清楚地指出整体构成要素之后,还要明确信息间的逻辑关系,杂乱无章的信息显然没有说服力。有些信息是包含关系,有些信息是因果关系,有些信息是并列关系,有些信息是相对关系……逻辑型的图解可以帮我们把信息之间的关系清楚地表现出来。明确信息之间的关系之后,才能对信息进行恰当的分类和清晰的表述。
逻辑树是方便我们利用信息之间的逻辑关系寻找解决问题的方法的图解,金字塔结构则适用于利用信息之间的逻辑关系说服对方得出某种结论。
要想说明一个问题,或者解决一个问题,并不只有一种方法。如果你想尽可能多地寻找说服别人的理由,就要反复问自己“为什么”;如果你想尽可能全面地寻找解决问题的思路,就要反复问自己“怎么办”。
你可以通过问自己“为什么”来寻找说服别人的理由。比如:
我的目标是开发一种新产品。
为什么开发这种新产品?
目前的产品品种单一,满足不了顾客的需要。
这种新产品可以引起顾客的兴趣,增加销量。
这种新产品可以大大降低成本。
这种新产品可以让我们在市场竞争中打败对手。
这种新产品可以让我们在行业中占据领先位置。
这样反复问5次“为什么”之后,你就能对自己的目标胸有成竹,而且对如何说服别人有了清晰的思路。用金字塔结构的图解模式来表示,你就找到了5个支持结论的理由:
一次就找到所有支持结论的理由不是一件容易的事,你可以先把头脑中浮现的与结论相关的事实写在纸上,并找出信息之间的因果关系,然后进行补充。在这个过程中要注意检查信息是否逻辑清晰、条理分明。如果出现前后矛盾的现象,将大大影响图解的说服力。
我们需要注意的是要分清目的和手段的区别,我们应该朝着目的的方向努力,不要把手段当成目的。比如,我们的目的是提高企业的利润,但是全体员工却向着降低成本的方向努力,结果成本虽然降得很低,但是由于产品质量没有保证,销量也大大降低,最后利润并没有提高。降低成本只是提高利润的一个手段,把手段当成目的就会走偏了方向,徒劳无功。明确目的和手段的关系才能朝着正确的目标前进。
逻辑树是系统整理目的和手段关系的好方法,把构成目的的事项放在图解的左边,由目的推导出的手段放在右边。比如,我们把提高企业利润作为目的,然后把实现这一目的的手段分为“降低成本”和“增加销量”两类。这时你要用MECE来检验一下是否有遗漏或重复的信息。如果有些信息不能合理地绘入图解中,那么这个分类很可能不符合MECE。比如你发现“增加其他收益来源”这个手段不能归入任何一个分类,所以需要添加一个类别——其他手段。
接下来要对下一级分支进行细分,分别把降低成本、增加销量和其他手段作为目的,寻求实现它们的手段。依此类推,每一次细分就增加一个新的阶层,这样就可以使图解丰富起来了。
绘制逻辑树的一个诀窍是,从左向右问“怎么做”,寻求实现目的的手段,然后从右向左问“为什么”,加以确认并检查是否存在不合逻辑的地方。
除了逻辑树和金字塔结构的图解之外,还可以运用算式来表达信息之间的逻辑关系。逻辑关系本来就来源于数学领域,在“+”“-”“×”“÷”等数学符号的帮助下可以清楚地表示信息之间的关系。比如:
这个图解虽然简单,但是从中也可以一目了然地看出提高企业利润的途径。企业利润与营业额成正比,与成本成反比。因此,要想提高企业利润,就要想办法增加营业额,降低成本。营业额与单价和销量成正比,要想提高营业额,就要提高单价和销量。