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四、公司应持有劳动合同的原件
如前文所述，签订书面劳动合同是法律对公司在劳动用工管理方面的硬性要求。《劳动合同法》第十六条规定：“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。”从该法条可知，公司与员工建立劳动关系必须要签订书面的劳动合同，并且必须一式两份，公司和员工各执一份。在一般的劳动合同范本中，末尾都有类似“本劳动合同一式两份，双方各执一份，两份具有同等法律效力”的格式条款存在。
笔者在为中小微企业尤其是初创型企业提供法律顾问服务时，发现一些企业管理者对劳动用工管理的法律风险缺乏认识以及不重视劳动合同原件的管理，常有丢失劳动合同原件的情况发生。当员工与公司发生纠纷时，如果员工通过劳动合同之外的其他材料证明自己与公司之间存在劳动关系，以双方未签订书面劳动合同为由要求公司支付二倍工资差额，公司作为用人单位，如果不能提供劳动合同的原件予以反驳，就要承担败诉的后果。
彭某于2016年10月入职某商贸公司，双方在彭某入职的时候签订了书面的劳动合同。
2017年5月，彭某向公司的人事行政部门提出自己入职时签订的劳动合同丢失，以自己的孩子要办理入学、家人要办理入户等为理由，希望借用公司保存的劳动合同原件。行政人事部门员工在没有核实的情况下，就将公司留存的劳动合同原件借给了彭某，同时忘了签订借条及办理劳动合同原件的借出手续。
2017年6月，彭某向劳动仲裁委员会提起仲裁申请，称公司未与他签订书面的劳动合同，他要提出辞职并且要求公司向他支付双倍工资差额。
劳动者起诉称公司没有跟他签订书面劳动合同，目的就是要向公司追讨双倍工资差额。公司在面临劳动者起诉时，必须提供有劳动者亲笔签名的书面劳动合同作为证据予以反驳。如果公司无法提供书面劳动合同，劳动仲裁委员会或法院通过事实查明或其他证据（如社保记录、工作证、考勤表、证人证言等）能够证明劳资双方存在劳动关系，公司就会面临败诉的后果。
本案中，彭某借走公司留存的劳动合同原件，不管他是故意设局还是真的弄丢了自己手上的那份劳动合同而想借公司的那份使用，公司都应该让彭某签下借出劳动合同的借条，以证明彭某将公司留存的书面劳动合同取走。而商贸公司的人事忽略了这一步，使得彭某在日后以公司未签书面劳动合同为理由提起了劳动仲裁，公司手上已没有书面劳动合同，又没有证据可以证明劳动合同借给了彭某，最终只能吃哑巴亏——败诉并支付双倍工资差额。
公司在管理劳动合同方面也应该要建立完善且严格的流程制度。现实社会中，有的劳动者准备向公司提起诉讼，于是先以各种理由向公司提出借阅劳动合同（如本节案例中彭某的行为），劳动者将公司的合同借走后，马上以公司没有跟自己签订劳动合同为由起诉要求公司支付双倍工资差额，如果公司在借出劳动合同的时候没有要求劳动者签署借阅文件就会“吃大亏”。所以劳动者向公司借出劳动合同原件的时候，公司应先让劳动者签下借出劳动合同原件确认书，同时公司在借出原件时应保存劳动合同复印件并由劳动者在复印件上签名确认劳动合同中所约定内容的真实性。
第十条 建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。
已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。
用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。