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本书是为全日制与成人高教大学生专门编写的教材。本教材的内容全面系统，既能满足不同专业的学生需求，又能满足学生毕业后的工作需求。坚持以“学以致用、教以致用”为宗旨，教师实际授课时可以按照教学大纲选择最重要的来讲，例如面对专科生重点讲通知、通告、报告、请示、规定、计划、总结、启事、答谢词、邀请书、求职信、求职简历、合同、市场调查报告、投标书、起诉状、上诉状等；面对本科生全面讲解公文、调查报告、消息、广告、毕业论文等。任课教师可以根据自己所教学生的专业特点有侧重地讲解相关内容。学生最好能将本书作为陪伴一生的工具书随时翻阅。
写作是人们日常交际、沟通、传递信息和传播知识的最基本的方式之一，但现实生活中大学生往往忽视了写作训练，据《新民晚报》报道，江苏省人才市场日前举行招聘会时，遇到这样一件令人深思的尴尬事，80多个文科毕业生竟没有几个能写出一份完整的邀请函。江苏省人才市场此次拿出10个岗位面向毕业生招聘，经过筛选，80多人入围。其中，南京某知名大学新闻系的一名女生特别出众，自荐材料显示不仅几乎每年都获得奖学金，且获奖的各种荣誉证书的复印件有十几张，尤其是在数家报社实习发表的厚厚一摞作品更是令她“高人一筹”。招聘人员事后说，他们当时决定，如果这名女生考试通过，就录取她专门从事宣传工作，但结果大大出人意料。考试中，有一题是根据素材写一则邀请函。这名女生在正文部分将素材罗列了一下，不仅标题没有“邀请函”字样，时间、地点还被移到了“备注”里面。据了解，参加考试的80多名考生拟出的邀请函，绝大部分“缺胳膊少腿”。招聘人员无奈地说，邀请函并非很难写的体裁，而是平时工作中常常要用到的。由于应聘者大多是文科考生，他们本以为这个题目没什么问题，没想到结果会是这样。由此可见，大学要加强应用文写作的教学。应用文实用性强，与我们的日常生活、学习和工作密不可分，在这个知识经济时代，应用文的使用已经社会化、大众化。
本书着眼于大学生或企事业单位人员，以在日常的学习和生活中经常使用的应用文来介绍，既为校园的学习和生活提供切实的帮助，又为走向社会的写作实践打下基础，以提高使用者的日常应用文写作能力和相应的素质修养为追求目标。本书在编写中特别注意并努力实现下述两个目标。一是突出实操性。在理论知识够用、管用的前提下，尽可能细化各个文种的写作规范，以期最大限度地提供指导性。强化实训的分量，提供与日常的学习和生活相关的写作情境，让使用者依据规范、借鉴例文写出符合要求的应用文。二是体现实用性。这主要体现参考例文和写作训练两个部分，选择与学习和生活密切相关的例文和训练，让使用者感受到应用文就在自己的身边，每时每刻都可能要使用应用文。
全书由胡伟、唐燕儿、温子勤任主编，傅修海、王嘉、冯亚丽、柯卓娃、赵崇平、李清华、李海兵、陈若蕾、朱汝群任副主编（排名不分先后）。全书共分八章，分工如下：暨南大学温子勤（第一章、第六章）；广东建设职业技术学院李清华（第二章）；暨南大学唐燕儿、广东药学院柯卓娃、广东药学院冯亚丽（第三章）；重庆商务职业学院赵崇平（第四章）；柳州职业技术学院朱汝群、广州铁路职业技术学院李海兵、广东科贸职业学院陈若蕾（第五章），暨南大学胡伟、暨南大学王嘉（第七章、附录），郑州大学傅修海（第八章）。
在编写过程中，本书作者参阅了大量书刊和相关论著，并吸取了其中最新研究成果和经验，恕不一一注释，在此谨向原作者们致以衷心感谢。在本书编写过程中得到了北京大学出版社领导、编辑老师的大力帮助，在此表示真诚的感谢。编写《应用文写作》的时候，编者们浸润了辛勤的汗水和闪光的智慧，融入了宝贵的经验和美好的感悟。但由于时间紧迫，水平有限，书中难免存在一些不足和缺点，我们期待着教材使用者的宝贵意见和建议。本书有配套课件，需要使用者请发邮件至huwei369hu＠126.com。
本书适合全日制本专科和成人教育大学生使用，也适合公务员、企事业单位人员作为工具书。
本书作者
2014年11月1日
学习目标
1．理解应用文的概念、特点、分类和作用。
2．掌握应用文的主旨与材料的关系及其运用。
3．了解应用文的格式与结构安排等要求。
4．把握应用文的语言特点和表达方式。
在社会生活工作中，无论是组织或个人，相互之间会形成各种关系，或为交流信息，或为合作办事，或为探讨问题，或为解决矛盾等。要有效地处理这些关系和事务，一般必须借助文字（即应用文）作为规范说明和凭证依据。可见，应用文已成为人际交往、处理事务、治理社会，乃至管理国家不可或缺的重要工具。
由于撰写应用文的基本目的是处理现实中出现的各种事务和问题，它涉及面广，使用频率高，实用价值大。为此，应用文写作已成为大学许多专业的必修课程。我国著名作家和教育家叶圣陶先生在《作文要道》中指出：“大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”
写作学是一门研究各种文章体裁的写作规律和技巧的科学。尽管文章体裁种类繁多，可以根据其性质和用途，将各种文章体裁（以下简称文体）大致划分为两大类：一类是主要用于审美欣赏的，称为“文学性文体”（即文学作品）；另一类主要是为了处理现实事务及问题使用的，称为“实用性文体”（即广义应用文）。前者侧重于审美价值，多以文学作品特有的艺术和虚构等手法，形象地反映社会生活，如诗歌、小说、散文、戏剧等；后者则突出它的社会实用价值，主要为应对现实生活、学习和工作的各种需要及问题。
实用性文体具有很强的实用性和广泛的社会性，其范畴较广，大致可划分为四个大类：（1）新闻文体（消息、通讯、特写等）; （2）理论文体（评论、学术论文、工作研究、理论专著、教材等）; （3）记传文体（史书、传记、方志、年鉴、回忆录等）; （4）实务文体（即一般所说的应用文，或称之为“狭义应用文”，亦是本书的主要研究范畴），其写作目的主要用于直接处理日常发生的公务和私事，如行政文书、事务文书、规章文书、会议文书、经济文书、司法文书、日常文书、礼仪文书等。
关于应用文的准确概念，学界目前尚无一个统一定论。通俗地理解，应用文是为了“应”付生活，“用”于实务的文章。本书认为，比较严谨的定义是：应用文，亦称应用文书，是各种组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）及个人在日常生活、学习和工作中，为办理公务或私事所形成并使用的，具有直接应用价值和一定规范格式的文章。
应用文的特点可以由它的概念及其内涵归纳或推论得出，主要有以下几点。
应用文具有“直接应用价值”。可知，实用性是应用文最基本的特点，应用文的其他特点是由这个特点派生出来的。所谓实用性，就是具有实际用途。它是人们为了解决现实中出现的问题而写作的。几乎每一篇应用文的写作，都是为了解决工作、学习和生活中的实际问题。
实用性亦是应用文区别于其他文体的本质属性。文学作品给人以艺术享受，用于陶冶性情；应用文则注重于在工作、学习和生活的过程中发挥它的实际效用。
由于应用文是人们为解决现实中出现的问题而写作，它一般是“被动写作”。换言之，应用文通常是“被迫写”的，是为了必须解决现实生活中出现的各种实际问题，而“不得不写”的相关文章。例如，学生因有事不能到课，不得不写“请假条”；单位召开会议，应该事先发“通知”告知有关与会人员；行政机关执法，必须出台相关的各种“法规”等。
应用文的被动性写作特点，亦是它与其他文体的重要区别。例如文学类文章，作者一般是主动写作，想写就写，不写亦无伤大雅。
应用文写作主要是为了“办理公务或私事”，因而具有很强的针对性。各种应用文一般都有特定目的、内容、范围和明确的接受对象，有关要求具体、清楚、一目了然；一般都只针对所要解决的具体问题和处理的具体事务而写，往往还要求特定对象必须阅读和作出反应。这些都和其他文体不同，应用文的针对性，亦是由应用文的实用性和被动性所决定的。
真实性是指应用文的内容及材料等必须真实确凿。应用文的真实性是由它的实用性决定的，唯有真实，才能实用。如果写一个不真实的报告或总结，最终只会误人误己；如果向用人单位呈交一份不真实的求职信被发现造假，不仅求职之事落空，求职者的诚信亦大打折扣。因此，为了实用，就得真实；为求真实，应用文写作就需严谨认真，来不得半点儿戏、马虎。
应用文往往是为了在特定的时间来处理特定的事情和问题，而事物又是在不断变化的。要在一定的时间内解决问题，必须及时地传递相关信息，因此它的时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，就会失去应用文的实用价值。例如，事情紧迫，应用文的成文时间就要快，公文中的急件、特急件就是如此。即使对时间要求不太严格的也有一个时限性的问题，如计划要在工作开始前写，总结要在工作完成后不久写。可见，成文时间和应用文能否发生作用或作用的大小有密切关系。应用文的时效性主要表现在三个方面：快写、快发、快办。有些应用文正是由发文日期来表示它的生效期限或正式执行的日期，有些应用文还明确规定了执行的有效期限。而相比之下，其他文体，如文学作品，则一般没有明确的时效性。
为了体现应用文的实用价值，提高办事效率，除法规规章类公文外，一般应用文的篇幅不宜太长，要用简练准确的语言交代事由、解说事理、陈述办法；在表达上多使用说明、叙述，也使用简洁的议论，叙述多用直笔，议论多就事论事，不旁征博引；语言运用要求简洁、准确、庄重、严谨，且符合文体要求。
应用文的实用性规定了其必须具有规范性，才能更有效地办理公私事务和解决实际问题。规范性是指应用文的格式、结构和内容等，具有相对统一的要求，而不能随意更改或任意编造。应用文（尤其是公文）从主旨的提炼和表达、材料的选择、结构的安排、表达方式的选择、语言的锤炼、文本的格式到制作的程序，都必须按照一定的要求和标准。法定公文的规范性，既体现了公文本身的严肃性和权威性，也是提高办事效率的需要。
应用文的规范性的形成主要有两方面：一是由国家机关发文统一规定；二是约定俗成，在长期实践中逐步发展形成。规范性既便于作者制作文章，又便于读者的阅读。
学习应用文写作，必须了解和掌握法定公文的标准规范和其他应用文约定俗成的规范，才可能写出具有实用价值的应用文。