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三、写材料,你其实只用了百度功能的十分之一

每当有人在公众号上问石头:石头,你有这个范文吗?你有那个范文吗?石头都会感到深深的无奈,这个时代,还需要范文吗?什么样的范文网上找不到呢?怎么还会问出这么傻的问题呢?

有些读者更过分,听说石头在写一本公文写作书,对石头说,你书里一定要多放些范文啊,放点优秀的、最新的范文。石头斩钉截铁地对他讲,这本书我一篇范文都不会放,都什么时代了,还把范文印在纸上,不完全是在骗钱吗?

石头为什么敢回应得这么直接?那是因为我相信,哦不,坚信, 现在关于公文最新、最好的东西,范文啦、素材啦、整理啦、搜集啦,全部都存在于互联网上,而绝不在谁编写的《范文大全》里,骑兵怎么可能战胜坦克呢?

石头前面说了,写材料时上网搜一搜绝对不是偷懒图省事,以后材料写得好的人,就是对各种互联网工具运用特别深入、特别娴熟的人。

有些人虽然接受“搜一搜”这种办法,但对网上公文材料的质量不屑一顾,他们的观点是:“网上的公文材料,大多粗鄙不堪,不值得花费过多功夫研究,也没有下载收藏的必要。”

真的是这样吗?石头告诉你,大错特错,你觉得网上搜出来的公文质量不高,是因为你根本不懂得运用互联网工具写材料的正确姿势,拿最老少咸宜、最喜闻乐见的百度来说,过去写材料,你其实只用了百度功能的十分之一!

大多数人的误区在于,他们对工具的认识还停留在初级阶段。以为只要自己能用用,就算是掌握了一种工具,不愿意再花时间去探究工具高级的用法,觉得耽误时间。其实不然,真正深入理解并掌握一个工具,虽然开始会花一点时间,但之后会极大地节省你的时间,甚至为你打开另一扇门。

办公软件Excel就特别能说明问题,用它做张表,打印出来,并不难,但这不代表你就掌握了Excel,假如你不懂函数,你做一张表反映当年的收支情况,还要在下面拿着计算器捣鼓半天。但哪怕你能花点时间掌握Excel中最基本的求和函数,当你输入数据的时候,总和就自己算出来了,时间大大节省。

李笑来曾举过一个例子用以说明工具的重要性。他在没有学习五笔和盲打之前,觉得练习打字完全是在浪费时间,拼音之类的输入法已经足够快,而且根本不需要花太多时间学,还有必要再花精力学什么盲打?但是,因为某次机缘巧合学会盲打之后,他发现会盲打带来的好处是他之前根本想象不到的。打字速度提升后,他不再惧怕做读书笔记,因为打字比写字要快多了,他开始大段记录自己的感想,甚至做整篇整段的文字摘录,就这样,他积累了巨量的文字,又因此出了好几本书。

百度的高级用法也是一样,掌握互联网工具的高阶实用方法本不是一件难事,只需要花很少的时间精力,就能取得几何倍数的效果。

但很多人却毫不知情,或觉得太耗时间精力,只满足于往搜索框里输入就能出结果,只知道在搜索框里随便一输,找到些陈词滥调、质量不高的文章,于是就果断宣布网上找不到什么好东西,用搜索引擎写材料就是扯淡,这未免可惜又可怜。

这一节,石头就来教教大家怎么用互联网工具找到最优秀、最新颖的素材,为我们写材料助力。这里介绍的几种百度高级用法,建议全部掌握,学会后你能发现,哇,又打开了一扇材料之窗啊!

1. 用site命令,对指定来源进行搜索

作为一家公司,百度盈利的途径主要是竞价排名。人家靠本事和技术赚点钱无可厚非,但给我们带来的困扰是,搜索结果中,有用、优质的东西不一定能排在前面,反而是一些商业化的东西排在前面,因为人家交了钱嘛。

比如,你在对话框输入“民主生活会对照检查材料”,前面好几页搜索结果往往都来自“无忧公文网”“无忧材料网”之类商业网站,想看全文得付费不说,质量还不敢恭维。

怎么办?site命令这时就要大显身手了!site命令可以将搜索范围限定在指定的某一个或某一类网站中,大幅提高检索效率,是材料人必须掌握的最重要的搜索命令。

具体使用方法为:在查询内容的后面加上“site:站点域名”,如site:gov.cn。注意“site:”后面跟的站点域名,不要带“http://”;“site:”和站点域名之间不要带空格。

网络信息虽然繁多,但对公文写作来说,只有完整的、真实的、新鲜的、一手的材料才是稀缺的。你要写公文,真正靠谱的信息来源其实没几个:各级政府网站、人民网、新华网、地方龙头媒体网站等,掰着手指头都能数过来。

同样是对照检查材料,某政府网站上公布的县长的真实对照检查材料和“无忧公文网”上拼凑的野鸡材料,哪个参考价值大,不用石头多说。我们知道,政府官网网址的后缀都是gov.cn,再搜索“对照检查材料”时就可以在百度搜索框中输入“对照检查材料site:gov.cn”,回车,一堆堆完整的、真实的、新鲜的、一手的单位或个人对照检查材料就全出来了。

以此类推,你想搜关于反对“四风”的精彩论述,就可以把来源范围限定在人民网、新华网,从而高效获取质量最高的关于反对“四风”的评论文章,而不用再费尽心力去甄别选择。见图2-5。

图2-5 人民网反对“四风”主题评论搜索截图

site命令除了可以保证搜索结果的质量,还有个好处,就是可以缩小搜索的行业领域。这是什么意思?不是搜的范围越大越好吗?

并非时时如此。比如,石头要起草单位2018年工作计划要点,想找点材料垫一垫,学习学习。如果不用site命令限定领域和行业,可想而知,公安、农业、质检、兽医等各个行业政府机关、工矿企业、学校医院的工作计划要点都将喷薄而出。

但石头在高校工作,职能和功能主要是育人,兽医站育猪的工作计划要点参考意义想必不会太大。这时就可以用site命令来筛选甄别行业领域,edu.cn是高等教育的专属域名,把搜索领域限定为“site:edu.cn”,之后再搜,结果全都是国内高校官方网站上公开的工作计划要点,与石头自己所在行业领域主题类似,工作内容大同小异,极具参考价值。

很多第一次掌握site命令的“材料狗”,甚至会沉浸在震惊和喜悦中久久不能回神:竟然有这么多单位把这么多真实公文材料全文挂在自己的网页上?连对照检查材料都纳入信息公开的范围了?他们到底怎么想的?我以前竟然从来都搜不到这么新鲜真实的材料?

是的,互联网就是这样浩瀚无边。

石头写材料常用的site命令主要有:

site:gov.cn,政府网站

不多说了,自己去试试,讲话、总结、报告各种体裁无所不包,部署、开工、看望、上任各种场合无所不含,而且都是全文!全文!质量好得让你流泪。范文大全?拿去垫桌脚吧!

site:people.com.cn;site:xinhuanet.com,人民网、新华网

当你不知道一个道理或者观点怎么论述清楚时,就要在人民网、新华网找点评论看看。这两个网站是官方优质评论的大本营。

site:qstheory.cn;site:dangjian.cn,求是网、党建网

要找具有深度和高度的理论文章,到这里来。学一鳞半爪回去,就能让你的材料站位陡增。

site:edu.cn,高校网站

在高校工作的笔杆子们离不开这个命令,毕业典礼、教学部署、学科建设,特别具有教育行业特点的一些材料,都可以通过这个命令找到。

写材料之前,先用上述site命令搜索一遍,搞上十几二十篇真实优质的范文、评论和理论文章,有了这些高质量素材打底,还怕写不好材料吗?

2. 给关键词加上引号,避免百度拆分

不少人觉得百度傻瓜好用,就是因为它模糊搜索的功能强大。为了匹配尽可能多的结果,百度会自动对关键词进行拆分。

比如搜“民主生活会对照检查材料”,它会自动拆成“民主生活会”“对照检查材料”进行搜索,显示相关的所有结果,比如,民主生活会的新闻啦,入党的对照检查材料啦。这是一种模糊匹配。

有些时候拆分是件好事,我们对主题限定没有那么严格,可以看到更多相关结果,扩大了搜索范围;但也有些时候,我们只想看民主生活会对照检查材料,至于什么入党对照检查、党员对照检查,我们不感兴趣,出现这种结果反而成了一种干扰,让我们真正需要的东西无法显露。这时可以尝试让百度不拆分查询词,方法就是给你认为最核心的关键词加上引号。

我们给“民主生活会对照检查材料”加上引号之后,搜索结果就不会再显示关于“民主生活会”或“对照检查材料”的结果,而只会显示“民主生活会对照检查材料”的结果,排除了干扰,纯粹多了。

3. 确定更多、更精准的关键词

首先提一个问题:搜关键词,是先从最吻合的关键词开始搜索,还是先搜相对宽泛的关键词?

大多数人会觉得,当然应该先搜相对宽泛的关键词,关键词太多、太精确,命中的结果可能很少,岂不是白费功夫了?还是先搜出一大堆东西再慢慢挑吧。

是不是这样呢?哈佛校长Drew Gilpin Faust有一段很著名的理论,即“车位理论”,那是她在哈佛大学2008届本科毕业生的毕业典礼上做的题为《人生的意义》演讲中的一段话:

“不要因为觉得肯定没车位了,就把车停在距离目的地20个街区远的地方。直接去你想去的地方,如果车位已满,再绕回来。”

石头觉得,我们确定关键词同样应当遵循“车位理论”,不要因为担心搜索结果太少,就从最宽泛的关键词开始搜索。尽管去搜最吻合、最精确、最相关的关键词,如果确实结果不足以参考,再尝试更宽泛的关键词。

比如,石头给大学校长写毕业典礼讲话,想先看看别的校长都讲了点什么,绝不应该从“校长讲话”搜起,找出来一大堆中小学校长不让孩子们打架斗殴的讲话,费时费力,大海捞针,看得人老眼昏花,毫无参考价值,而是应该精准确定四类关键词。

一是单位关键词:大学、高校;

二是身份关键词:校长、领导;

三是活动关键词:毕业典礼;

四是题材关键词:讲话、发言、致辞。

然后不断尝试这四类关键词的组合,看看哪组更能得到我们想要的结果。先确定更多更精准的关键词,再从窄到宽、从精准到模糊,才是我们写材料搜索时的正确方法。

4. 多关注百度文库

与互联网上浩如烟海的信息相比,百度文库之中的资料完整、精当得多,可以看成是一种搜索服务的VIP版本。

所谓重赏之下必有勇夫,用户在百度文库中上传文档可以得到一定的积分甚至盈利,下载有标价的文档则需要消耗积分或者付款,因为有利益诱惑,不少写材料的人把自己手头的原创范文或者模板、提纲、诗词锦句上传上去,补贴家用。时间长了,百度文库也积累了不少很具参考价值的材料。

大家在搜索公文参考资料的时候,可以多关注百度文库。

5. 搜索特定文档格式,使用“filetype:”轻松搞定

辛辛苦苦帮领导起草了一篇党课讲稿,领导看后颇为满意,一边拍着肩膀对你表示赞许,一边奖励你再帮他做个PPT,这时就要用到“filetype:”这个命令来对搜索对象做限制,寻找特定格式的内容,冒号后是文档格式,如PDF、DOC、XLS等。

比如,想找党课的PPT模版,就可以搜“党课filetype:PPT”,肯定可以找到不少红旗招展、热情洋溢的“党政风”PPT模板。

6. 懒人朋友的福音——一站式高级检索

写到这里,石头已经介绍了不少百度高级用法,虽然我已经尽我所能描绘了掌握这些命令的光明前景,但毫无疑问,还会有不少人早就耐不住性子了:你这语法太难记,一会儿一个空格,一会一个引号的,容易搞混弄错,对我们文科生来说太不人性化了,太不注重用户体验了!

没关系,石头再给懒人朋友们一个方法,如果你不想记那些恼人的命令符,那至少要在自己的收藏夹里收藏百度高级搜索的网址,通过访问http://www.baidu.com/gaoji/advanced.html,直接使用百度的高级检索,也可以实现一些主要命令符的功能。

百度高级搜索把上面介绍的部分高级语法集成到一个页面上,用户不需要记忆语法,只需要填写查询词和选择相关选项就能完成复杂的语法搜索,得到更精细、更准确的结果。

大家可以把搜索结果显示的条数设置成每页显示50条,提高阅读效率,减少翻页,还可以设置时间,搜索最新的讲话和资源等。对广大“懒癌晚期”的搜索爱好者来说,百度高级搜索确实是个福音,快去试试吧。 LxSi85LBxuFHaEjb1ihoGntOy6582UIJbigx58epQcTXji4wN1IBOF4MbVtzsiMn

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