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贸易信函是贸易活动中必不可少的环节，是公司、厂商和企业单位与客户取得联系、建立业务关系、达成交易并保持业务往来的一种书面交际方式。贸易信函涉及的内容十分广泛，覆盖贸易流程的方方面面。根据一般的商务惯例，贸易双方需先建立业务关系，然后才开展贸易往来。询盘、报盘、还盘、接受及确认贸易价格与条款是进出口业务写作的基础，交货、催款、付款、索赔和理赔等也是贸易信函的主要内容。
贸易信函在文体上非常正式，有一定的写作格式和语言规范。因此，写好贸易信函，不仅要熟悉了解贸易流程，也要对信函的结构及语言特点有所了解，才能保证有效的沟通。
贸易信函常用的格式有Blocked Style （平头式）、Indented Style （缩行式）和Semi-blocked Style （混合式）三种。
信函的各部分，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词，每行开头都与左边空白边缘看齐。
又称英国式，封内地址以及需要分行之处的后一行，都比前一行缩进二或三格；信的正文，每一段的开始都缩进若干格。
这是一种普遍的格式，封内地址和称呼采用平头式（从左边的空白边缘打起），正文部分采用缩行式，日期、客套语和签名从靠近信纸的中央部分开始，因为是平头式和混合式的混合，所以称为混合式。
标准的贸易书信由六个主要部分组成：
信头用来表明一家公司的名称、地址，有时还包括电话号码、电报挂号、传真号码以及经营业务等。如果没有印刷好的信头，通常在右上角打印完整的地址。
日期的写法，不要都用数字，以免引起误解。例如“12 06 2006”，在英国指的是“2006年6月12日”，而在美国则是“2006年12月6日”，最好写成“June 12, 2006”或“Dec. 6, 2006”。需要注意的是，月份使用大写字母开头，具体日期不必加表示序数的词尾th、rd、nd或者st。
封内地址包括收信人的姓名或公司名称。封内地址位于信纸的左上角，距信头日期以下至少两行。
称呼位于封内地址下面两行处，与左边页码排齐。称呼一般都要大写。名字熟悉的，可称呼 “Dear Bill,”或“Dear Mr. White,”，不知道个人名字的，通常用“Dear Sir,”或 “Dear Madam,”。
信的正文是贸易书信最重要的部分，因为它传递中心信息。写正文之前，首先要明确三个问题：写信的目的是什么？希望达到什么效果？最好的方法是什么？通常段落之间要空行。
客套语在正文最后一段下两行处，除平头式的客套语从左手页边写起外，都从信纸正中或略向右面写起。客套语的第一个词大写，其余不大写。比如“Yours faithfully,”、“Sincerely yours,”。
签名要用墨水笔清楚地写在客套语的下面，签名后不加标点。如果签名人是代表公司或负责人签名，不是以个人名义签名，则需在公司前加上For 或Per pro字样。亲笔签名的书信才能引起对方的重视。
除了上述的主要组成部分外，一封贸易书信还可根据实际需要，增加编号（Reference）或事由（Subject）等部分。
将信件加以编号，可以将其与之前的信件联系起来，同时确保回信及时地送达正确的收信人。编号通常放置日期的下方，也有时位于封内地址上方。如：
Our Ref.: （我方编号）
Your Ref.: （你方编号）
事由用以点明书信的话题，让读者一目了然。一般置于称呼下方信纸的中央，如果使用平头式，则与左边的页边排齐。事由字样后用冒号，关键词的首字母大写，下方可画底线。如：
Subject: Adjustment for Package