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工作对个人的重要性在于它决定着一个人的生活水平、居住地点、地位（个人因为所处的职位而获得的社会评价），以及人的自我价值观。工作对组织的重要性在于它是实现组织目标的手段。在日常的工作和生活中，人们对有关工作的概念有很多种使用方法，如任务、职责、职位和职业，等等。美国劳工部对有关工作的一些术语给出了比较规范的定义。任务指的是员工在某一有限的时间段内为了达到某一特定的目的所进行的一项活动，如打印一封信件就是一项具体而明确的任务。职责指的是由一个人承担的一项或多项任务组成的活动，如进行员工满意度调查是人事经理的一项职责，它包括设计调查问卷、发放问卷、回收问卷并进行整理，将结果表格化并进行解释，把调查结果通知有关人员等。职位是在一个特定的组织中，一个或多个任务落实到一个特定员工身上时出现的工作岗位。有关职位的一个特征是在一个组织中，职位的数量等于其成员的数量。换言之，每个员工都有自己的一个职位。至于我们最经常谈到的工作则指的是由一个或一组主要职责相似的职位组成的事物。一项工作可以只有一个职位，也可能有多个职位。另外，在人力资源管理中还有工作族的说法，工作族指的是由两个或两个以上的工作组成的工作体系，这些工作或者要求工作者具有相似的特点，或者包括多个平行的任务，例如企业中的销售和生产就属于两个不同的工作族。职业指的是不同组织中的相似的工作构成的工作属性。我们需要注意的是工作是就一个组织内而言的，而职业则是就跨组织而言的。一个人的职业生涯是指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。例如一名大学教师的职业生涯很可能是从讲师开始，再担任副教授和教授。工作分析通常要采集有关特定任务的信息，一个员工完成的一组任务构成一个职位，相同的职位形成一个工作，相似的工作又构成一个职业。
工作分析是收集数据进而对一项特定工作的实质进行评价的系统化过程，而作业分析则是对创造产品或提供服务中所包含的人的因素进行研究，目的是理解员工是如何增加价值的。一般而言，企业中的每项工作都应该有两份文件，即工作描述（Job Description）和工作规范（Job Specification），它们都是进行工作分析的成果。其中，工作描述也被称为工作说明，它是以书面叙述的方式来说明工作中需要从事的活动，以及工作中所使用的设备和工作条件的信息。而工作规范则被用来说明对承担这项工作的员工所必须具有的特定技能、工作知识、能力以及其他身体和个人特征的最低要求。
人们建立组织的目的是让组织内的人员分担不同的工作，相互协作实现组织的目标。组织本身并不是目的，组织只是实现组织目标的手段。几乎任何组织都有自己的组织结构图，它能够为我们提供许多有用的信息，但是它仍然无法替代工作分析。组织结构图的作用是表明组织中总共设立了哪些部门，指明各个部门的负责人，指明每位经理人的工作职称，指明组织内上下级的隶属关系和责任关系，使每一位员工明确自己的工作职称及其在组织中的地位，并为具体的工作分析提供了许多基础资料。需要注意的是，组织结构图也有其自身的局限性，也正是这些不足使得工作分析显得更为必要。组织结构图的局限性是它无法说明各项工作的日常活动及其职责，不能说明组织中实际的沟通方式，不能反映员工受监督的程度，不能说明各级经理人所掌握的实权范围。为了解决这些问题，我们需要借助对工作所包含的各方面信息的深入探究，即工作分析。
工作分析可以为许多人力资源管理活动提供信息。公司将每项工作所包含的任务、责任和任职资格用正式的文件明确下来，可以保证组织中的每项工作都是按照管理人员的意愿进行分配，对企业的管理效率的提高和公正管理的实现具有重要的意义。表2-1对工作分析的作用进行了概括。
表2-1 工作分析的作用
资料来源：Fisher，C.D.，Schoenfeldt，L.F.and Shaw，J.B.， Human Resource Manage- ment ，3rd ed.，Houghton Mifflin Company，1997：136。
从招聘和录用方面看，对工作要求的充分理解是企业实现有效招聘的前提条件。有效的人力资源计划是企业人力资源管理工作的重要指导，而工作分析正是预测人力资源需求的基础，也是对培训、调任或晋升等活动进行计划的基础。因为招聘录用过程是要发现将来最能胜任工作的人员，因此首先需要明确将来的工作对工作者的要求。工作分析能够提供工作内容和任职的资格条件方面的资料，所以可以用来决定招聘与任用哪种人才。同时，工作分析也可以用做确定和实施选择候选人的遴选工具。此外，员工的工作安排也需要工作分析信息。尽管从理论上讲，录用和工作安排应该同时进行，但是在现实中，企业经常是首先录用优秀的申请者，然后再把他们安排到各个岗位上。另外，也存在原有员工工作重新安排的情况。在这些情况下，都只有在明确各项工作要求的基础上，才有可能做到事得其人，人尽其才。
从员工的职前教育、培训和发展来看，员工在培训中学到的应该是在将来的工作中要用到的。因此培训中所设计的工作职责应该准确地反映实际工作的情况。通过工作分析得到的工作说明书指明了各项工作所需要的技能，据此就可以设计适合的训练培养计划，包括评估培训的需要，选择培训的方式，衡量培训对工作绩效产生的效果。同时，工作分析还可以被用来建立员工的晋升渠道和职业发展路径。在组织帮助员工建立自己的职业前程规划时，只有组织和个人都对工作的要求和各项工作之间的联系有明确的了解，才能设计出有效的职业前程规划。从员工自身的角度看，工作说明和工作规范也可以帮助员工进行有效的职业定位和了解自己的职位申请资格。另外，员工工作绩效评价也是人力资源管理中的一项重要内容，而工作的要求是评价员工工作成绩的标准和依据。工作分析可以决定绩效标准，然后把员工的实际绩效和组织的期望绩效相比较，就可以进行绩效评估。
从制定薪酬政策的角度看，工作分析是合理制定薪酬标准的基础。工作分析要求深入地理解各种工作的要求，这样才能根据它们对组织的价值大小进行排序。工作分析通过了解各项工作的内容、工作所需要的技能、学历背景、工作的危险程度等因素确定工作相对于组织目标的价值，从而可以作为决定合理薪酬的依据。在美国等西方国家中，工作分析的结果还有助于劳资谈判的顺利进行和消除劳资双方的权限争议。
从工作和组织的设计与重新设计的角度看，工作分析信息可以帮助我们明确各项工作之间在技术和管理责任等各个方面的关系，消除盲点，减少重复，提高效率。只有运用工作分析的资料，才能可靠地确定组织中各种工作之间的关系结构，正确划分工作族。如果企业要使用稳定高效的机器设备和改进工作手段，就需要首先确切地了解工作对操作者的要求，工作方式的改进也需要首先明确工作的要求。而且在工作分析中，人们经常可以发现由于环境因素或员工的习惯造成的安全隐患。日本汽车和电子行业在国际上的竞争力在很大程度上归功于它们进行的非常详尽的工作分析，它增强了人们对工作性质的认识，而在此基础上设计的工作环境又使员工能够高效率地工作。在很多情况下，对完成某一项特定的工作任务所需要的动作的深入分析往往使得许多日本企业能够用机器人来替代人力。
收集工作分析资料的人通常有三种类型：工作分析专家、主管和工作的任职者。三种人员各自都有自己的优点和缺点。由训练有素的工作分析专家收集工作分析信息的优点是他们最为客观公正，能够保持信息的一致性，他们在工作分析方式的选择上有专长。这种方法的缺点是价格昂贵，而且他们可能会对组织的情况缺乏了解而忽略工作中某些无形的方面。由主管人员收集工作分析信息的优点是对所要分析的工作包括它的无形方面具有全面而深入的了解，同时收集信息的速度也比较快。这种方法的缺点是首先需要对主管人员进行如何开展工作分析的培训，而且收集工作分析信息对主管人员来说在时间上是一个沉重的负担，另外，在主管人员也感到员工负担过重的情况下，其工作的客观性没有保证。由任职者收集工作分析信息的好处是他们对工作最熟悉，信息收集的速度也很快。这种方法的缺点是所收集信息的标准化程度和工作职责的完整性都比较差，如果不是承担某种工作的所有员工都承担工作分析任务，那么就会引起那些被要求收集工作分析信息的员工的抵触。
需要强调的是，无论是选择收集工作分析信息的方法还是选择负责收集信息的主体，都要首先考虑工作分析的目的。不过，对收集信息的人员的选择要比对收集信息方法的选择更为重要。
进行工作分析时，应该选择哪些工作岗位作为研究对象呢？一般说来，影响工作分析对象的选择的因素有工作的重要性、完成难度和工作内容变化等。对那些关系组织成败的非常关键的工作是需要进行认真研究的，对那些因工作完成的难度比较大而需要对员工进行全面的培训的工作也是需要分析的。如果由于技术变动或组织的管理方式变化使得员工当前的工作内容与以前制定的工作描述出现了差别，结果以原有的工作描述为基础的人力资源管理功能无法得到正确的体现，这时也需要对这一工作进行工作分析。再有，如果企业中设置了新的工作岗位，也应该对这一工作岗位进行工作分析。
首先提出进行工作分析要求的可能是员工，也可能是员工的主管和部门的经理人员。员工提出工作分析要求往往是工作要求与这一工作岗位的报酬之间不匹配，特别是在对工作的任务和责任补偿不足的情况下，员工就特别敏感。管理人员提出工作分析要求可能是由于要为工作岗位建立合理的报酬依据和水平，也可能是因为要为招聘、培训等人力资源管理活动建立正式的书面文件。
一般而言，工作分析所需要的基本数据的类型和范围取决于工作分析的目的、工作分析的时间约束和预算约束等因素。工作分析所需要的信息的主要类型如表2-2所示。
表2-2 工作分析信息的类型
资料来源：Crino，M.D.and Leep，T.L.， personnel/Human Resource Management ，Mac-millan，1989：127。
由此可见，工作分析所需要获得的有关资料包括工作活动资料，指各项工作实际发生的活动类型，如清洗、打字等；人类行为资料，指与个人工作有关的人类行为资料，如体能消耗情况、行走距离长短、写作能力等；工作器具资料，指工作中所使用的机器、工具、设备以及辅助器械的情况；绩效标准，即用数量或质量来反映的各种可以用来评价工作成绩的方法；相关条件，指工作环境、工作进度、组织行为规范以及各种财务性和非财务性奖励措施；人员条件，指与工作相关的知识、技能以及个人特征等，包括学历、训练背景、工作经验、性格、兴趣和身体特征等。
工作分析包括10个具体步骤，我们可以将它们归纳为四个阶段，如表2-3所示。
表2-3 工作分析的程序
资料来源：Fisher，C.D.，Schoenfeldt，L.F.and Shaw，J.B.， Human Resource Manage- ment ，3rd ed，Houghton Mifflin Company，1997：135。
在工作分析中，首先需要明确工作分析资料的用途。有了用途之后，就可以决定所需要收集的资料的类型以及收集资料的方法。例如，如果工作分析的目的是编写工作说明书和决定人员的任用，就可以用面谈法向员工了解工作的内容及其职责；如果要决定薪酬的标准，就可能需要采用比较复杂的职位分析问卷等方法。在收集工作分析的背景材料的过程中，可以收集企业的组织结构图、工作流程图、设备维护记录、设备设计图纸、工作区的设计图纸、培训手册和以前的工作说明书，这些信息对工作分析都有重要的参考价值。工作分析人员在收集工作分析资料的过程中，应该让任职者和他的直属上司确认这些资料。这既有助于把工作分析资料修改得更加完备准确，也有助于使任职者比较容易接受人事部门根据工作分析资料制定的工作规范。经过对收集的信息的分析和研究，就可以来编写工作说明书和工作规范。工作说明书和工作规范是工作分析的两个具体成果。