效益移交阶段的目的是确保项目集效益移交至运营领域,并能在移交后继续维持。向组织、社区或其他项目集受益者交付价值,使之能够利用这些效益。
效益移交的活动包括:
◆验证项目集及其组件的整合、移交和收尾是否满足或超过为了实现项目集的战略目标而规定的效益实现标准;
◆制订移交计划,以促进效益在向受影响的运营领域移交时能够持续实现。
效益移交确保了以下事项:移交范围得以定义;在计划中接收组织或职能部门的相关方得以识别和参与;项目集效益的衡量和保持计划得以制订;移交得以实施。
项目集的效益移交计划活动仅仅是完整的移交过程的一个组成部分。接收组织或职能部门负责其领域中的所有准备流程和活动,以确保产品、服务或能力得以接收,并在其领域中得以整合。在项目集收尾过程中,伴随项目集各组件收尾或其他工作活动收尾,可能有多个移交事件。
在项目集正式工作结束前,效益可能就已实现,并在正式工作结束后继续实现。如果某个项目集组件预期向组织提供增量效益,则效益移交可能在其收尾后进行。如果项目集作为整体向组织提供效益,并且未识别到增量效益,则效益移交也可能在项目集整体收尾后进行。
应该对效益进行量化,使其可在时间的维度上得到衡量。有时,在实际的项目集工作结束很久后,效益也未能实现,在项目集关闭很久后可能还需要进行监督。在项目集结束时,应将所产生的效益与商业论证中的预期效益进行比较,以确保项目集实际交付了预期效益。
效益移交活动确保项目集各组件的结果或输出满足验收标准,圆满结束或整合纳入其他项目集要素,并对项目集整体效益的实现做出贡献。效益移交可包括但不限于以下活动:
◆针对包括关键绩效指标在内的适用的验收标准,对项目集和项目集组件的绩效进行评估;
◆审查和评估交付的组件或输出所适用的验收标准;
◆审查运营和项目集流程文件;
◆审查培训和维护材料(如适用);
◆审查适用的合同协议;
◆评估以确定产生的变更是否已成功地整合;
◆用于提高相关方对于变更的接受度的活动(研讨会、会议、培训等);
◆向接收组织移交影响效益的风险;
◆接收人员、团体或组织对就绪程度的评估与批准;
◆所有相关资源的处理。
在移交过程中,由于各项目集组件的事件和项目集类型的不同,接收方也有所不同。某产品支持型组织可作为公司开发的产品线的接受方。对于某个提供给客户的服务,接收方可能是服务管理组织。如果工作产品是为某外部客户开发,则可将其移交给客户的组织。在某些情况下,移交可能是从一个项目集移交到另一个项目集中。
在没有效益可移交至运营的情况下,项目集也可能终止。这可能发生在章程已得到履行,并且不需要运营来继续实现持续的收益,或者特许项目集对组织不再有价值时。移交可能是单个组织中职能部门的正式活动,也可能是与组织外部的实体进行的基于合同的活动。接收实体应该清楚地了解将要移交的能力或成果,以及能够成功维持效益的具体需求。在移交过程中,通常要提供所有相关文档、培训和材料、支持系统、设施和人员,还可能包括召开移交会议和研讨会。
如果任何影响已移交利益的风险仍然存在,则项目集经理应当将风险转移到适当的组织。接受效益的组织可能不是持续监督效益风险的团队。风险可由治理组织(如项目集管理办公室)实施监督。