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相关方参与是一个持续的项目集活动，因为随着项目集的进展和效益交付，相关方的列表、态度及意见都会发生变化。在整个项目集期间，项目集经理的主要角色之一是确保所有的相关方都能充分、适当地参与其中。识别相关方，映射他们的利益，并规划相关方参与将为这个过程提供直接支持。应经常参考和评估相关方登记册、相关方映射图和相关方的参与计划，并根据需要进行更新。
与相关方交互、促进相关方参与可使项目集团队在项目集效益及其与组织战略目标的相关性方面与相关方沟通。必要时，项目集经理可利用强大的沟通、谈判和冲突解决技巧，帮助平息相关方对项目集及其效益的反对。在相关方或相关方群体之间的期望发生冲突时，具有多样化相关方的大型项目集可能需要促进相关方及相关方群体的谈判。
为了帮助相关方建立对项目效益交付的共同的高层级期望，项目集经理应向相关方提供项目集章程和项目集商业论证中包含的适当信息，其中可附上执行概要，以总结风险、依赖关系和效益的细节。
相关方参与的主要测量指标是为实现项目集的目标与效益所做出的积极贡献、相关方参与，以及与项目集团队的沟通频率或次数。项目集经理努力确保与相关方的所有交互都得到充分记录，包括会议邀请、出席人数、会议记录和行动事项。项目集经理定期审查相关方测量指标，以确定由于相关方缺乏参与所造成的潜在风险。通过对参与趋势进行分析，并进行根本原因分析，以确定和解决相关方不参与的问题。相关方参与的历史提供了重要的背景信息，这些信息可能影响相关方的看法和期望。例如，当某相关方没有积极参与时，可能是因为相关方对项目集的方向失去信心，或者可能有不准确的期望，或者对项目集失去了兴趣。彻底的分析将避免关于相关方行为的错误假设，这些假设可能导致意外的问题或糟糕的项目集管理决策。
项目集团队在与相关方合作时，会收集、记录、管理相关方的问题和关注点，直至它们得到解决。使用问题日志记录、优先级排序、问题跟踪，这些方法将有助于整个项目集团队理解从相关方收到的反馈。如果相关方列表不是很长，一个简单的电子表格就足以作为一项跟踪工具。如果项目集具有影响大量相关方的复杂风险和问题，则可能需要一个更为复杂的跟踪和优先级排序机制。
相关方的问题和关注点可能影响项目集的各个方面，例如项目集的范围、效益、风险、成本、进度、优先级和成果。影响分析可用于了解相关方问题的紧迫性和可能性，并确定哪些问题可能转化为项目集风险。
有效的沟通将在不同的相关方之间架起一座桥梁，这些相关方可能具有不同的文化和组织背景、不同的专业水平以及不同的观点和兴趣，所有这些都可能对项目集效益的交付造成冲击或影响。沟通是项目集相关方参与的核心。它是执行项目集工作并最终为组织带来效益的关键。这个关键组成部分是项目集团队成员之间进行信息共享、协商和协作的一个工具，其目的是推动项目集工作的实施。
在项目集整个生命周期中，项目集经理都应该积极促进相关方参与，尤其要关注那些权力和影响力大的重要相关方。可针对相关方登记册（见表5-1）所列出的不同相关方而制定相应的战略。这反映了沟通的要求，例如应沟通哪些信息，包括语言、形式、内容和详细程度。它还可以形成一个反馈闭环，以讨论项目集变更和升级过程。由此产生的沟通方式的目标是获得相关方对项目集战略以及项目集效益交付的支持。
某些相关方天生对项目集很好奇，并且经常提出问题。应该捕捉这些问题并发布答案，使多个相关方从中获益。在很多情况下，针对特定相关方受众的文档可能需要以不同的形式呈现。重要的是，要为制定决策的相关方提供足够的信息，以便使他们能够在正确的时间做出正确的决策，推动项目集向前发展。项目集经理应持续监督变更，并根据需要更新相关方的参与活动和可交付成果。
在许多项目集管理活动中，与某些相关方的沟通是固有的。这些活动将在第8章详细描述。项目集经理应不断地监督和改善环境，以满足相关方沟通的需求。