Chapter 3
Business Memo （商务便函）

商务便函是公司处理日常事务所广泛使用的一种文体形式，是商业活动的基本工作内容之一，是一种高效、节约的办公方式，其主要用途通常有：上传下达、提出意见或建议反馈；各部门之间互相沟通、交流信息、公布或通知事项；来函回复和成绩评估等。

商务便函的目的是向信息的接受者提供信息，并有效地执行指令，以协调各部门的合作。首先，便函的起草人应提供信息来源，或说明要采取的行动，然后激发行动并请求合作。商务便函可长可短，根据所需传达的信息量的多少而定。商务便函的行文要简明扼要、重点突出、准确清晰，不能引起歧义，切忌拖泥带水。许多公司都有自己专用的便函信纸，有固定的格式。写好一份商务便函，就要对商务便函的类型、格式和语言特点有全面深入的了解，对商务便函进行组织和设计，向便函的接受者传递准确、及时和有效的信息。

能够将发信人的意图和收信人的需求相结合的便函才是最有效率的，所以在计划撰写便函的时候，应当从其读者的角度来考虑以下的问题：

1. 它和我有关吗？

2. 它到底想让我做什么？

Section 1
The Structure of Business Memo （商务便函的结构）

商务便函的结构对内容的传递非常重要，结构清晰的便函比结构混乱的便函更易于阅读，也能够更为准确的传递信息。商务便函的结构一般由开头部分和正文部分组成（如下图）：

一、开头部分（Heading）

标准的便函开头部分包括便函字样、收件人、发件人、日期和标题几部分。这一部分与正文部分之间用一条横线或空行隔开。便函字样通常在正中间，不过也有一些公司把其印在左边。收件人、发件人、日期和标题几项从左边顶格开始，或将发件人和收件人置于左边顶格处，而日期和事由放在右边。如下：

开头部分主要包括：

1. 收件人 （Recipient）

如何称谓收件人要依据公司的规定以及你和收件人之间的关系而定，但首先要确认的是收件人的姓名和职务名称拼写正确无误。如果你在公司的地位较高，你可以用比较随便的方式来称呼收件人，通常不需要把其全部头衔都写出来；如果你和收件人是同事或同级，可以称呼其姓名或姓名加头衔，这可根据你和收件人之间的熟悉程度来决定；如果你是公司里的初级员工，向上级汇报事情，你最好把收件人的头衔写上。另外，如果此便函比较正式，就应当用正式的方式来称呼收件人，即姓名全称加上头衔；如果便函的收件人不止一个，按照字母顺序或其职位高低顺序来排列他们的名字；如果收件人较多，你可以使用“To: See Below”，并将这些收件人的姓名列在便函的最后；如果收件人是一个群体，不方便把所有成员的姓名一一列上，可在“To:”后写上整个群体的名称，如“Faculty and Staff”或“Process Engineers”.

2. 发件人 （Sender）

在便函中，作为起草人，你应该在发件人一栏中写下你的名字，不要使用敬语。如果收件人不熟悉你，则在名字后面属上你的头衔或部门名称来明确你的身份。为了确认你对此信函的内容负责，你可在名字上方、下方或右侧手写下你姓名的字首大写字母。不过，就算不签名，便函也是一种比较正式的文体。

3. 日期 （Date）

日期应该按照日、月、年或月、日、年的顺序来写；不要使用缩写的形式写日期，使用月份的完整拼写形式或标准的缩写形式；不要使用顺序词，如1st、2nd等。例如：

Date: September 12, 2006。

4. 事由 （Subject）

事由部分应当明确简练，这样有助于收件人迅速掌握便函的基本内容。好的事由标题可以让收件人马上注意到发件人所要传达的事情。如：

Subject: Recycled Paper Policy

二、Body （正文）

便函的第二部分是其主体部分——正文，即信息内容。与信件不同的是，便函不需要写抬头称呼，也不需要在结尾处写上“Yours sincerely”这一类的话，不过有时候你可以写上“Thanks for your attention”等。一般而言，便函不需要签名，因为在发件人这一栏中已经表明了作者的姓名和职务，但在特殊情况下，有时签名也是需要的。

5. 开始（Opening Segment）

便函的开始部分应该陈述问题，即为什么要写便函。也许明天要来一位新员工，取消了已定的会议或午餐时间过长等等。在陈述问题之后，明确指出便函的目的所在：表示欢迎新员工，说明取消会议原因，或征询大家对缩短午餐时间的意见等。

6. 讨论（Discussion Segment）

在这个部分，要根据开始提出的问题进行深入细致的阐述，详细地描述任务或安排来支撑、延续你的开始部分，并为决策者提供各种细节和足够的信息来解决问题。

7. 结尾（Closing Segment）

在收件人了解了整个信息之后，在结尾处应该使用比较礼貌的话语来要求收件人采取什么行动以实现预定的目标。

通常，便函是不需要签名的；然而，现在便函也越来越普遍地采用了信件的形式，即在打印签名的上方手写下签名。

一般的便函都不超过一张页面的长度，但在特殊情况下一些不太正式或指示类文件也会篇幅较长。

8. 总结（Summary Segment）

如果你的便函篇幅较长，超过了一页纸，你可以加入一个单独的总结部分。这一部分应简单列举你的提议或其他。这有助于你的读者迅速理解掌握便函的要点。

9. 附件（Necessary Attachment）

为了确保你所提供的细节和信息真实、足够，你可以在便函的最后附上与内容相关的各种表格、图表或目录等等；但在便函中，一定要提及所附加的附件，并在最后加上一句话以表明附件的内容，如“Attached: Several Complaints about Product, January-June, 2006”。

为了能够更加清楚地阐述你的意图，请记住以下的几点提示：

◆开头部分有助于读者掌握便函的篇章结构；

◆有数字序号的列举可以使读者更容易浏览信息，但需要注意的是，列举要符合语法规范；

◆字号、下划线、黑体以及斜体的使用和调整可以让开头部分和重要的信息凸现；

◆在所有的技术和商务交流中，大量使用长段落都不利于阅读；因此，在撰写商务便函的时候，需要使用短的段落并且要切题，确保读者能够理解你的意图和想法。 J5+e/0Hs8LHzjeZL7RZnYTQ42H8yvh7nQcNSy0EiPRwLqK1dFpRYkWbN4MiPEmcz