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公文材料有它自己的语言特色，总要求是于平淡中见功力。《国家行政机关公文处理办法》里面对公文提出的要求是：“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。”通俗地讲即准确、简朴、庄重，要符合文体和文章使用机关和个人的地位。
在具体的实际行文中，容易犯几个错误，其主要表现有口语化倾向、感情化倾向和幼稚化倾向：
（一）口语化
语言是传情达意的，我们在写公文时，特别是刚入门的起步阶段，很容易怎么说就怎么写，因为这是最方便快捷、最符合习惯的。但是公文和口语不同，公文中大量使用口语化语言，会显得随心所欲，失去了公文庄重严肃的特色。
1.滥用方言。先说正面例子，比如现在公文中常见的“行家里手”，就是湖南等地方言的妙用。但是相反，类似“炒鱿鱼”这样的词，可以口头说，但是不宜写到材料中。
2.滥用俗语俚语。类似“时间飞逝，日月如梭”，用在正式公文中，就给人一种近乎油腔滑调的感觉。
3.滥用缩略语。有些缩略语是约定俗成的，已为大家熟悉和公认的，可以使用。如：“十八大”“全国人大”等等。但在公文中，要尽量说清楚。比如人大，既可以表示人民代表大会，也可以表示人民大学。与此同时，不可自己生造一些难解其义的缩略语，以免影响公文的效果。比如，我们说三中、四中、五中全会，口头这样讲没有问题，但是落实到材料中，最起码加上党的十八届三中、四中、五中全会，等等。
（二）感情化
在生活中，我们常为了突出自己的表达，会用偏感性的词，但是在公文中，它强调的是客观、公正，要用中性、理性的词。
1.滥用过头的形容词。有人形容，“会议没有不隆重的、闭幕没有不胜利的、讲话没有不重要的、鼓掌没有不热烈的、问题都是有深层原因的”，这些形容词就滥用过了头。比如，一些同志写政务信息，动辄××局长发表了重要讲话。实事求是地说，这是对领导的不负责任。
2.滥用散文化的词汇。有的朋友总想追求语言的华丽，想要出挑，想要与众不同，就容易走到散文化的路上。公文作为传达贯彻国家政策法令，处理日常公务的文书，与文学作品相比是两种功用。滥用太多修辞手法的描述性语言会让人一看就觉得浮夸、华而不实。“罪犯张某，在我公安人员的追捕下，抱头鼠窜……”这类的文字用在公文中容易使人产生联想，同时会降低公文的庄重、严肃性。因此要避免采用。
（三）幼稚化
幼稚化，就是一些低级错误。例如“某地GDP高达3000亿元之巨”，“高”与“巨”语义重复了，是很明显的错误。所以应当改为“某地GDP高达3000亿元”，或者“某地GDP达3000亿元之巨”。
上面我们讲了公文要避免的三种倾向。下面我们讲讲要注意的点：
第一个层次——准确
准确即平实、质朴、客观。换言之，总结成就恰如其分，分析问题合情合理，提出措施切合实际。
1.表达用词的选择要尽量准确。 不要含糊不清，也不要拔高或拉低。比如，在一份对照检查材料中，谈问题就要尽量准确，不要夸大或者缩小。谈到“重大战略实施推进情况不理想”方面存在的问题，表述为：“战略的落地有时较为滞后，战略与相关配套制度机制的衔接不够，一些重大战略口头上说得多、付诸行动少，还没有完全建立战略实施的长效机制。”其中“有时”“较为”“不够”“一些”“没有”“完全”这些副词，就是对问题程度的一个准确界定。
2.意思表达要完整。 低级错误，比如错别字、简称不恰当、数字错误等，这个不讲，太多。最常见的错误是语法都有问题，造句没有语法规则和逻辑、句子成分不完整、主谓宾语都不齐全、意思表达不完整，读起来像话没说完，给人一种意犹未尽、戛然而止的感觉。这种意思不写完整的例子很多。如：
××海事局的成立标志着××海事事业站在了新起点，踏上了新征程。××海事局将在××海事局党组的坚强领导下，夯基础、谋发展，在海事治理现代化示范区建设过程中探索新模式，推出新经验。
这一段粗看没有太大问题，但当你读到“推出新经验”的时候，就会发现这一段结束得令人猝不及防。怎么办？后面应该再加一句话，为什么什么建设贡献海事力量。
因此，写文章的时候要注意，无论是段还是句，最好都遵循“思路+措施+成效”的基本结构，把话说完整，意思表达完整。换言之，按照什么思路、把握什么原则，做些什么工作、采取什么措施，达到什么目的、取得什么效果，这些最好都要有。
3.注意词意的轻重。 公文用词严格，该用词意较重的词语而用了一个词意较轻的词语，语言就缺乏力量，意思就表达得不充分。例如，党建工作开头“取得了较好的成绩，为各项工作的开展打下良好的基础”，这句话如果写成，“取得了优异的成就，为各项工作的开展奠定良好的基础”，“较好”变成“优异”、“成绩”变“成就”、“打下基础”变“奠定基础”，就给人说过了的感觉。所以，公文写作遣词造句需仔细掂量，字斟句酌。
第二个层次——精炼
很多人写材料的时候有误区，一是以为材料长就是好，二是觉得什么都重要、什么都不能丢。但在我看来，好的公文都有一个共同的特征，那就是非常重视语言的提炼，力争做到言简意赅。
1.避免重复。 小标题和内容不要重复、起句和内容不要重复、前后文不要重复。比如，一个单位的基本情况介绍里面：地处××市的××局，位于××路几号，是××局于××年成立的，现有干部职工多少人。其中地处和位于就是重复，而且整句话显得很啰唆，应该改成：××单位地处××位置，于××年成立，现有干部职工多少人。
2.学会概括归纳，不要堆砌素材。 比如，一个领导离任前的发言，时间有限，不可能很具体地详细谈自己这些年来做了哪些工作，只能简要回顾，这个时候就要提炼概括：“在任期间，我主导制定了‘十二五’发展纲要，明确了单位中长期发展的战略规划；我突出抓好主业发展，努力提升发展质量，向现代化强局建设迈出重要步伐；我着力提升管理水平，强化基础基层建设，夯实科学发展根基；我全力推进党的建设，狠抓队伍建设、切实转变作风，努力营造风清气正的发展环境。”一段话讲完了几页纸的内容。
第三个层次——韵律
也就是用一些手法，把原本平淡、琐碎、啰唆的话，转换成有公文味道的文字表达。常见的手法有对仗和排比，能够使公文语言表达显得更加丰富、更有层次，读起来也觉得更有力、更吸引人。
1.用比喻、俗语、典故等修饰一些小的表达。 公文虽然不是文学作品，但同样需要讲究形象生动，这样才有利于增强公文的可读性，加深阅读者的认识和理解。公文的修辞运用一定要注意接地气，朗朗上口。比如，“拿中国的情形来说，我们依靠的不过是小米加步枪，但历史证明这小米加步枪比蒋介石的飞机加坦克还要强些。”这是“对比”，用“小米加步枪”与“飞机加坦克”来对比。再如，“吃苦在前，享受在后”“严于律己，宽以待人”是“对偶”。还如“发展为了人民，发展依靠人民，发展成果由人民共享”等语句采用了“回文”的修辞方法，即利用语言形式的回环往复反映事务之间的辩证统一关系，但是用语短促，容易理解。再比如，运用“小金库”指代“公款私存收入不进账”，用“输血”比作源源不断的救济，用“伯乐”比喻善于发掘人才的组工干部，用“苍蝇老虎一起打”比喻一视同仁的反腐败决心。又比如俗语，在“两学一做”动员会上，领导说：要做到力戒形式主义，不走过场，做到“不虚”；着力解决突出问题，做到“不空”；紧紧围绕“为民务实清廉”，做到“不偏”。具体体现在五个方面：解决突出问题，防止“空对空”；注重分类指导，防止“一刀切”；坚持开门搞活动，防止“封闭式”；推动中心工作，防止“两张皮”；注重建章立制，防止“一阵风”。写材料的时候还可以适当运用排比、对仗等手法，如：承前启后，继往开来；锐意进取，艰苦奋斗；同心同德，不屈不挠；旗帜就是方向，旗帜就是形象；抓住机遇而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧；解决种种矛盾，澄清种种疑惑，等等。
2.用长、短句搭配修饰整个行文的节奏。 写材料的时候，要注意短句和长句的交替运用，让文章读起来抑扬顿挫、高低起伏，让原本平淡的公文稍微具有一点节奏和韵律，产生一些美感。短句读来抑扬顿挫，铿锵有力。长句又使得文章更加丰富、充满层次。文章在充满了排比和对仗，而且在总体都是偏短的句子的前提下，一般短句和长句交替出现，显得行文比较有层次、有节奏。不要全是短句，也不要全是长句，要有搭配，才有美感。
【例】
一是切实加强和改进调查研究。 多到矛盾突出的基层去，多到困难较多的一线去，听真话、摸实情、重实际、找对策，使各项决策和政策规定更有针对性和现实意义，调动广大干部职工的积极性，提高工作的实效性。
二是大力转变文风会风。 开短会、写短文、讲短话，少讲成绩、多讲问题，坚决杜绝以会议落实会议、以文件落实文件。机关部门现在就要理清，可开可不开的会议坚决不开，可发可不发的文件坚决不发，可以合并的内容坚决合并，不图形式，不走过场，实事求是。
三是真抓实干，切实提高工作效率。 树立求真务实的作风，把心思花在干实事上，把精力用在促实干上。在困难和挑战面前敢于攻坚、勇于突破，积极创造条件，主动开展工作。敢于担当，敢于负责，讲真话、出实招、办实事。狠抓各项工作任务的落实，敏于行、慎于言，动真格、求实效，做到言必行、行必果，不搞形式主义，不做表面文章。
四是密切联系群众，保持与群众的血肉联系。 加大服务基层、服务一线的力度，多深入群众了解实际情况、听取意见建议，做到问计于民、问需于民，紧紧依靠广大群众发展事业。
这段文章中，既有短句，也有长句，层峦叠起、抑扬顿挫，显得文章非常活泼。
【例1】把口语改为书面语
就当前，我们各个电厂都有信息化系统，但我们都清楚，我们每个厂的信息系统建设情况并不一致，建设深度也好、范围也好、应用水平也好，都不一样。这还不是最重要的，更重要的是我们建设的标准不一样，数据标准、管理标准、信息标准都不一样，甚至，在集团层面还没有专业的管理系统。那么，在这种情况下，我们要做能源互联网平台，要做集团化管理，要做大数据，标准、要求都不一样，怎么做？从这个层面讲，我们能源板块信息化建设水平相对来说还是比较落后的。所以，集团党委为了改变现在这个状态，统一标准、统一规范、统一要求，下定决心要做一个统一的、集团化的、集约化的管控平台。
改为：
长期以来，在集团的支持下，能源板块各电厂在信息化建设方面都进行了有益的探索，也基本建成了各自的信息化系统。但建设深度、建设范围、应用水平等不一致的现象还突出存在。尤其在建设标准方面，数据标准、管理标准、信息标准不一致的现象表现得尤为严重，进而导致集团层面未能建立专业的管理系统。在这种情况下，我们要做能源互联网平台，要做集团化管理，要做大数据，就缺乏有效的抓手。因此，集团能源板块信息化建设水平相对来说还比较落后，还有待提升。发现问题，我们就要解决问题，就必须统一标准、统一规范、统一要求，建立一个统一的、集团化的、集约化的管控平台。
【例2】缩句（要求由600字缩减到400字）
突出思想教育，在真学实学中强化党性锤炼。一是以上带下表率学。市委常委会以“两表三单一图”将学习任务细化到周、明确到人。市委主要负责同志带头下沉一线送学讲学、领学促学。市委常委着眼打造示范联系点，结合领衔的基层党建项目任务向党员群众宣传精神、提供指导，以点带面推动学深学实。28名市级党员领导到分管领域部门作党课辅导，带动“千名书记讲党课”，各级党组织书记讲党课6万余次；以普通党员身份参加专题研讨，带动全市党支部开展研讨3558次。二是原原本本规范学。及时将习近平总书记视察安徽、“七一”重要讲话和十八届六中全会精神纳入学习内容，全市组织各类集中轮训291次。发放《中国共产党章程》10万余本、《“两学一做”学习教育党章党规100问》近1万册，各级党组织书记跟着党章党规下基层，与基层党员一起读原著、学原文、悟原理。创新开展“两学一做我带头、转型崛起勇担当”知识竞赛，实时检验学习效果。三是借助优势灵活学。用好“红色资源”，组织广大党员到淮海战役×××烈士陵园、×××社区“四眼井”等红色教育基地重走革命路、重温革命史。放大“好人之城”优势，从406位“中国好人”“安徽好人”中邀请优秀党员组成39支××好人宣讲团，以身边的模范故事弘扬激发正能量。各地各单位积极创新“每周一课”“背包课堂”“××夜话”“一刻钟学习法”等贴近党员需求、生动活泼的特色载体，提升学习教育的吸引力和感染力。
改为：
突出思想教育，在真学实学中强化党性锤炼。一是以上带下表率学。市委常委会以“两表三单一图”将学习任务细化到周、明确到人。市委主要负责同志带头下沉一线送学讲学、领学促学。市委常委结合领衔的基层党建项目任务，以点带面推动学深学实。28名市级党员领导积极带动全市“千名书记讲党课”6万余次，带动全市党支部开展研讨3558次。二是原原本本规范学。及时将习近平总书记视察安徽、“七一”重要讲话和十八届六中全会精神纳入学习内容。全市组织各类集中轮训291次，发放《中国共产党章程》《“两学一做”学习教育党章党规100问》等10万余册。创新开展“两学一做我带头、转型崛起勇担当”知识竞赛，实时检验学习效果。三是借助优势灵活学。用好“红色资源”，组织广大党员到淮海战役×××烈士陵园、××社区“四眼井”等红色教育基地重走革命路、重温革命史。积极创新“每周一课”“背包课堂”等特色载体，组成39支××好人宣讲团，提升学习教育的吸引力和感染力。