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想说的话无法清楚表达，这种时候，往往自己也没有正确理解自己到底想说什么。只是有个模糊的想法，就想告诉对方，对方听了也会觉得不明所以。
能够清楚表达意见的人，都是充分了解自己想表达什么，并且以对方容易了解的方式陈述事实。要做到这一点，必须先把事实整理清楚。
简单来说，“整理”就是“把信息放在一起”。 把原本散落各处的信息和数据汇整在一起。不过，如果只是随便把信息放一起也没有用，必须先设定问题，再搜集符合问题的事实。设定的问题，会决定你整理事实的方式。
整理信息一般有两种方法：“由上而下法”和“由下而上法”。
“由上而下法”以企管顾问芭芭拉·明托（Barbara Minto）提倡的“金字塔结构”为代表，先设定主要的主张，在主要的主张下面列出一些补充说明的副主张，副主张下面再列出作为依据的事实，排成金字塔的形状。
相较于由上而下整理信息，一般人应该更习惯“由下而上法”，这以“KJ法”为代表。先把和主题相关的信息写成事实卡片，一张卡片写一个事实，再将卡片打散，根据卡片上的内容，重新将卡片分类排列，然后为每组卡片加上标题。
如果想传达的主张一开始就很明确，我会建议使用“由上而下法”。但如果目标还不明确，或是还不习惯整理，“由下而上法”会比较恰当。
当我们由下而上整理事实时，关键在于“如何一边搜集资讯，一边分组”。所以我才说，设定的问题，会决定你整理事实的方式。
主要可以依照以下四个项目来整理：
·差异——从比较之后看到的差异切入；
·时间——从时间先后或行动流程切入；
·类别——从类别切入，例如分成“既有”和“新创”；
·脉络——从谈话脉络或故事结构的角度切入。
整理事实，必须从无限多的信息中找出必要的部分，有系统地汇整、分组。
“差异”“时间”“类别”“脉络”不只在整理事实时有用，对于下一章要说明的“分解”也很有用。整理出来的事实要进行分解，最重要的关键就在于“划分事实的主轴”，之后我会再详细说明。
以什么样的“主轴”把整理出来的事实进行分组，之后比较得到的答案也会不同。“差异”“时间”“类别”“脉络”就是为信息分组的四种角度。
我在前一章说过，能不能正确地整理和分解事实，对工作成果影响很大。正确地整理和分解事实，具体来说，就是在“差异”“时间”“类别”“脉络”这四个项目中，选择一个适当的主轴。
觉得自己已经充分思考，却在工作上遇到瓶颈，不妨就从“差异”“时间”“类别”“脉络”这四个角度重新思考，这样可以让你更接近目标，成为有能力解决问题的人。