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“做完习惯计划和项目计划之后，我有一种一切尽在自己的掌控之中的感觉，今年或许会不一样！接下来就是每天去做了，不过我觉得这才是难度最大的地方。以前我的年度计划就是因为每天太忙了，根本没时间推进年度计划的事。时间一长，就半途而废了。”
“你不是没有时间。”老付抿了一口茶，然后在飞机落地图的每日4D工作法旁边画了一架飞机。
“不是没时间？”小强感到有些困惑。
“第一，你不是没时间，你是没精力。我给你画张图……”老付在他的本子上快速地画了一幅图，然后接着说，“我们平时总是关心自己有多少时间、有多少事情，却很少关注有多少精力。每天早晨刚上班的时候，精力是最旺盛的，效率很高。随着时间的推移，精力会逐渐下降，做的事情越多、越困难，精力会下降得越快。等到下班的时候，整个人都累得跟行尸走肉一样，再挤着透不过气的地铁回家，换作我，也只想瘫倒在沙发上，看看剧、玩玩游戏。
“这时候再做一些和年度计划相关的事情，比如背单词、健身、更新公众号？别逗了，所以你看，你根本不是没时间，而是没精力。”
老付顿了顿，接着说：“第二，你不是没时间，你是没有大块时间。据说现在人们每天摄入的信息量比25年前增加了50倍，什么概念呢？如果25年前每天的信息量相当于一本书，那么现在每天早晨一起床，就有50本书等着你去读，是不是有点辛苦了？而我们每天的时间还是24小时不变，所以要在24小时之内把这50本书读完，第二天早晨一睁眼又有新的50本书摆在你的床头，是不是压力很大？另一方面，不管你愿意不愿意，现在是一个碎片化的时代，我们的时间被微信、朋友圈、电话切割得支离破碎，想找个15分钟完全不被打扰的时间都很难。那么问题来了：假如你要完成的事情是一个这么大的圆球，而每天的时间被切割成这么碎的片段，这个圆球是没办法放到任何一个时间碎片里的。结果是什么呢？只有下班后加班去完成，因为只有那个时候，才有相对大块的、不被打扰的时间。
“第三，你不是没时间，你是没有立刻去做。我老婆经常跟我说：‘你知道吗，我从你这里学到的最实用的一个时间管理技巧是：想到了就立刻去做。’她有时候去书房拿本书，结果一进书房就开始看手机，回复微信和朋友圈消息，然后看到书桌上有点乱就顺手收拾一下，正收拾着发现桌子上放着一瓶维生素C，这应该放在厨房吊柜里才对，于是她拿着维生素C去厨房，一进厨房就发现地上很脏，就开始扫起地来，似乎把拿书的事情抛之脑后了……”
“哈哈，我确实是这样。不过……你这么‘黑’嫂子，不怕她发现了罚你跪键盘吗？”
“她那么宽容、贤淑、美丽、聪明，我想应该不会的。”小强说得让老付有点不好意思了。
“不是没时间，是没精力；不是没时间，是没大块时间；不是没时间，是没有立刻去做。那么有什么比较简单的方法能够改善这种状况呢？”
“把每天要做的事情写到一张清单上就可以了，这个够简单了吧？！”
“简单是简单，不过我以前一直都有列清单的习惯啊。”
“能让我看看你的待办清单吗？”
“当然可以啊，这是我明天要做的事情：
召开项目进度会；
TRA项目总结文档；
跟David沟通项目；
调整服务器路由协议；
评审项目接口文档；
阅读App用户分析报告；
关于新模块协调设计和开发的需求；
配合人力资源部门参加面试。”
小强很快就拿出了自己的清单，本子上一条一条列得很清楚。
“你这份清单更像是一个备忘录，确实是把要做的事情都写了下来，但存在几个问题：第一，没时间完成年度计划。我看你清单上写的全都是工作，我很好奇你为什么不把年度计划的事情写在待办清单上？你可能觉得‘忙完工作以后有时间了再完成年度计划的事情’，但工作是忙不完的，所以你总没时间完成年度计划的事情。
“第二，越快到下班越累。你的清单没有区分重要和不重要的事情。一般情况下我们总是会倾向先完成琐碎的事情，因为这些事情简单，并且很快就能看见效果。可是重要的事情还没解决，背上总背着一块大石头啊，越接近下班时间，石头越沉，自己越累。
“第三，总有几件事做不完。早晨列清单的时候唰唰唰地把想在今天完成的事情全部写下来，写得特别爽，但都是美好的愿望。现实是今天有几个会要参加，还要外出一趟跟客户沟通，其实根本没那么多时间。理想很丰满，现实很骨感。所以总有几件事做不完，拖到明天。这就增加了明天的工作量，然后明天又有些事情拖到后天……怎么过一天就怎么过一年啊，这些都会影响年度计划的推进。”
“那我该怎么做呢？这种列清单的方式还是前几年跟你学的呢！”
“哈哈，那说明你列清单的方式要升级一下了。来，让我先根据自己的理解改造一下你的清单。”
“改好了，你看看这张清单，有没有发现什么和你以前清单不一样的地方？”
“有！最明显的不同是分了两栏。”
“是的，左边这一栏比较窄，上面有时间的刻度。这是一天的时间轴，它的好处是可以让我们掌握一天到底有多少时间资源可以用。这里面写的是固定时间去做的事情，比如早晨9：00～9：40召开项目进度会，这就是刚才我们说的硬性时间，这40分钟其实在一天开始时就预支出去了，并不是我们可以自由支配的时间资源，所以脑袋里应该有这样一个声音：其实这一天留给我真正做事情的时间并没有想象的那么多。右边这一栏比较宽，没有特别的格式，我把它叫作自由区。这里面写的才是真正的待办事项，随时有新的待办事项，随时都可以添加进来。还发现有别的不同吗？”
“我还看到你在‘评审项目接口文档’上标了个星号，这表示这件事情是重要的事情，要优先解决是吗？”
“是的，这样你就对自己一天的工作重点有了了解。你有没有注意到我给你的待办清单里加了一件事情：‘背单词60个’？”
“哦，确实是，为什么要加这个？”
“背单词可能是你年度计划中的事情，我发现很多人都在抱怨平时太忙，没时间实现年度计划，他们心里的想法是：先把工作忙完，才有时间去实现年度计划。而工作根本忙不完，于是乎年度计划也就只能放到一边了。这种想法其实已经把年度计划放在比工作低一等的位置上了。我建议把工作、生活、年度计划，所有的事情都列到同一张清单上，这张清单就代表着你所有今天要做的事情，工作、生活、年度计划，它们是平等的。
“而且我觉得工作效率低就是因为生活的枯燥乏味，那么把生活和年度计划里今天要做的事情都写在清单上，反而会让我们的效率提高。《圣经·新约》的翻译者詹姆斯·莫法特的书房里有三张桌子：第一张桌子上摆着他正在翻译的译稿；第二张桌子上摆的是他的一篇论文的原稿；第三张桌子上摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。
“这和农业上常用的一种科学种田方法类似，叫作‘间作套种’法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多。因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。
“所以我建议你把年度计划的事情也写在待办清单里，然后在工作之余穿插一些年度计划的事情，这不但会让你的工作更有效率，还不会太累。比如说你可以脑力与体力交替，写写PPT，做做年度计划里的深蹲，有条件的话也可以做做平板支撑。还可以抽象与具象交替，脑子里构思一个文档的时候，可以把这些构思写到白板上，或者画到白板上，这些不用花太多时间，但让你的精力变得更充沛了，看上去像是这幅图。”
“这个办法好！我明天就试试。对了，我还看到你把‘TRA项目总结文档’做了任务分解，分解成了三个步骤：收集项目资料、写大纲、完成文档。我平时也做任务分解，但我不一定会写出来。”
“首先，做任务分解的目的是让我们能利用好碎片时间，比如说你现在只有15分钟时间，可以写总结文档吗？写不完对吧，过一会儿又有10分钟时间，可以写总结文档吗？更不行啦，后面又有15分钟的时间，能写吗？还是写不完，所以结果会是怎样呢？下班后加班去写，因为那时候才有大段的时间完成这件事。
“如果做了任务分解就不一样了。如果有10分钟的时间，虽然写不完文档，但是收集一下写文档需要的资料是可以的吧？然后又有15分钟的时间，写不完文档，但是写个大纲是可以的吧？就这样，利用碎片时间把这个重要的事情在上班时间就搞定了！碎片时间比你想象的要多得多，不好好利用的话，它们就会偷偷溜走了。所以当有人说白天上班都忙别人的事情，只有下班以后才有时间忙自己的事情，我都会问他，有没有做任务分解，利用好上班时候的碎片时间呢？
“有兴趣的话你可以统计一下，一天下来花在微信上的时间有多少？”
“这个怎么统计啊？”
“你刚好用的是苹果手机，在设置—电池界面里，有个‘过去24小时’‘过去7天’，看到了吗？”
“看到了。”
“旁边还有一个表盘一样的图标，你点一下，就可以看到，在过去24小时里，你花在哪个App上的时间最多，前台工作时间基本上就是使用时间。怎么样，你显示的是什么？”
“哦……最花时间的是微信，这我一点都不意外，但是我竟然花了3小时在微信上！”
“哈哈哈，我原来在公司里做过一个小的统计，大家平均花2小时在微信上。你看看，我们一边抱怨着忙得没有时间，另一边却花了两个多小时的时间看微信，所以不要小看积累碎片时间的力量！”
“老付啊，你总是能击碎假象，让我看到事实，佩服、佩服。”
“这都是我自己走过的路嘛。你还能从这张清单上看到有什么不一样的地方？”
“我还看到‘跟David沟通项目’后面括号里你还写了‘登录账号、权限、性能优化’，这是什么意思呢？”
“哦，大部分人写待办清单的时候只把要做的事情写下来，而我会把做这件事大概的思路也简单记录一下。”
“这么做的好处是什么呢？”
“写清单的目的之一是让我们忘掉它，这样我们才会更专注手头的事情，效率才高。如果不把要做的事情都写下来，那么这些事就会在你脑袋里打架。比如写文档的时候突然开始想流程设计的事情，想一会儿流程设计的事又会想跟老板沟通的事，心是乱的，效率怎么会高？
“如果把要做的事情写下来，会好一些，这些事情就像从脑袋里剪切到纸上一样，脑袋里清净多了。但是如果只写下来这件事是什么，你还是会担心忘掉重要内容。比如写文档的时候就会突然想，我要跟老板沟通什么内容呢？还是很容易分心。我看过国外针对一家IT公司做的统计，你猜猜如果我们被打扰一次，要花多长时间才能重新进入专注状态呢？”
“不知道，15分钟吧！”
“差不多，平均13分钟。所以你看看自己每天分心多少次，被打扰多少次，就知道有多少时间是低效的。所以为了让自己更专注，我把跟David沟通的具体内容也写了下来。”小强简单算了一下，每天至少被打扰20次，20×13=260，也就是说四五个小时都是低效工作，这让小强有些惊讶。
“哦，我明白了！这个可以用来破解‘不是没时间，是没有立刻去做’，任务分解可以用来破解‘不是没时间，是没有大块时间’，把工作、生活、年度计划的事情写在一张清单上可以用来破解‘不是没时间，是没精力’。”
“是的，只要每天都用这样的方式来列清单和执行，自然就会有时间实现年度计划了。”
“厉害！厉害！这种列清单的方法叫什么名字，我也要学！”
“叫作4D工作法，可惜的是我没有找到这种方法的源头。所谓的4D是指：
Do it now：立即去做；
Delay it：计划去做；
Delegate it：授权去做；
Don't do it：尽量别做。
“每天遇到的所有事情，都可以用4D工作法决定下一步行动。”
“这看上去和你上次教我的四象限工作法有点像啊？”
“是的，不同的地方在于四象限工作法更偏向于判断事情的轻重缓急，而4D工作法更偏向于执行。既然你对四象限工作法已经很了解了，那我就重点说说怎么把4D工作法落实到待办清单上，其实就一句话：不管遇到什么样的事，迅速用4D工作法确定它的下一步行动，然后写在待办清单里。具体写法是这样的：第一，Do it now，立即去做的事情写在自由区，不一定非要写在最上面，只要你在这件事情上做好标记就可以，这样的事情在一上班的时候优先去完成。
“第二，Delay it，计划去做的事情有四类：（1）今天做，而且是约会，所谓约会就是固定时间点去做的事情，比如说下午2点开会，这就是到2点才能去做的事情，所以是约会，我把这类事情直接放到手机日历里；（2）今天某个时间段做的事情，我把它放在左侧的时间轴上，这是硬性时间，这段时间内我一定要排除干扰做这件事；（3）今天做，但什么时候做都行的事情，我把它写在右边的自由区，并且做任务分解；（4）今天别人交代给我的事情，但是将来才去做的，我就把它写到月历里。
“第三，Delegate it，授权去做的事情并不等于放权，我把一件事情授权给别人去做的时候，都会跟他确认一下什么时候给我回复。比如对方说三天后给结果，那么我就在日历里三天后设置一个提醒，到时候我就会跟进这件事情。
“第四，Don’t do it，尽量别做的事情我根本就不会写到清单里。
“用这样的方法列出来的待办清单就是刚才给你看的样子。”
“哦，这样子一下清晰了，把4D工作法落实到笔纸上，而且只要有了这样的流程，我用软件工具也一样可以这么做。不过我还有个问题，计划归计划，我每天总是会遇到很多临时突发的事情，让我措手不及，关于这个你有什么解决办法吗？”
“应对临时突发事件，绝大多数人都不是没有解决办法，而是心里烦。或者是把突发事件想得太可怕，甚至让这种情绪占据了整个大脑，所以才没办法应对临时突发事件。我给你讲个紫砂壶的故事。很久以前，一个人得到一把非常珍贵的紫砂壶，为防被盗，夜晚睡觉都把紫砂壶放在床头。一次，睡梦中他失手把紫砂壶的壶盖打翻在地。惊醒后，那人心想，壶盖打碎了，留着茶壶有什么用呢？于是，他一手抓起茶壶把它扔到了窗外。第二天起床，他发现壶盖掉在棉鞋上，完好无损。那人又悔又恼，一脚把壶盖踩得粉碎。早晨出门，他竟发现昨晚扔出窗外的茶壶，有惊无险地挂在树枝上……”
“这个人一定很郁闷啊！”小强捂着嘴笑了。
“所以遇到挫折或者别的什么突发事情，不要急着全盘放弃，别把突发事件当作特别可怕的事情，或许它并没有你想象中那么严重，我们完全可以把变化也当作计划的一部分。”
“嗯，明白了，先处理心情，再处理事情，是这个意思吧？”