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第4章

信息:过度的信息令人困扰

所谓智慧的艺术,

就是知悉如何忽略的艺术。

——威廉·詹姆斯
美国心理学家和哲学家

各类信息以硅谷所能创造的各种方式不断注入商业领域,商业变得日趋复杂。人们面临着戴维·申克(David Shenk)《信息烟尘》(Data Smog)一书中所说的“信息时代有害垃圾的压迫”,无从逃避。

目前,信息处理产业占到了国民生产总值的一半。大量的信息最终印在了纸上,人们必须阅读它们。有一个数据可能会吓到你:人们预计,当今的商业经理人每周要阅读的信息高达100万个词汇量。(你有时间读这么多东西吗?)

开启信息时代的第一台计算机,大约有一间起居室那么大。今天,我们有着更多功能强大的机器,如笔记本电脑、掌上电脑、指上电脑……各种名字。它们都在不停地冒出各种信息,而不解决任何问题。

彼得·德鲁克对此表示认同,他说:“计算机使经理人越发关注企业内部,由此它可能弊大于利。主管如此痴迷于计算机所产生的内部数据——基本上也是计算机至今所能做的事了,这使得他们既没有心思也没有时间去考虑企业外部的事务。然而,企业的成果只存在于企业外部。我发现,越来越多的主管(对外部世界)了解得越来越少。” 6

难怪《今日美国》登了一篇题为《婴儿潮一代大脑失灵》的文章,该文章阐述了这代人为何面临更频繁的记忆丧失。

文章中的观点认为记忆丧失的主要原因并非年龄,而是信息过载。它假设人类大脑像计算机存储器,而这个存储器已经存满了。

想想那些号码或编号。过去人们需要记住的只有电话号码和地址,现在则有防盗警报器密码、社会保险号、电子邮箱地址、传真号码、电话卡号和自动柜员机密码等。人的大脑装满了各种数字,所以其他信息就会被挤出去。

有人甚至认为,信息过载将成为医学问题。巴诺书店(Barnes & Noble)的CEO莱恩·雷吉奥(Len Riggio)预言,在21世纪人们会吞食药片以助于清空大脑。“清除思想和遗忘,将与减肥和节食一样重要。”雷吉奥先生说。

现阶段要让大脑运作得最好、最快,避免信息过载的方法还没那么极端。这里提供的一些建议,可以让你冲破信息迷雾,尽可能地看清世界。

首先要承认,我们对自认为该知道的东西,无法全部都去了解。一旦克服了这个心理障碍,凡事就都好办了。你可以为不同的事情确立优先次序,选择授权他人办理,或者直接忽略它们(你不必对找上门来的每件事情都予以回复,有的甚至连看都不用看)。有人会将主动删除信息视为大忌,这听起来像审查制度的做法,实际上是信息过载下的自我保护。

控制好了信息数量,你将学会更好地运用信息。你必须强制自己免受干扰,才能冲破各种噪声的干扰,为重要的信息留出空间。

先花两个小时清理一下,对你和你的业务来说,什么信息和情报来源是关键的?什么时事通讯和期刊是“必须”读的?你的名字必须出现在谁的发送名单上?哪些网站必须收藏?哪些机构和组织必须加入?

提炼出最高质量的信息并优先阅读,剔除那些非重要的内容。

当你要发出信息时,无论撰写、讲话、广播或在线发布,都要尽可能地简练。你把自己视为决策者,而不是一个信息处理者。

比方说,你要了解某件事情,如果你(或者你的助理和秘书)不能在15分钟之内搞定,一个更佳的做法是委托专业研究者或研究公司来做这项工作。一个好的选择是:Find/SVP公司,它在美国和其他32个国家设有办事处。

如果你有助理,就让他从相关领域那些带有摘要的新闻杂志或“调研期刊”中,选择或标出你需要看的材料。这有助于你剔除所有无用信息。

COR保健资讯公司(COR Healthcare Resources)是文摘出版公司的一个优秀典范。它每月查阅来自150种出版物的成千上万篇文章,选编出约10本诸如《保健营销摘要》(Healthcare Marketing Abstracts)和《保健领导力评论》(Healthcare Leadership Review)等不同的时事通讯。

COR的创始人迪恩·安德森(Dean Anderson)说:“时事通讯看起来只是文章摘要,但其价值不仅取决于我们摘取的内容,同样取决于我们舍弃的内容。目的是把复杂的保健业,简化为一个可被理解的体系。我们坚信,只有复杂度降低、不确定性最小化,决策者才能开始掌控自己的工作和生活。”

如果没人帮你筛选信息,你可以从阅读相关杂志的目录开始。查看标题和内容摘要,决定哪些现在需要阅读,哪些撕下来随后再看,哪些需要保存起来。

在读一篇文章时,在日后有用的内容下面画线或做其他标示。对于读完后没有画线或标示的文章,可以将它丢弃。

为文章和邮件建立一个“感兴趣”或“想阅读”的文件夹,它们是乘飞机时的好读物。

不要放过所看到的每一页纸,问问为什么你不把它扔掉。如果它经受住了挑战,就及时处理,放入待办类文件夹中,或者转发给别人,或者归档保存。

要求送达给你的所有报告,都要有一段或一页摘要。如果没有,就把它打回。

每周五,要求向你直接报告的人,用一页纸汇报本周的重要事务,及其对业务的影响。

电子邮件最大的优势是低成本,这同时也是最大的危险。

电子邮件本应该让我们更接近无纸化办公。然而,它分分钟吸取着人的注意力,几乎用电子垃圾完全替代了严谨、认真书写的备忘录(盖洛普于1998年5月的一次调查发现,典型的上班族平均每天要收发60封电子邮件)。

不知不觉间,你一天会收到几百封电子邮件,它们来自员工、朋友、亲戚、生意伙伴、供应商和客户。

从信头判断是否真要打开和阅读一封电子邮件。按发送者和标题浏览,优先处理客户和上司的邮件。

在电子邮箱中找到过滤器,用它把重要来信人的邮件设置为优先级,与其他来信人的邮件区分开来。

首先要减轻负担。不要把电邮地址印在名片上,只将邮箱给需要的人。

只在固定时间打开邮箱,可以设定在一天工作开始或结束的时候。电子邮件的特点在于,别人不知道你什么时间看邮件,甚至不知道你看没看。如果计算机不断提示收到新邮件,你又不断地回复,那些烦人的邮件就会成倍增加。

回信务求简短。提醒那些写长邮件或留长语音的人。

要求朋友不要转发琐事、闲谈、笑话或其他垃圾邮件。

如果只是想弄清楚事实或征求意见,就用电子邮件或传真。除非要头脑风暴或想解决一系列问题,否则不要召开会议。

当心被图形演示软件所诱惑,它会把很简单的内容转变成难以理解的图形。

需要投影演示时,保持信息简单。7行字是极限,每页幻灯片最好只用一张图片。

尝试用视频会议代替传统会议,视频画质和音效已比以前大幅改善。用全视通(PictureTel)跟大家打视频电话吧(除非你想要在2月飞到大急流城去参加会议)。

一家广播公司的工程副总裁,描述了一幅他自己在1998年前后的工作快照:“我从早上的40封电子邮件开始一天的工作,电话响个不停,传真机不断运转。这还是我少数几天待在办公室里的状态,没算上出差。”

陷入困境的主管们,装备了大忙人标准配置的各类个人设备:手机、笔记本电脑、双向传呼机和便携式打印机。

这些设备让生活更简单了吗?让主管们更有生产力、更富效率了吗?开玩笑!

根据乔治梅森大学(George Mason University)休·赫克罗(Hugh Heclo)教授的观察:“从长远看,技术过度的意思是,比较优势从那些拥有大量信息的人转移到拥有有序知识的人,从能处理巨量信息的人转移到洞悉信息真正价值的人。”

那么,当你要冲破信息迷雾时,请谨记:

1.要区分数据和信息的不同。

2.不要沉溺于自己所热衷的通信工具。

3.不要成为收集狂。所有信息都可以从电子数据库再获取。

4.大多数请求并不像发起者认为的那么紧急。

5.始终把紧急信息与非紧急信息区分开来。

6.始终简要、切题地回复他人,不要在有用信息外增加噪声。

小结

大脑清理干净,思考明晰如镜。 zh97slvsbI6e4+ybHBpI3f/nsbVcI+xV4utQsYtE9GAbQ6v/i4i8Oe2QmERK3nQq

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