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《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，作为一种特殊的实用文体，它有着自己鲜明的特点。
党政机关公文是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的内容与国家的政治、政策密切相关，体现着统治阶级的意志，并为统治阶级服务。
党政机关公文是代党政机关立言，公文的内容是各机关组织、开展工作的依据，正式发布的公文，对其适用范围内的机关、团体和个人起规范约束作用，具有法定的权威性和特定的效力。
党政机关公文是以完成特定的公务活动为目的，为承担某种具体而明确的公务职能而写作的。
党政机关公文的规范性主要体现在两个方面，一是体式规范，二是程序规范。
1．体式规范
公文的体式指的是公文的文体、结构、格式和语言。公文作为一种特殊的应用文文体，具有特定的结构、格式和语言要求。公文格式遵照国家有关部门专门制定的规范化标准，现行的是《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）（以下简称《格式》），对公文用纸、版面要求、印制装订要求、公文格式各要素编排规则、公文中横排表格、计量单位、标点符号和数字的用法等作了详细、明确的规定。该标准适应了现代办公自动化的要求，既突出了公文庄重、醒目、实用、美观的文面形态，又利于电子公文的处理。
2．程序规范
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。而公文的拟制、办理和管理都必须经过规定的处理程序。如公文的拟制一般要经过起草、审核、签发等程序。只有经过领导人签发的文稿才能印刷、用印和传递。联合发文由所有联署机关的负责人会签。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理的主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。发文办理的主要程序包括复核、登记、印制、核发。公文管理包括密级的确定、变更或解除，公文印发传达范围的确定和变更，公文的撤销和废止，涉密公文的清退或销毁等内容，其中每一项内容都有对应的具体的办理程序。任何人不得违反公文办理程序擅自处理，只有这样才能维护公文的严肃性与权威性，才能实现公文处理工作的规范化、科学化、制度化，提高办公效率。
党政机关公文是为解决现实工作中存在的实际问题而形成和使用的，为推动现实工作服务。一项工作一旦完成，公文的使命亦随之结束。失去时效后，公文依法具有查考的价值。
《条例》中规定的公文有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共计15种。这15种公文根据不同的标准、从不同的角度，可以有不同的分类方法。较常见的分类方法有：
（1）按适用范围划分，公文可划分为《条例》规定的15种主要文种。
（2）按紧急程度划分，公文可分为平件和急件，急件又可分为“特急”和“加急”两类。
（3）按秘密程度划分，公文可分为一般公文和涉密公文，涉密公文又可分为“绝密”“机密”和“秘密”三类。
（4）按行文方向划分，公文可分为下行文、上行文和平行文。下行文是指具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文；上行文是指具有隶属关系的下级机关发给上级机关的公文；平行文是指同系统内的平级机关或不相隶属的机关之间来往的公文。
公文的格式是公文的外部组织形式，体现了公文的权威性，是公文的重要组成部分。它包括用纸格式、版面格式、印制装订格式和文面格式等内容。《格式》对其作了细致而明确的规定。
公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m 2 ～80 g/m 2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%, pH值为7.5～9.5。公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。特殊形式的公文用纸幅面，可以参照《格式》标准并按照有关规定执行。
1．页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
2．字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地区的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
3．行数和字数
公文一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
4．文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
1．制版要求
版面干净、无底灰，字迹清楚、无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
2．印刷要求
双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
3．装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差为±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3～5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
公文的文面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。这些构成要素及其编排规则不是随意而定的，而是由党和国家有关部门颁布的法规性公文所规定的，任何单位在拟制公文时都必须遵照执行。
《条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。外加版头与版记中的分隔线，共20个要素构成完整的公文文面格式。《格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，加上版心外的页码，共四部分。
1．版头
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等7个要素构成。
（1）份号
份号，即公文印制份数的顺序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。编制份号的目的是准确掌握公文的印刷份数、分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁时，可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。并不是所有公文都必须编制份号。《条例》规定，涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（2）密级和保密期限
密级即公文的秘密等级，是由发文机关根据公文内容涉及国家安全和利益的程度来划定的。《条例》规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限根据实际情况确定，期满自动解密。《中华人民共和国保守国家秘密法》（1988年9月5日第七届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过2010年4月29日第十一届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议修订）规定：“国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。”如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（3）紧急程度
紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。《条例》规定，根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文的紧急程度要根据情况标注，不可滥标急件或随意升格紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（4）发文机关标志
《条例》规定，发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（5）发文字号
发文字号是由发文机关编排的文件代号，其主要作用是便于统计和管理公文，便于查找和引用公文。《条例》规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即“1”不编为“01”），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（6）签发人
《条例》规定，上行文应当标注签发人姓名。公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。签发人的标识方法由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（7）版头中的分隔线
版头中的分隔线为发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
2．主体
《格式》规定，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。公文主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等9个要素。
（1）标题
标题由发文机关名称、事由和文种组成，例如《国务院关于促进稀土行业持续健康发展的若干意见》。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。除法规、规章需要加书名号、荣誉称号要加双引号外，标题尽可能不用或少用标点符号。
（2）主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。多个主送机关之间用顿号或逗号隔开，一般按系统和级别分，在各系统之间加逗号，在同一系统内各单位之间加顿号，最后一个机关名称后标全角冒号。例如，“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，中间不加分隔线。
（3）正文
正文是公文的核心部分，其内容一般包括发文缘由、事项、结尾三大部分，每部分之间用过渡语明显提示。缘由部分可长可短，视实际需要撰写。事项部分常常采用分条列写的方式，使阅读者一目了然。结尾部分用习惯用语。公文结构原则上要求简明清晰，切忌花里胡哨，故弄玄虚。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层级序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一级用黑体字、第二级用楷体字、第三级和第四级用仿宋体字标注。
（4）附件说明
附件说明包括公文附件的顺序号和名称。公文附件是对正文内容的补充说明或参考资料。公文如有附件，在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1.×××××”；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（5）发文机关署名与成文日期
发文机关署名，署发文机关全称或者规范化简称。成文日期，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排；单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即“1”不编为“01”）。
（6）印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，将印章一一对应、端正、居中下压各发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布，在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期；联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称；签名章一般用红色。
加盖发文机关印章或加盖签发人签名章，是证明公文效力的形式，即公文生效标识。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（7）附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项，如公文印发传达范围等。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（8）附件
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”两字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”两字及附件顺序号。
3．版记
《格式》规定，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。公文的版记包括版记中的分割线、抄送机关、印发机关和印发日期等3个要素。
（1）版记中的分割线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（2）抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（3）印发机关及印发日期
即公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即“1”不编为“01”），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
4．页码
页码即公文页数顺序号。页码位于版心外。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
1．公文中的横排表格
当表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
2．公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。
1．信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
2．命令（令）格式
发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，命令标志上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空两行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
3．纪要格式
纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空两字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”两字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
行文规则是指公文在运行传递中应遵守的各项规定。为了准确运用行文规则，确保公文的正常运行，首先应了解并正确地确定公文的行文关系和行文方向。
行文关系是行文时发文单位与受文单位的关系，是机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现。我国党政机关、企事业单位、社会组织之间及其内部各部门之间的组织关系和行文关系主要有以下3种。
1．上下级关系
上下级关系包括领导和被领导关系、指导与被指导关系、监督与被监督关系等。领导和被领导关系，指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系，如党中央和省委、国务院和省政府等都是隶属的领导关系。省委宣传部和市委宣传部、省经贸委和市经贸委则是指导关系。监督关系，如纪检对同级、下级机关的纪律监督、政协对党政部门和社会组织的民主监督等。上级可向下级行文指挥、布置工作，了解情况，处理问题，回答请示询问；下级则应按照上级来文精神开展工作，向上级行文报告情况，请求帮助和指示。
2．平级关系
平级关系即相同级别的机关或者部门、单位之间的关系。如省政府与省政府之间，县政府与县政府之间，省政府下属的各个厅之间，厅所属的各个处之间，都是平级关系。其代表性文种是平行文“函”。
3．非隶属关系
非隶属关系指不是同一垂直组织系统、不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关，如省政府各厅之间、省政府各厅与市政府之间，都属于非隶属关系。这些机关之间，若有公务需要联系，用函行文即可。
行文方向是指公文以发文机关为立足点向不同机关运行的方向。根据行文关系，可将公文的行文方向划分为上行文、下行文和平行文三种。
行文规则作为公文运行中应遵循的规矩、法则，《条例》第四章对公文的行文规则进行了详细的规定：
（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
（3）向上级机关行文，应是遵循以下规则：
① 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
② 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
③ 下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
④ 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
⑤ 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
⑥ 受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
（4）向下级机关行文，应当遵循以下规则：
① 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
② 党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明政府已经同意。
③ 党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
④ 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
⑤ 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
（5）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。