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“是的，处理好心情之后，再去用一些小技巧。我举个例子吧，假如你现在是一个公司旅游市场监督部的员工，你的工作职责是处理和客户相关的事情。这天你刚到公司，因为昨天晚上你跟一个重要的客户沟通，经理强调说今天上班的第一时间就到办公室跟他汇报昨天和客户沟通的情况，所以你一到公司就准备去给经理汇报工作。可是这时突然听说楼下有游客找你讲述旅游的经历，你觉得游客不会无缘无故上门，肯定是有什么重要的事情要说。你正在纠结先去经理那里还是先下楼的时候，同事办公桌上的固定电话响了，同事今天请了病假没有上班。邮箱弹出提示信息说有30封未读邮件，办公系统也提示说收到了客户在语音信箱里的投诉。更郁闷的是明晚在某酒店有个会议，而会场经理留言说快点回电话……嗯，真是一个繁忙的早晨啊！
“现在摆在你面前有6件事，有些是计划内的，有些是临时突发的，你该如何安排它们的先后顺序呢？我这里没有标准答案，所以你只要能说出排序的理由就可以了。
1.楼下有游客找你讲述旅游的经历；
2.客户在语音信箱留言抱怨，对服务不满；
3.有30封未读邮件；
4.经理要求第一时间汇报昨天和客户沟通的情况；
5.同事病了，她的电话一直在响；
6.明晚在某酒店有个会议，会场经理留言说要快点回电话。”
“还好我不是他，否则还不给忙死！我试着排一下序……”
“我的排序是：4，6，1，3，2，5。”
“你这么排序的理由是？”
“经理是我的顶头上司啊，我的晋升和奖金都靠他了，而且他又明确地说今天早晨到公司的第一时间跟他汇报，所以把他排第一位。然后是回会场经理的电话，他说要快点回电话，一定有重要的事情，万一耽误了明天晚上的会议就不好了！接着是到楼下接待游客，在我处理前两件事情的时候可以先让前台给这位游客倒水，让他稍微等待一会儿。
“接下来有空的时候我就处理一下电子邮件，语音信箱里的抱怨留言，对服务不满，既然是通过语音信箱应该也不是很着急，估计他在语音信箱发泄一下这事也就过去了，所以排在后面。
“最后是同事桌上的电话，既然是同事的电话，我还是先不要管，如果是急事，肯定会打我同事私人电话的。
“这就是我排序的结果，老付你觉得怎么样？”
“我觉得等你把前面的事情做完，同事桌上的电话早就不响了……”
“哈哈，是呀，这是我多年工作经验的总结：有些事放一放，慢慢就消失了。”
“没错，你现在排序就是按照你的工作经验，可这些经验是没有办法应对未来新情况的，除非能在这些经验的基础上提炼出方法论，才可以应对未来的新情况。”
“什么方法论？”
“第一，你为什么是这样排序而不是其他的排序方式？”
“这应该是直觉吧？”
“不是，你这样排序是因为你内心的价值观，如果找3个人分别排序，可能大家排序的结果都不一样，因为每个人的价值观是不同的。有些人是老板优先，就会把老板的事情排在第一位；有些人是同事优先，就把同事的事情排在第一位；有些人是紧急优先，就会把紧急的事情排在第一位；有些人是自己优先，就会把自己的事情排在第一位。我的问题是，这样的排序有对错之分吗？”
“应该没有吧，因为照你这么说的话，每个人都从自己的价值观出发来排序，价值观本身是没有对错之分的，所以排序也没有对错之分。”
“确实，排序没有对错之分，但是我们要承担因为这样的排序所造成的后果。比如说我们把跟经理沟通排在第一位，因此楼下的客户等着急了要投诉我们，那我们就要承担这样的后果。如果既这样排序，又不接受这样排序的后果，那就是自己跟自己过不去。
“第二，2分钟原则。2分钟能够解决的事情就立即去做。比如说同事桌上的电话，可能接起电话，告诉对方同事不在，记录一下他的留言，就可以挂电话了。这就算解决掉一件事情，心里也少了一份牵挂，否则电话一直在旁边响，也会打扰你的工作嘛。别小看2分钟原则，生活中很多事情都是因为2分钟可以做，没有去做，后来需要花更多时间去弥补。比如说想起来一会儿要把钥匙装包里，但是没装，一出门发现钥匙没带，还得给家里人打电话回来送钥匙。所以如果你每天琐碎的事情比较多的话，用2分钟原则能快速清理掉很多小事情。
“第三，刺激与反应之间有个空隙，这个空隙就是我们从被动变主动的契机。你不应该因为经理让你第一时间去他办公室，你就真的第一时间去。”
“为什么呀，万一经理责怪我怎么办？”
“你平时工作的时候有没有感觉到总是很被动？同事说有急事找你，你就立刻帮他解决，客户说有个重要的事，你就立刻去处理。总在被事情推着走，而不是推着事情走，有没有这感觉？”
“有这感觉。”
“经理其实并不知道你手头都有哪些事，他只是表达出他想知道昨天沟通结果的急切心情。如果让他知道你因为要给他汇报，而把客户撇在一边，或许才真的要批评你分不清事情的轻重缓急呢。领导是这样，对于其他人更是如此。所有人交代给你事情的时候都会说他们的事情很重要、很紧急，但事实真的如此吗？不一定！再退一步说，即使所有人都说他们的事情特别重要、紧急，你总要分个做事的先后顺序吧？遇到别人的刺激，你就立刻去做，会成为滥好人，总被别人驱动着走。
“所以，我的做法是：立即回应，但不是立即去做。不管别人怎么说，我都把临时接到的事情和我手头待办清单里的事情做比较，如果我手头还有比它更重要、紧急的事情，我就立即用拒绝或者协商回应，如果它真的比我手头所有的事情都重要、紧急，这时候我回应的方式才是去解决这件事。总之，平时做事的时候一定要有一种自己主动选择这样做的感觉，而不是因为别人怎么说，自己就怎么做。”
“哎呀！这一点对我特别有用！”
“第四，你有没有发现你现在的排序是依据你的假设，你假设会场经理的事情比邮件的事情重要，给经理汇报的事情比楼下游客的事情重要。但这个假设不一定是事实，比如说会场经理那边的事情可能是会议展架还没有送到，这算重要的事情吗？”
“嗯……应该不算，因为明天才开会，总是来得及的。”
“那如果会场经理那边的事情可能是整栋楼漏水，场地明天没办法使用了，这算重要的事情吗？”
“哎呀，这当然算了，明天就要开会，换场地的话，不仅不好通知参会人员，场地也不是说找就能找到的！”
“现在你有感觉了吧？你刚才的排序都是依据你的假设而不是事实！”
“如果是你的话，你会怎么做呢？”
“我会先预览一遍所有今天要做的事情，然后再确认优先级别。预览的意思是先不处理，只是看一眼这件事到底是什么事。比如说我可能花5分钟的时间浏览一下邮件，给会场经理回个电话，跟楼下游客电话沟通几句，了解它们到底是什么事情之后，再去安排事情先后顺序，会更加合理。”
“哎呀，这个对我很有启发啊！”
“最后，你有没有这种感觉：现实中这么多临时突发事情同时出现的时候，自己总是很忙乱，凭感觉做事，哪个催得急就先做哪个，而刚才做练习的时候却非常理性、非常有条理？”
“有这个感觉，我刚才是很认真地分析和比较之后，才做出了那样的排序呢！”
“为什么这次会这么有条理？”
“或许这是一次练习的原因吧？比较放松。”
“我认为不是。这次之所以你会非常理性、非常有条理，是因为我们把所有临时突发事情都写在了同一张纸上，呈现在你的面前。这些事情，哪怕有两三件在你的脑袋里，而不是写下来的话，你就容易失去理性，凭感觉做事。所以，只要你能把所有要做的事情，不管是计划好的、还是临时突发的，都写下来，你就会更有条理、更有效率！”
“第一是排序依据价值观，没有对错，但要接受结果；第二是2分钟原则；第三是刺激与反应的空隙；第四是预览；第五是写下来！我都记下来了，从这一个小小的案例里就提炼出这么多时间管理的方法，真的太棒了！”
“最后我跟你分享一下我每天的工作流吧！按照这个工作流，我一点都不担心临时突发事件。”
“太好啦，我想听听付氏工作流是怎么样的！”
“画出来就是这样一张图：
2分钟能解决的事情立刻去做，授权也属于2分钟之内的事情；
然后把所有要做的事情写下来，不论是计划内的还是临时突发的；
接着预览一下所有事情到底是什么，在这个基础上安排好轻重缓急；
优先去做重要的事情，把不重要的事情和自己特别想做的事情放到后面做；
像电子邮件和微信这样的非即时交流等有空的时候再去处理。
“当临时突发事件出现的时候，不是立刻去做，而是和手头所有的事情做比较，永远去做当前最重要的事情。这就是我面对临时突发事件，以不变应万变的方法。”
“太好啦，我打算把这个画到我本子的第一页，这样就能够随时提醒我！”
“我制作年度计划的方法就倾囊相授啦！哎哟，时间过得好快，3小时都过去了，你来回顾一下我们这3小时都做了些什么吧？”
“嗯嗯，是的，确实需要做个总结。”小强一边翻着制作年度计划的成果，一边兴奋地说道：“今天我们最主要是完整地走了一遍落地式年度计划法，它就像飞机落地一样，先是写一封给五年后的自己的信，调动五感去写，要找到怦然心动的感觉。
“然后把信里面提到的事情分门别类地放到九宫格里。在九宫格里把五年愿景孵化成今年的目标，用先定义，再计划，后目标的方式。
“所有的目标只有两类，一类是项目，一类是习惯。对于项目类的目标，一边抬头看路，制作好甘特图，一边低头走路，用倒推分解法做出项目计划。
“习惯类的目标可以写一张习惯卡片，然后用像开汽车一样的四步法来制作培养习惯的计划。
“最后，不管是项目还是习惯，都要落实到每一天的计划当中，你教我的方法是4D工作法。还学到了付氏工作流，更加高效地完成工作，有更多时间来完成年度计划中的事情。
“这次的年度计划和我以前的比起来，更用心、更平衡，就像你以前说过的：做事靠系统。有了这套制作年度计划的系统，我就更有信心实现它了！这次绝对没问题！”
“你先别高兴得太早，虽然这套方法让你实现年度计划的概率增大了很多，但真正的挑战现在才开始！而且……”老付停了停，继续说，“‘做事靠系统’还有下半句我没有告诉你。”
“是什么？快说呀！”
“其实我没有必要现在告诉你，只要你把年度计划真的付诸行动了，自己就会悟出来下半句。”老付说完就开始自顾自地倒掉茶根，清洗茶具，然后将所有的东西归位：靠近客人这边是一字排开的六个雅白色瓷杯，每个茶杯下面都有一个原木色的茶垫。老付很仔细地调整位置，让它们看上去很舒服。靠近主人那边的咖啡色绒布、钵盂、铁壶、闻香杯、公道杯，也都一一放回原来的位置。
“又卖关子……”小强嘴上这么说，心里却突然冒出一个想法，他利用老付收拾茶台的时候把整个年度计划画成了一幅图，并且分享到朋友圈，希望得到大家的祝福，可是大多数好友却在留言中调侃他。
“这次的年度计划不一样，我们走着瞧吧！”小强暗自下定决心，关闭了手机屏幕。
