5 项目集相关方参与

项目集相关方参与是识别和分析相关方需求、管理期望和沟通，以促进相关方支持的绩效领域。

本章内容包括：

5.1 项目集相关方识别

5.2 项目集相关方分析

5.3 项目集相关方参与规划

5.4 项目集相关方参与

5.5 项目集相关方沟通

相关方是指能够影响项目、项目集或项目组合的决策、活动或结果的个人、小组或组织，以及会受到或自认为会受到项目、项目集或项目组合的决策、活动或结果影响的个人、小组或组织。

相关方可能来自项目内部，也可能来自项目外部，对项目集成果的影响可能积极，也可能消极。项目集经理和项目经理需要了解相关方的冲击和影响力程度，以便了解和应对项目集与项目不断变化的环境。

应对相关方进行识别、分析、分类和监督。与项目集资源不同，不是所有的相关方都可以直接管理，但他们的期望是可以管理的。在很多情况下，外部相关方的影响力比项目集经理、项目集团队，甚至项目集发起人都更大。鉴于平衡相关方的利益对实现项目集效益可能产生的影响，或者相关方的利益存在内在冲突的性质，平衡这些利益非常重要。当在组织结构上没有从属关系时，人们倾向于抵制直接管理。因此，大多数项目集管理文献关注的都是相关方参与的概念，而不是相关方管理。

相关方参与通常被表述为相关方与项目集领导以及项目集团队之间的直接和间接的沟通。从事项目集团队参与工作的人员可能在项目集和项目团队中充当不同的角色。不过，相关方参与不仅仅包括沟通。例如，相关方可以参与目标设定、质量分析审查或其他项目集活动。主要目标是获取并维持项目集相关方对项目集目标、效益和成果的认同。

模糊性和不确定性是项目集的共同特征。项目集经理理解和管理广大相关方所需要的努力程度取决于环境的复杂性。图 5-1 所示为一个具有多样性的相关方环境，它可能影响管理这些期望所需的措施。相关方映射是确保成功的期望管理和反过来向组织交付商业效益的关键步骤。除了沟通方面，相关方参与涉及目标的谈判、对期望效益的协议、对资源的承诺，以及在整个项目集过程中的持续支持。

图5-1 项目集相关方环境

不同的相关方对项目集的兴趣程度和影响程度可能有很大差别。相关方可能并不知道项目集，或者，即便知道，也可能不支持它。项目集经理的职责是对已知的相关方投入足够的时间和精力，以确保所有的观点都得到考虑和解决。

项目集经理通过以下方式与相关方互动：

◆通过评估他们对项目集的态度和兴趣，以及他们对变更的接受程度，促使相关方参与；

◆在项目集活动中纳入相关方，针对他们的需求、兴趣、要求、期望和需要进行沟通，根据他们对变更的接受程度以及选定的组织变更管理策略的速度和规模来进行沟通；

◆针对项目集背景以及对项目集关系的理解，监督相关方的反馈；

◆对项目集或在项目集组件的相关组织结构的背景下所需的培训计划提供支持。

这种双向沟通使得项目集经理能够按照项目集章程为组织交付效益。

项目集层级的相关方参与可能具有挑战性，因为某些相关方将项目集的效益视为变革。在对变革没有直接需求，没有参与变革，不理解变革的必要性，或者担心变革对其个人产生影响时，人们就会倾向于拒绝改变。因此，在整个项目集持续期间，项目集经理和项目集团队成员都要了解各相关方的态度和议程。项目集经理应作为组织变革的拥护者，了解各相关方的动机，后者可能尝试改变项目集的进程或者故意破坏项目集，从而阻止项目集实现一项或多项预期效益或成果。随着项目集在这个复杂环境中的不断发展，它会通过调整来确保其能够交付预期效益，其策略和计划可能发生改变。为获得支持，项目集经理还可利用项目集发起人或资助组织，通过项目集治理来改善组织环境，使项目集效益得到有效实现。

项目集经理需要弥合组织当前的状态与期望的未来状态之间的差距。为此，项目集经理应该了解当前状态，以及项目集及其效益将如何推动组织转变到未来状态。因此，项目集经理应该熟悉组织变更管理。

成功的项目集经理能够利用强有力的领导技巧为项目集团队制定明确的相关方参与目标，以解决项目集将带来的变更问题。这些目标包括使相关方参与评估其对变更的接受程度、规划变更、提供项目集资源和支持变更、促进或协商实现变更的方法，以及获取和评估相关方对项目进展的反馈。