绪论

我国现代实用文书写作从20世纪80年代初诞生至今，不过三十多年时间，但它的发展却十分迅速。现在，大概没有哪个大学不开实用文书写作课程，也没有谁再会随便说要取消实用文书写作课了。实用文书写作的蓬勃发展，原因是多方面的。但我们觉得其中有两个因素最为关键。

首先，是客观需求决定的。中国现代实用文书写作伴随着改革开放起步，可以说是天时、地利、人和兼而得之。申报建设项目，需要了解经济信息、谋求内外沟通、预测市场趋势；交流经营管理经验，需要宣传企业、推销产品、树立企业和企业家的形象；在公开出版的报纸、杂志、书籍里，大量的经济实用文涌现在读者面前；在内部经济管理运作和日常经济交往中，此类文章的应用更广泛。如此等等，都免不了要动笔写文章，实用文书写作理所当然地引起了人们的兴趣和重视。面对社会飞速发展而出现的新景象、新课题、新问题，传统文章体裁的“旧瓶”被匆匆装上当代思想、内容和方法的“新酒”，一些前所未有的经济实用文书体裁也适应时代的需求应运而生。

其次，是电子技术的发展对实用写作的促进。电脑写作、网络传递、手机传输等在改变传统的写作方式和传播方式的同时，也改变了人们的思维和学习、工作方式。效率和效益的追求又促使人们不断创新求变。政府机关的公文处理率先走向国际化、规范化、电子化，先进企业特别是外资跨国企业的文秘工作率先实现无纸化办公。电子邮件、手机短信不但成为人们日常生活中重要的通信方式，甚至也成为机关团体和企事业单位办公的得力助手。更多的文章新体裁、新品种涌现出来，文案写作与幻灯片、影视片制作的结合，文字表达方式与照片、设计图、表格乃至模型、音像等可视化、感性化、立体化表达方式的结合等，都使现代实用文书写作发生了前所未有的变化。

下面重点从宏观上概述实用文书的概念、特征、作用以及语言和结构要求，力图让读者对实用文书有个大概的了解，有助于从整体上把握这种文体。

一、实用文书的概念与分类

要理解实用文书的概念，首先要了解实用文书的渊源及含义。

我国的实用文书源远流长，可以说自有文字开始，就有了实用文书。我国最早的实用文书是奴隶社会殷商时期的“卜辞”，人们把占卜吉凶的结果、祭祀祖先的活动经过等用符号刻记在龟甲兽骨上，这种甲骨卜辞可以说是最早的实用文书。

随着社会生产的发展，实用文书的种类日益增多，格式也越来越规范、细致，在此基础上，人们逐渐开始了对实用文书的理论研究工作。魏晋南北朝时期，出现了研究实用文书的文章、著作，其中最系统的如曹丕的《典论·论文》、刘勰的《文心雕龙》，在他们的著作中，已经对实用文书的分类、性质、作用等进行了比较系统的论述。到唐宋以后，由于经济的繁荣、社会的稳定，尤其是对外联系的加强，使实用文书无论在适用范围、社会功用，还是在文体形式、语言规范上都达到了较高的水平。经历了不同的社会阶段，随着社会的不断进步和科学文化的迅速发展，实用文书的使用范围越来越广泛。到了21世纪的今天，无论国家机关、企事业单位或是个人，在传递信息、交流思想、介绍经验、联系工作和进行各种社会活动时均离不开实用文书，实用文书已经成为人们生活、学习和工作的重要组成部分。

至此，我们就可以概括出实用文书的内涵：实用文书是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、处理私事、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体，由于其通俗易懂，实用性强，也有人把它称作实用文。

可以按照不同的标准，将实用文书进行分类。本教材结合高职学生的特点，淡化其文种区别的分类，按照生活、学习和工作中常用的文书，将其分为三个项目。同时，模拟一位高职学生从学校学习到就业的不同历程，一起经历实用文书由学习到生活，再到工作的发展过程。

二、实用文书的特征

1．文体的实用性

实用文书的写作目的在于直接实用，它直接为人们的日常生活、学习和工作服务，直接用于解决日常事务中的具体问题，或交流感情，或传递某种信息，其社会功能在于实用。

实用文书与其他文体尤其是文学作品之间的最大差别就在于“实用”二字，即实用性，实用文书更突出地体现出这一特性。无论哪种类型的实用文书，都是以实际、实用为其最终目的。例如，电子邮件等网络实用文书是为了通过网络传递某种信息；计划、总结等日常事务类实用文书是为了处理日常的公私事务；讲话稿、会议记录等日常会务类实用文书是为了保证各种会议的顺利召开；日记、读书笔记、传记等是为了记录自己的日常生活、生平事迹或者读书的心得、体会；家书、情书类实用文书是为了互致问候、表达关心或爱慕之情，等等。

总之，实用文书都是直接为人们的生活、学习和工作服务的，都有着实际的使用价值。

2．格式的规范性

写作格式的规范性、模式化是实用文书的显著特点。这是由于社会交际的需要，在实际实用的过程中，为了提高效率，逐渐形成了相对固定的文体格式，并不断完善和发展。这些格式都是人们在长期的社会实践中共同约定俗成的，有一定的历史承继性，相对稳定，任何人不可随意违反它的固定的格式，否则就达不到实用文书的写作目的。

例如，中文求职信、推荐信一般由标题、称呼、正文、结语、署名和日期等部分组成，而英文求职信由信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签署六部分组成，两者有一定差异，尤其是地址的书写位置，如果不遵照各自的格式要求书写收信人姓名和地址，就会造成投寄的困难甚至投寄错误。契约文书中的合同，由合同名称、合同当事人名称和地址、合同正文、结尾、附件等部分组成，必须严格按照格式项目书写，否则一旦发生遗漏和错误，很可能会造成严重的经济损失。

3．内容的真实性

一切文章都讲究真实性，然而实用文书的真实性与文学作品的真实性有很大不同。文学作品所追求的真实是一种艺术的真实，作者运用形象思维，通过提炼、加工和虚构对生活素材进行再创造，塑造典型人物，它所表现的人物和事件既可以是生活中确实存在和发生的，也可以是作家虚构和想象创造出来的。而在实用文书的写作中，则不允许任何的虚构和想象，所涉及的一切都属于生活的真实，包括时间、地点、人物、事件、原因、结果都要符合客观实际，文中出现的年份、数字、数据等必须有根有据，来不得半点虚假，因为任何的疏忽和失实，都可能给生活、工作或学习造成一定的影响，甚至带来意想不到的损失。

4．表述的简洁性

实用文书由于其目的在于实用，因而在语言表述上崇尚简洁，用简洁的语言把有关情况概括出来，用精练的文字把有关事项、条款列举出来，叙说清楚。其语言简明，表达准确，让人一看就懂，不拖泥带水。除家书、情书类和日记、传记类等少数文体外，一般最忌讳文学化的含蓄、委婉、渲染、铺垫，要使用合乎语法规律的书面语言，明白晓畅，不委婉、曲折，有一说一，有二说二，表达直接、客观，言简意明。

5．实用的时效性

实用文书总是针对工作学习或生活中所出现的具体问题而写的，因此都有一定的时效性，都要受到时间的约束和限制，否则就有可能贻误时机，影响事情的处理，给工作、学习和生活造成不必要的损失。这里所说的时效性，包含有两层含义：一是实用文书的写作要讲究时效，如借款要先写借据，请假要先写请假条，入党、入团要先写申请书，应聘要先写求职信，租赁、购买房屋要先签订合同等，这些实用文书的写作都有时间限制，都要及时甚至提前撰写、拟制，不能延误；二是实用文书在成文后，其功用和效力也有一定的时间限制。比如介绍信有使用的有效期，聘书有聘用的期限，合同、协议书只在有效的时间里才有效力，请柬、邀请书都有明确的时间规定，计划、总结也要受到时间的制约。不同类型的实用文书有不同的时效性，有的时效性比较严格，有的时效性则不明显。

6．对象的确定性

实用文书从写作到阅读，其对象都是十分明确的。首先，实用文书写作时所针对的对象是十分明确的，写给谁看的，行文者一清二楚，写作时，作者要针对特定的行文对象，在内容的处理、结构的安排以及语言和措辞上都要恰当、得体；其次，实用文书的阅读对象也是非常明确的。书信，只有收信者才能阅读；请柬、邀请书，只有被邀请的对象才能阅读；聘书只发给聘用的对象，因而只有被聘用的人员才能阅读；求职信的阅读对象是求职应聘的单位；合同的阅读对象是有关的当事人；即使是海报启事，其阅读对象虽然相对广泛，但也有其特定的读者群。

三、实用文书的作用

1．交流沟通和联络作用

现代社会存在着多种多样的社会关系，无论个人与个人之间，单位与个人之间，还是不同的单位之间的交流都日益频繁、复杂。为了更好地协调行动，有效地开展各项活动，妥善处理日常各种公私事务，就需要经常使用实用文书。实用文书在人们的社会生活中起到交流思想、沟通信息、联络感情的作用。例如，家书、情书对沟通家庭成员之间、情人之间的感情有着不可取代的重要作用；合同、协议书、意向书等，既是为了规范签约双方的行为，又是彼此进行沟通联系的一种方式；请柬、邀请书对加强双方的感情联系和沟通信息有着重要的作用；计划、总结、调查报告可以有效地交流思想、协调工作；海报、启事可以向公众传播各类信息，把本不相识的双方联系起来。总之，实用文书就像一条纽带一样，将人们彼此联系起来，互通信息，联络情感、交流思想，从而对人们的生活、学习和工作产生良好的促进作用。

2．依据和凭证作用

作为办理公务、处理私事、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体，实用文书具有依据和凭证性的功能。如：计划、总结、调查报告、简报、工作研究、大事记、进展报告等，为上级部门提供了决策的依据和凭证；领导的讲话稿、重要会议的记录等，是下级各部门开展工作、处理问题、解决矛盾的依据和凭证；求职信、个人履历是招聘单位录用人才的依据和凭证；合同、协议书、意向书等契约类文书是双方确认、执行权利与义务的凭证；借条、欠条、领条、收据是当事人为证明或说明某事的一种凭证；介绍信、证明信是联系、商洽事项、证明联系人身份的一种凭证；聘书是证明双方聘用关系的一种凭证。总之，依据和凭证作用是实用文书比较突出的功用。

3．宣传和教育作用

实用文书中的多数文体都有一定的宣传和教育作用，网络实用文书中的电子邮件、手机短信等成为最快捷的宣传媒介，通过它人们可以在最短的时间内了解世界各地的信息；讲话稿、演讲稿是传达某种精神、宣传某种思想、启迪教育群众的一种良好媒介；倡议书、建议书是向公众或有关部门表达意见、宣传思想的重要载体。有些实用文书的宣传作用特别突出，有一定的广告性质，如海报、启事主要是为了宣传而写的，目的就是要将有关的信息刊登发布出来，让尽可能多的人了解知道，有的海报常常配上图片或文字装饰，也就是为了更好地起到广告宣传的作用。

4．传播和记载作用

知识是人类进步的阶梯，正是由于知识的积累和传播，人类社会才不断地向更高处迈进。实用文书是记录和传播科技文化知识的重要文字载体，调查报告、工作研究、进展报告、读书笔记等都是对知识的一种传播，电子邮件、网络日志等也常常作为人们传播知识文化的重要载体。

实用文书记录单位和个人的种种活动，反映各个历史时期的政治、经济和文化等方面的情况，因此它可以保存和积累大量的历史资料，为以后有关部门和个人的研究提供方便。自传、回忆录等常常折射出不同历史时期人们的文化、生活、思想观念与经济状况；大事记、会议记录、讲话稿等可以反映出不同历史阶段的政治动向、方针与政策。随着时间的推移，虽然有些文本本身已失去效力，但还可以作为档案资料保存下来，具有重要的史料价值。

四、实用文书的语言

一般来说，实用文书的语言要做到平实、准确、简洁、得体。这也是作为实用文书语言的四个基本特征。

1．平实

实用文体是为了解决实际问题而写的，内容必须真实可靠，而语言则必须平实质朴，除日记、家书、情书等少数文种外，一般不需要采用文学化的表现手法，不必运用描写、抒情等表达方式，不用过多的修饰性词汇和深奥生僻的典故，力求用通俗易懂的规范化词语和句子，其文风要朴实自然，所讲的事情要符合实际情况，数字要确切无误，办法要切实可行。实事求是是实用文书的起码要求，不能为了达到某种目的而夸大或缩小一些真实情况，总之，实用文书要做到文实相符、语言质朴。

2．准确

实用文书要做到实事求是，要切实解决社会生活中的实际问题就必须在准确上下工夫。而要做到准确就必须注意以下几点。

（1）所写内容要准确

写实用文书时，要表达什么内容，要反映什么情况，要解决什么问题，都必须准确，不能走样。一张借据，借什么就写什么，借多少就写多少，务必准确；一则“启事”是什么就写什么，不可随意地歪曲内容；一则招聘广告也要将各种要求、条件如实列出，不能故意夸大待遇；写实用文书，要本着客观、实事求是的态度，不能凭主观臆想，凭一时的热情。如果在内容上违背了准确这一原则，即使笔下生花，也不会解决具体问题，有时甚至会给工作带来不必要的损失。

（2）所用语句要准确

语句准确首先就要用词准确，说话、写文章都离不开词，词是构成句子、篇章的最基本的语言单位，所以词语的选择就显得十分重要。加上汉语语言词汇相当丰富，有大量的近义词，因此选择词语要恰当、准确，要注意区别表示不同程度、不同范围的近义词，避免错用词义。例如，写计划时，时间的表示用“时期”和用“阶段”有一定的差别；写总结时，所取得的成绩是“较大”还是“很大”也有所不同。

其次，还要注意造句准确，实用文书的句子要少用长句，多用短句；少用感叹句、疑问句，多用陈述句。选择合适的句子形式可以使读者更好地理解文章的内容。如果长句太多，既易出现病句，也会给理解带来困难，而感叹句、疑问句使用太多，也会使实用文书失去其独有的平实、自然的文风。

（3）简洁

实用文书的语言要求简洁明了，这是实用文书写作的基本要求。

首先文字要简练，篇幅要短小。实用文书写作要惜墨如金，要选用简洁的词语，要删去可有可无的句子、段落。其次要避免套话、空话、废话。实用文书是用来传递信息、处理问题的，要避免说一些和内容不相干的空话、废话，一切表达都要以实用为原则。最后，为达到简洁的效果，可使用一些专用词语、成语和固定习惯用语，使语意凝练、语言简洁。

（4）得体

实用文书一般都有特定的行文对象，因此，其语言还要讲究得体。拿书信来说，家书与情书，其语言和措辞有明显的不同，而写给长辈的家书和写给晚辈的家书，语言措辞又有所不同。求职信和申请书的写作，语言要谦虚有礼；表扬信和倡议书的写作，语言则需热情洋溢；海报、启事类因要面向公众，因而语言要通俗易懂；合同、协议书的语言则因其特有的法律效力而需严谨、规范。总之，实用文书的语言往往受到对象、场合的制约，必须准确把握。

五、实用文书的结构

结构的安排，就是指文章的谋篇布局。相对于其他文体来说，实用文书有较规范、较稳定的结构形式，一般比较容易把握，但是仍然需要在行文前对文章整体结构有一个整体的安排，在行文中对文章的层次、过渡、照应、主次、详略等要有一个准确的把握。具体来说，要安排好实用文书的结构必须注意以下三点。

1．结构要完整、恰当

实用文书大都由开头、主体、结尾三大部分构成，要使这几部分形成一种内在的有机的整体，必须要注意段与段之间、句与句之间所表达的意思前后连贯，不可前言不搭后语，或前后矛盾冲突；在安排层次时也要根据它们之间的逻辑关系，有次序地恰如其分地加以组合、排列；同时要注意详略处理得当，根据材料的重要程度，该详的详，该略的略，主次分明，重点突出。

2．结构要服从表达的需要

实用文书无论选用什么样的结构，都要服从于和服务于文章表达内容和主旨的需要。每种实用文书都有它特定的行文目的，读者通过阅读，希望从中获取某种信息，或解决某个问题，阅读目的直接、明确，希望一看就懂。所以，实用文书结构的安排也要简洁明了，符合读者的思维习惯，使读者可以顺畅地理解文章的主旨或作者的意图。那种形式复杂、富有创意的结构安排，反而会影响读者的阅读，收不到应有的实用效果。

3．结构要符合不同文体的格式要求

实用文书的写作格式是固定的，每种文体都有着特定的格式规范，结构安排要符合不同文体的格式要求。

实用文书在实际应用的过程中，为了提高效率，逐渐形成了相对固定的文体格式，这些格式都是人们在长期的社会实践中共同约定俗成的，具有规范化、模式化的特征，任何人不可随意违反，否则就达不到实用文书的写作目的。因此，实用文书的结构安排、必须要符合不同文体的格式要求。家书、情书等书信类文体有严格的格式要求，一般由称呼、正文、祝颂语、署名和日期构成，社交礼仪类的请柬、邀请书等也有着自身固定的格式，合同、协议书等契约类文书更有着规范、严格的格式、条款和项目，在安排这类实用文书的结构的时候，要充分考虑他们本身特定的文体规范，使之符合文体本身的格式要求。

为了使文章结构达到上述要求，行文前要先拟定提纲。拟定提纲就是在正式写作前，先根据要求将所用的材料分层分段地列出来，标明每段每层的主旨和所使用的具体材料，形成所写文章的一个大样，作为写作时的依照。提纲的拟定过程往往也是构思的过程，经过反复地斟酌和修改提纲，文章的大致轮廓和雏形就逐渐地呈现于作者的头脑之中。提纲如果拟定好了，作者思路清晰，行文时文章的结构也必将有条不紊。否则会主次不分、结构混乱，文章自然写不好。

六、如何学习好实用文书写作

在学习实用文书写作过程中，虽然教师在努力地教，学生也在认真地学，但是效果往往不是很理想。这与实用文书特殊的文体结构和语言风格有很大关系，也与以往我们的学习习惯和方法有关。根据多年的教学经验，学生在学习实用文书写作过程中，一定要注意这类文书实用性的特点，教师应设计一些符合现实情境的任务、场景，多加揣摩，认真体会，多读多看，学生慢慢就会掌握实用文书的写作要领。

1．任务驱动原则

任务或问题往往富有挑战性，因而具有激趣功能，能引发我们达成任务、解决问题的攻关欲望，最终形成内驱力。任务或问题的设定，可以在真实的实践活动中确定，比如，在学校组织的慰问社区孤寡老人的综合实践活动中，就可以依据活动的各个步骤设定在人际交往中需要使用的实用文体。具体来说，初次与人联系，需要给社区负责人出具介绍信；正式慰问可以先写好慰问信；为引起全社会对孤寡老人的重视，需要写倡议书或制定公约。由于受到种种条件的制约，任务或问题也可以是虚拟的。

又如，几个学生计划在他们的居住区搞一次自行车障碍赛，通过讨论，决定了比赛的具体日期、地点、参加者的条件与比赛的办法。在这里可以安排一次练习，要求替这几个学生拟定一份说明性的广告。这几个学生商量，为了使周围的群众谅解比赛可能出现的喧闹，需要给周围住户发一封解释情况并邀请观看比赛的公开信。为了筹措比赛奖品，还要给附近的自行车商店的老板写一份募捐信。这个活动到此已经要求为此起草和修改两封信件。自行车比赛顺利进行后，接着安排第三个练习，要求根据录下的现场解说写一篇关于比赛的报道。

2．情境创设原则

创设情境，实际上是有意识地引导我们进入特定的生活状态。比如，将家乡的特产拿到课堂上，自己可以写一份产品说明书；朋友从外地赶来，需要写一份乘车指南；假如你是当地的导游，请写一份介绍当地风景名胜的导游词；如果你要竞选学生会的某个职位，就要写一份演讲稿；学校要邀请某位作家来讲座，请你写好欢迎辞；给自己的作文集子写前言或后记，等等。让自己身处其中或心随境舞，完成实用文写作的任务，而又不觉得枯燥乏味。

3．时尚追踪原则

实用文就是生活需要之文，生活中的时尚自然也会与实用文密切地联系在一起。具体来说，可以在实用文学习中纳入时尚的文种，比如短信、日志、博客等；可以将时尚作为实用文写作学习中需要创设的情境，比如，写推荐词推荐自己的朋友当“超女”“快男”；可以以时尚生活为背景，引出实用文写作作业，比如给年度音乐大奖的获得者写颁奖词；可以直接参与时尚生活中学会实用文写作，比如通过学校、街头行为艺术展示完成相关的实用文写作。实用文写作应与时尚接轨，这是我们关注时代、参与新生活的必然要求，也是激活实用文写作学习的有效途径。

4．以读促写原则

我们对实用文写作不感兴趣，也与我们对实用文阅读缺乏兴趣有关。阅读量少，我们的实用文语言积累就少，实用文语感也就相对要差，写作实用文的感觉也就不容易出来。所以，加强实用文阅读和相关的语言训练，加大优秀实用文的阅读量，建立实用文阅读和写作之间的联系，以读促写，也是学习实用文写作的有效手段。现在随着政务公开的范围越来越大，很多政府网站都有各类公开的公文，这都是我们阅读实用文的最好办法。

5．学科关联原则

实用文写作和许多学科有关联，学习中要充分利用这些资源。比如，产品介绍书就与地理、物理、化学、生物等学科密切联系，导游词与地理息息相关，人物档案与历史有很深的渊源，写调查报告要懂得一些统计学的知识，写公约、诉讼状要了解相关的法律知识。同时，要将实用文写作与综合实践结合起来，与研究性学习结合起来。

6．用以致学原则

学以致用是实用文写作的常规要求，反过来常用、多用也能更好地促进实用文学习。在生活的时时处处学会用规范的实用文开展交流，比如，请假一定要交正规的请假条，入党一定要交规范的入党申请书，有事要告知一定要写合格的便条，有会议要通知一定要写看了就能明白的会议通知，开会要做会议记录，学习要写计划，学完一段时间或一门学科要写学段、学科总结，研究性学习结束后要写简单的研究报告或小论文。只有养成良好的实用文书面交流习惯，才能让实用文写作深入人心，才能增强实用文写作的意识和能力。