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像Photoshop一样分解任务
从工作的核心区开始

“多线程工作”是一个很多人关注的问题,但是“多线程”这个术语是从计算机领域借用来的,当应用于日常生活中时,容易引起概念上的一些混乱。所以首先我想对“多线程”的概念进行一下梳理。

从认知心理学的观点来看,严格来讲实现人的“多线程工作”是不可能的。因为在任何瞬间,人只能有一个“注意焦点”,这个注意焦点牵引了人的认知加工资源。有时你误以为同时关注了两个东西,其实是发生了注意转移的结果,即焦点从一个对象转移到另一个对象上,实际上还是一个串行而非并行的过程。当然有一种例外是,有些很熟练的技能,可以自动化地、不加关注地进行,那么就可以和其他事情同时做。比如一边骑自行车一边哼着歌,一边刷牙一边听着英语,骑车和刷牙都是驾轻就熟的技能,因而不需要占用多少认知资源,除非有突发状况发生,比如路边突然蹿出一只猫,或者某颗牙齿突然酸痛了起来,你的注意焦点便可能会立即转移。

而很多人关心的“多线程”并非这种秒级、毫秒级的“多线程”,而是指在一个“时期”内,同时担负几种不同的工作,完成不同的任务,这就是另一种意义上的,不同任务之间需要切换的“多线程”。

“核心思考区间”的工作不可中断

“任务转换”(task switching)也可以算认知心理学中的一个经典课题了。心理学家早就发现,当从任务A转换到任务B后,执行任务 B的绩效要明显比非任务转换条件下执行B的绩效差,这个差异称为“转换损耗”(switching cost)。转换损耗的形成原因主要有两种,一是任务A留下的认知惯性,也就是之前已经习惯了任务A的认知情境、反应方式,这个惯性会对完成任务B造成干扰;二是做B的时候需要对B进行认知重构,重新回忆起B的相关背景和信息,这个重构也需要时间,而且可能不完整。

可现实就是这样,虽然不论从心理学还是从我们的生活经验来看,这种需要任务切换的“多线程”的感觉很糟,效率很低,但我们往往没有选择:一个任务做到一半被打断,然后去做另一个任务,然后又被打断,又去做另一个……这里有个至关重要的事实是:如果你是在非常投入和忘我的思考时被打断,那么你的“损失”和懊恼就会非常大;相反,如果你只是在做抄写一篇文档这种不动脑子的活,那么即便是频繁的中断也不会对你造成太大的影响。所以,如果我们能选择好合适的中断点,中断就并不可怕,切换的损失也可以降到最低,如果说多任务工作有什么技巧的话,那么就是“对中断点进行控制和管理的技巧”。

这个技巧的前提是,我们需要对要完成的任务进行有效的剖析,区分出“容忍中断”的部分和“无法容忍中断”的部分,然后用可保证的相对完整的时间去进行那些“无法容忍中断”的部分。为此我提出了一般任务分解的“三明治模型”(见图3-2):

图3-2

想象它是一个金枪鱼三明治,它的中心部分是金枪鱼肉泥,吃下这个部分的努力我称为“核心思考区间”。事实上大多数任务都有一个至关重要、通常也是最棘手的部分,这个部分需要我们集中精力、非常专注地进行思考,然后将其破解。一旦这个部分被我们“吃下”,那么这个任务就已经完成了大半,余下的就是一些支持性的、补充性的工作了(“支持性思考区间”和“操作性动作区间”)。

我自己工作中有一个习惯,就是拿到一个任务后,务必要先找到这个任务的核心思考区间,找到那块硬骨头,尽全力去啃下来,而不是先去做那些周边的打扫性的工作。举个简单的例子,现在领导让你做一个PPT,你第一步准备做什么,是先挑一个漂亮的主题模板吗?不是。是马上去百度谷歌查资料吗?也不是。正确的答案是:设计PPT的架构。即你要分析你的受众,他们的知识水平、理解水平以及兴趣点、关注点,在此基础上设计你的内容以及展现内容的顺序,先讲什么,占比多少,再讲什么,占比多少,以及讲的时候采取什么风格、策略,然后PPT的架构就出来了。

这个过程就是该任务的“核心思考区间”。在这个过程中,你只需思考,非常专注地思考,你需要的工具,仅仅是一张纸和一支笔(你需要把你的灵感快速地记下来)。等你完成了这个过程,你可以选择继续填充具体的内容(“支持性思考区间”),也可以暂停一下去做别的工作。之后,等你再为这个PPT选择模板、寻找配图或者调整字体的时候(“操作性动作区间”),你并不会太介意被打断,因为你知道,在某种意义上,这个任务你已经完成了。

不瞒你说,为了写作这一节,我用了半个小时的时间、一张A4纸和一支笔,让自己进入纯粹的、专注的思考状态,来设计它的“架构”。设计完成后,我吃了一顿晚饭,看了一集美剧,这个写作的中断并没有让我担心,因为我知道,尽管我还没有在电脑上敲入一个字,但这部分,其实已经写完了。

这就是多线程工作的秘诀。很多时候,你只是需要一个专注不受干扰的、能纯粹跳脱出来思考的、能达至“心流”状态的、能把最关键的“硬核”搞定的半小时。

对不同认知类型的工作分层处理

这个方法背后暗含着这样一个逻辑:当我们不得不对一个任务进行分段处理时,我们不需要机械地按照任务的一般顺序来切分(“今天上午9点至10点写完文档第一节,明天下午1点至3点写完文档第二节”),而是按照这个任务所涉及的认知复杂度和认知类型来切分。上面的例子,就是对涉及不同认知复杂度的部分进行区别处理、分段操作。

那么如何理解按认知类型来划分呢?

认知类型指的是我们头脑加工信息的不同方式,比如我们处理语言文字时是一种类型,处理视觉图片时是一种类型,进行数值计算时是一种类型,判断空间和位置时又是一种类型。当不同认知类型进行切换时,人需要重新进行调整,这样任务的转换损耗会比较大。比如在本书的写作中,很多章节是配图的,那么如果按照一般的顺序写作方法,在写到需要用图的地方,我应该把文字停下来,着手画图。但我的做法是,写文字的时候就一路往下写,对于需要插图的地方,只是记下位置标记和特征要点,待一整章写完后,我才返回去加上插图。这样做的效率显然比一会儿写东西一会儿画图更高。

这就像录制一首歌曲。一首歌往往是由多个不同音轨的声音复合而成的,比如人声、各种乐器声以及一些特效的背景音,每一条音轨都可以独立录制和编辑,而听众欣赏到的是复合起来的声音效果。当音乐创作者在编制歌曲时,他们会单独就某一个音轨的声音进行录制和编辑,比如单独去编辑钢琴的音轨,单独去编辑小提琴的音轨,这些不同的乐器就像我们不同的认知能力一样。

这也像用Photoshop来画图。在用Photoshop绘图的过程中,可以把一幅画分成多个图层,每个图层在绘制时是相互独立的,也就是说绘制者在同一个时间只要专注于“某一层”的效果就可以了,而不需要同时顾及太多的其他要素,这样既减少了任务切换的复杂性,也节约了切换成本,而作品最终表现出来的仍旧是多个图层叠加在一起的整体效果。

所以我把这种多线程工作的方法称为“图层工作法”。

仔细思考图层工作法你可能会想到,欣赏一首歌的时间流和制作一首歌的时间流是不一样的。欣赏一首歌时,我们从歌的第一秒开始听,每一秒都是多个音轨声音的混合;而在制作一首歌时,则可能是先从头到尾制作出一条音轨,把整首歌的时间走完,再制作另一条音轨,最后才把各条音轨的声音调配复合在一起。

我们做其他事情也是这样,比如写小说。作为一个读者,你总是从小说的第一句依次看到最后一句。而对一个创作者而言,小说写作的次序存在多种可能性。比如有些作家喜欢先把小说的结尾写好,有些作家喜欢先把小说中最精彩的高潮部分写好。如果从图层的角度来看,一部小说通常有三个图层:叙述、描写和对话,其中叙述主要是负责情节的推进,描写主要用于氛围的营造,对话则用来展现人物性格和冲突。那么一个作家,完全有可能先把小说从头到尾的叙述部分写好,再营造气氛,最后精心雕琢对话。

类似地,一篇议论文的图层可能包括:1.核心论点以及逻辑架构;2.用于解释说明的案例和数据;3.用于直观展示的表格和图片等。那么在写作时,就可以按照不同的图层,依次进行构建。假如一篇文章按呈现次序有A、B、C三个部分,那么我可能不是先把A写好,再写B,再写C,而更可能是把A、B、C的核心论点以及逻辑架构都先写好,然后集中寻找案例素材,并分别填入A、B、C,再用同样的方法插入图片等。打个比方就好理解了,如果我们要做一条鱼的仿真模型,至少有两种方式:第一种是先做鱼头,再做鱼身,最后做鱼尾;第二种是先做鱼的骨架,再做鱼的肉身,再铺上鱼皮,然后你会发现,第二种方式远比第一种更加高效。

集中处理同质性工作

不仅如此,图层工作法还可应用于并行处理多项任务的场景中。比如你现在有两个任务要做,一个是写一个 Word 文档,另一个是做一个PPT,常规的做法是先把其中一个做完再做另一个,或者其中一个先做一部分再换到另一个。而图层工作法可以这么做,把 Word 任务分解为Word 文字、 Word 图片、Word 排版三部分,把PPT分解为 PPT 文字、PPT 图片、PPT 排版三部分。然后将相同认知类型的工作组合在一起,于是你工作的次序就可以如图3-3显示的这样:

图3-3

图层工作法一个显而易见的好处是可以集中处理同质性的工作,减少不同质工作间的转换损耗。不同“图层”的工作由于性质不同,所以需要的资源是不同的,当你可以依次完成各个图层的工作时,你就可以依次调用不同的对应资源,而不需要在不同的资源间穿插切换,这样你的工作效率就可能更高。同时,它的另一个好处是,提示和方便我们为作品附上更多的图层,以增加作品的层次和厚度。

就像创作一首歌曲,多种乐器的混搭和特殊音效的叠加往往会有更大的感染力和冲击力,就像一部小说附加上更多不同层次的细节描写会更加栩栩如生,也像一块蛋糕如果由不同口味层层叠加起来会有更诱人的味道一样。如果用图层工作法去完成任何一件作品,我们会更加精雕细琢,会在原先简陋的坯子上一层层地添加新的元素,使其更加精美和丰富。而这个过程,甚至不需要我们一开始就设计好或者计划好,由于图层间相对独立的特性,我们可以非常自由地加加减减,而不用太顾忌对原先版本的损害。

所以说,“图层工作法”是完成一个复杂作品或者复杂项目的基础,甚至可能是最有效的战术,而对习惯于制作简单作品的我们来说,它也是帮助我们迈向更高行动能力的一架梯子。正如德国思想家本雅明(Walter Benjamin)所说:“写一篇好散文要经过三个台阶:一个是音乐的,这时它被构思;一个是建筑的,这时它被搭建起来;最后一个是纺织的,这时它被织成。” v+OZdvNKC10jCsRhJJEjbzyrftTDsUhA8k44top2bqhz1gy55cxvbVVzl/joCzkV

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