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为避免Office文件被他人随意修改，用户可将文件保护起来。Office软件提供了多种保护文件的方法，如对文件加密、以最终状态保护及以数字签名保护等。本节将对这3种方法进行介绍。
若不想让他人查看Office文件的内容，可使用“用密码进行加密”功能为文档添加密码保护，这样就必须使用密码才能实现文件的查看和编辑。
◎ 原始文件： 实例文件\第2章\原始文件\加密保护Office文件.xlsx
◎ 最终文件： 实例文件\第2章\最终文件\加密保护Office文件.xlsx
步骤01 开启加密工作簿功能。打开原始文件，单击“文件”按钮，弹出视图菜单。①在“信息”面板中单击“保护工作簿”按钮，②在展开的列表中单击“用密码进行加密”选项，如下图所示。
步骤02 输入密码。弹出“加密文档”对话框，①在“密码”文本框中输入密码，如“123456”，②单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，③在“重新输入密码”文本框中再次输入密码“123456”，④单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤03 加密文件的效果。完成对工作簿的加密后，先关闭工作簿，当再次打开该工作簿时，就会弹出“密码”对话框，①输入正确的密码，②单击“确定”按钮，如下图所示，即可打开工作簿。
对于Excel文件，保护工作簿的另一种方法是在“审阅”选项卡下直接单击“保护工作表”按钮，在打开的“保护工作表”对话框中输入密码和确认密码。
以最终状态保护Office文件是将文件设置为只读，输入、编辑或校对等操作都会被禁用或关闭。这种保护方式多用于将Office文件与他人共享，但又不希望他人对文件进行更改的情况。
◎ 原始文件： 实例文件\第2章\原始文件\以最终状态保护Office文件.xlsx
◎ 最终文件： 实例文件\第2章\最终文件\以最终状态保护Office文件.xlsx
步骤01 标记为最终状态。打开原始文件，单击“文件”按钮，弹出视图菜单，①在右侧的“信息”面板中单击“保护工作簿”按钮，②在展开的列表中单击“标记为最终状态”选项，如下图所示。
步骤02 确认最终版本。弹出提示框，提示用户“此工作簿将被标记为最终版本并保存”，单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤03 标记为最终状态的效果。此时工作簿标题后显示了“只读”字样，并且在工作表上方显示了“标记为最终版本”字样，如下图所示。
为了保护Office文件中数据的原始状态和完整性，可利用数字签名来提高文件的安全性，数字签名可用于识别数据签署人的身份，并表明签署人对数据信息已经加以保护。一旦对文档进行了数字签名，其他人对文档进行修改或编辑后，数据签名将会被破坏，这样签署人就可通过数字签名是否被破坏来判断文档的完整性和原始性。
◎ 原始文件： 实例文件\第2章\原始文件\以数字签名保护Office文件.xlsx
◎ 最终文件： 实例文件\第2章\最终文件\以数字签名保护Office文件.xlsx
步骤01 调用数字证书。在Office 2019安装包中找到数字证书，双击该证书，如下图所示。
步骤02 设置证书名称。弹出“创建数字证书”对话框，①输入证书名称，②单击“确定”按钮，③弹出“SelfCert成功”对话框，单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤03 添加数字签名。打开原始文件，单击“文件”按钮，弹出视图菜单，①在右侧的面板中单击“保护工作簿”按钮，②在展开的列表中单击“添加数字签名”选项，如下图所示。
步骤04 输入签名信息。弹出“签名”对话框，①输入签署此文档的目的，②然后单击“更改”按钮，如下图所示。
步骤05 选择证书。弹出“Windows安全性”对话框，①单击“更多选项”按钮，②在展开的列表中单击要应用的证书，③单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤06 完成签名。返回到“签名”对话框中，单击“签名”按钮，弹出“签名确认”对话框，单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤07 数字签名效果。返回工作表中，保存并重新打开工作簿，就可查看该工作簿添加数字签名后的效果，如下图所示。此时工作簿被标识为最终版本。
