、方志、年鉴、回忆录等）; （4）实务文体（即一般所说的应用文，或称之为“狭义应用文”，亦是本书的主要研究范畴），其写作目的主要用于直接处理日常发生的公务和私事，如行政文书、事务文书、规章文书、会议文书、经济文书、司法文书、日常文书、礼仪文书等。
关于应用文的准确概念，学界目前尚无一个统一定论。通俗地理解，应用文是为了“应”付生活，“用”于实务的文章。本书认为，比较严谨的定义是：应用文，亦称应用文书，是各种组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）及个人在日常生活、学习和工作中，为办理公务或私事所形成并使用的，具有直接应用价值和一定规范格式的文章。
应用文的特点可以由它的概念及其内涵归纳或推论得出，主要有以下几点。
应用文具有“直接应用价值”。可知，实用性是应用文最基本的特点，应用文的其他特点是由这个特点派生出来的。所谓实用性，就是具有实际用途。它是人们为了解决现实中出现的问题而写作的。几乎每一篇应用文的写作，都是为了解决工作、学习和生活中的实际问题。
实用性亦是应用文区别于其他文体的本质属性。文学作品给人以艺术享受，用于陶冶性情；应用文则注重于在工作、学习和生活的过程中发挥它的实际效用。
由于应用文是人们为解决现实中出现的问题而写作，它一般是“被动写作”。换言之，应用文通常是“被迫写”的，是为了必须解决现实生活中出现的各种实际问题，而“不得不写”的相关文章。例如，学生因有事不能到课，不得不写“请假条”；单位召开会议，应该事先发“通知”告知有关与会人员；行政机关执法，必须出台相关的各种“法规”等。
应用文的被动性写作特点，亦是它与其他文体的重要区别。例如文学类文章，作者一般是主动写作，想写就写，不写亦无伤大雅。
应用文写作主要是为了“办理公务或私事”，因而具有很强的针对性。各种应用文一般都有特定目的、内容、范围和明确的接受对象，有关要求具体、清楚、一目了然；一般都只针对所要解决的具体问题和处理的具体事务而写，往往还要求特定对象必须阅读和作出反应。这些都和其他文体不同，应用文的针对性，亦是由应用文的实用性和被动性所决定的。
真实性是指应用文的内容及材料等必须真实确凿。应用文的真实性是由它的实用性决定的，唯有真实，才能实用。如果写一个不真实的报告或总结，最终只会误人误己；如果向用人单位呈交一份不真实的求职信被发现造假，不仅求职之事落空，求职者的诚信亦大打折扣。因此，为了实用，就得真实；为求真实，应用文写作就需严谨认真，来不得半点儿戏、马虎。
应用文往往是为了在特定的时间来处理特定的事情和问题，而事物又是在不断变化的。要在一定的时间内解决问题，必须及时地传递相关信息，因此它的时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，就会失去应用文的实用价值。例如，事情紧迫，应用文的成文时间就要快，公文中的急件、特急件就是如此。即使对时间要求不太严格的也有一个时限性的问题，如计划要在工作开始前写，总结要在工作完成后不久写。可见，成文时间和应用文能否发生作用或作用的大小有密切关系。应用文的时效性主要表现在三个方面：快写、快发、快办。有些应用文正是由发文日期来表示它的生效期限或正式执行的日期，有些应用文还明确规定了执行的有效期限。而相比之下，其他文体，如文学作品，则一般没有明确的时效性。
为了体现应用文的实用价值，提高办事效率，除法规规章类公文外，一般应用文的篇幅不宜太长，要用简练准确的语言交代事由、解说事理、陈述办法；在表达上多使用说明、叙述，也使用简洁的议论，叙述多用直笔，议论多就事论事，不旁征博引；语言运用要求简洁、准确、庄重、严谨，且符合文体要求。
应用文的实用性规定了其必须具有规范性，才能更有效地办理公私事务和解决实际问题。规范性是指应用文的格式、结构和内容等，具有相对统一的要求，而不能随意更改或任意编造。应用文（尤其是公文）从主旨的提炼和表达、材料的选择、结构的安排、表达方式的选择、语言的锤炼、文本的格式到制作的程序，都必须按照一定的要求和标准。法定公文的规范性，既体现了公文本身的严肃性和权威性，也是提高办事效率的需要。
应用文的规范性的形成主要有两方面：一是由国家机关发文统一规定；二是约定俗成，在长期实践中逐步发展形成。规范性既便于作者制作文章，又便于读者的阅读。
学习应用文写作，必须了解和掌握法定公文的标准规范和其他应用文约定俗成的规范，才可能写出具有实用价值的应用文。