让你抬头看路的甘特图

“让我们继续吧！”吃完两块点心后老付说，“刚才我们找到了年度目标，现在就要下降高度，列出具体的计划，为着陆做准备了。”老付在本子上项目旁边画了一架小飞机，然后接着说，“虽然都是人，但有些是比较内向的，有些是比较外向的；目标也一样，分为项目类型的目标和习惯类型的目标。”

“这个有意思！以前从没这么分过类，那么什么样的目标是项目类型的，什么样的目标是习惯类型的呢？”

“所谓习惯就是周期性去做的一件事，比如说健身的习惯，每周一、三、五都去健身房锻炼，这就是习惯。培养习惯的时候容易遇到的挑战是：

三分钟热度，这个不用解释；

很努力地坚持，但看不到效果，然后就放弃了，比如健身；

被打断了一次，灰心丧气，然后就不了了之了。

“所谓项目就是多个步骤完成的事情，比如说到台湾旅行，先要请好假，然后准备行程、买机票，等等，这就是项目。计划项目的时候容易遇到的挑战是：

总是拖到最后一刻才去做；

专注细节，忽略了整体进度；

多个项目同时进行的时候容易忙乱。

“所以我们把目标分为项目和习惯两类，用不同的方法制作计划。”老付说完倒掉茶壶里的茶，换了一些新的茶叶，有条不紊地从茶饼上撬下茶叶，从陶罐里取水，在铁壶里冲泡。

“但是我觉得好像有些事情既是项目又是习惯啊，比如说我想跑马拉松，前期要申请报名，然后分三个阶段训练。第一阶段，以身体适应中长距离慢跑为目的，每天6千米打底，周末尝试8～10千米的长距离慢跑。第二阶段，周跑量达到50千米，周末的长距离慢跑13千米起。第三阶段，增大跑量，坚持10天每天跑打底，周末长距离慢跑35千米。跑马拉松之前还要准备各种物品，这算是习惯还是项目啊？”

“你说得没错，确实有些目标既有项目的部分，也有习惯的部分，就像人都有理性的一面，也有感性的一面。我们只要把项目的部分按照计划项目的方式去做，习惯的部分按照培养习惯的方式去做，就可以了！”

“哦，明白了！问题到了你这里怎么都这么轻松就解决了啊？！佩服！”

“先别急着拍马屁，把你的目标九宫格拿出来，把你觉得是习惯类的目标，用圆圈标出来，项目类的目标，用三角标出来！”

“好的，每天阅读30分钟，这应该是习惯；写一本书，这是项目……画完啦！”

“说到项目，我想问一下，为什么你身上有那么多项目，都能游刃有余地搞定，而且还有时间玩呢？就像小时候我们班的学霸，整天跟我们一起打游戏、踢足球、滑旱冰，可一考试人家还是第一名。这背后一定有什么秘诀吧？”

“你觉得会是什么秘诀呢？”老付觉得茶叶泡得差不多了，就提起茶壶，把茶水都倒掉，然后又倒入一些开水，开始第二次冲泡茶叶。

“比如说你精力超级充沛，或者暗地里下了很多功夫，或者就是你学习能力太强了！”

“我一般都不喜欢回答什么‘背后的秘诀’这样的问题。人们之所以被项目搞得忙乱、没时间玩，不是因为自己先天精力不足，或者能力不够，而是一直羡慕别人、否定自己。其实原因无非这么几个：

“受虐狂：他知道需要一套管理项目的方法，但是一想到这个就觉得好麻烦，学起来又太辛苦，每次被人催的时候就像是被皮鞭抽一样，啪！啪！啪！被催=悲催啊！别人建议他做点改变，他总会说：‘唉，我就是这个样子了，而且你知道吗，其实抽一抽也挺爽的。’

“选择困难：有些人做项目总是很纠结，选择A方案还是B方案、选择A负责还是B负责、选择成本低的还是效果好的、选择今天做还是明天做，时间就在这种纠结当中飞逝了。他可能会把选择困难归为自己的性格问题，我不相信这种话，我认为这是没勇气承担做出选择的责任而已。

“极限生存上瘾：有些人总把事情拖到最后一刻才去做，就像小时候写暑假作业一样。一放假就疯狂地玩，把暑假作业忘到一边，虽然老爸老妈不停地在耳边唠叨：‘你想想看，早点把作业做完，能玩得更彻底呀！’这应该是work hard play hard（要学就学得扎实，要玩就玩得痛快）的家长版本。不过完全没用，邻居小孩一声召唤立刻跑出去玩，直到剩下最后两周的时候开始疯狂地补作业，效率极高。连自己都佩服自己的是，竟然真的用两周完成了别的小孩八周才完成的暑假作业，真是置之死地而后生的极限生存啊。可怕的是有些做项目的人活到30多岁，还在以这种方式做项目，他不是不想按部就班地完成，只是对极限生存上瘾了而已。

“所以你看，你宁愿受虐也不愿意改变，有方法又选择困难用不上，用上了还是前紧后松对极限生存上瘾。所以你就只能陷入项目的忙乱之中，没时间享受生活。”

“好吧……你赢了，那这个该怎么解决呢？”

“我这里有一张图 ，你盯着中间的黑点，看看会发生什么？”老付说着在手机上找到一幅图，拿给小强看。

“哇！黑点周围的颜色渐渐消失了，好神奇啊！”小强盯着图，看了几秒后说。

“是的，当你盯着黑点的时候，你会聚焦并且非常专注，进入一种心无旁骛的状态。在这种状态下，就像周围颜色渐渐消失一样，你会忽略周围所有的事情。比如玩游戏的时候会发现时间过得特别快，坐地铁看微信的时候很容易坐过站，出门之前还记得拿上钥匙但穿完鞋总是直接出门，我把这种状态叫作‘低头走路’。

“另外一种状态是‘抬头看路’。如果你停止盯着黑点看，观察整幅图，不深入某个细节，会发现所有的颜色又重新回来了，能够看到全局了。这就是我们做事情的两种不同的状态，你觉得哪种状态比较好？”

“我觉得是‘低头走路’，因为这样做事效率会比较高。”小强回答道。

“一直低头走路会撞到电线杆，一直抬头看路会掉进坑里。你不是说你听了很多课、订阅了很多专栏、学了很多东西，但依然没什么用吗？这就是因为你一直在抬头看路，没有低头走路，一直在输入信息，没有输出行动。

“所以我的做法是经常在这两种状态当中切换。比如有一次我要写一个比较重要的方案，但是坐在那里冥思苦想、抓耳挠腮就是写不出来。这时我无意中瞥见杯子里没水了，我就站起来到另外一个房间接杯水。走着走着，突然就冒出一个特别棒的想法，就像动画片里突然灯泡一亮的那种感觉，于是我连水也没顾上接，赶紧回去一气呵成地把方案搞定。

“如果我一直坐在那里想啊想，肯定还是什么都想不出来的，因为那时候是在埋头工作，也就是‘低头走路’。我站起来去接水的那个瞬间，切换到了‘抬头看路’状态：首先我从紧张工作切换到放松休息，而好的想法总是在放松的时候出现；然后我还从‘怎么做’这种战术思考，切换到‘目的是什么’这种整体战略思考，这种思考角度的变化，总是会有新的发现。

“做项目也是一样。低头做项目会因为一定要解决某个问题，或要追求完美，而忽略项目整体进度。所以我会做一个甘特图和倒推项目清单，搞定清单里的事就是在‘低头走路’，看甘特图中的项目进度，就是在‘抬头看路’。我经常在这两者当中切换。去年我就用这个方法完成了工作中的6个项目，我们部门比去年多赚了300万，同时我还去了3个国家旅行，读了50本书，减重15斤，还学习了太极拳。”

“你快教教我，我也要学！”

“我们用你年度计划里的项目举例吧。”老付说着，从旁边抽出一张空白的A4纸。

“标准的甘特图比较复杂，对我们管理年度计划中的项目来说，你可以用我简化后的版本。第一步，画图。准备一张A4纸，然后横过来，在三分之一位置画一条横线，在纵向的三分之一位置画一条竖线。横线上面标上12个刻度，表示12个月。然后把你年度九宫格里写的今年的目标一条一条地写在左下方的区域。

“第二步，填充。预估每个年度目标的起止时间，这时候最好打个草稿，写下计划完成每个项目的时间段，稍微调整一下，觉得没问题了，再画到甘特图上。具体画法是用空心的方框覆盖这个区域，比如说打算5～6月初实现英雄之旅，那么就从5月这里开始，画一个方框到6月过三分之一的位置，以此类推。这就是甘特图的第一个作用：让所有项目的进度一目了然。

“第三步，调整。年度计划不用调整得太频繁，每月一次就行了，我们可以每月的最后一天用来更新这幅甘特图。拿‘写时间管理书’来举例，这个月计划写完第一章，有可能会产生三种情况：

正常推进，第一章顺利写完了，那么就把这个月的进度涂成实心即可；

超前完成了，比如说不仅写完了第一章，第二章也完成了4000字，相当于提前完成了下个月三分之一的进度，那么可以把超前的部分也涂成实心，下个月就可以轻松一点；

进度滞后了，比如第一章只写了三分之二，那么就涂上一小段的进度，这就在提醒你，下个月要努力多写一点才能赶上进度。

“这就是甘特图的第二个作用：根据上个月项目的进展来调整下个月的计划，提前让你紧张起来，别总把事情拖到最后一刻才去补。对于极限生存上瘾的人，即使每个月都是一次极限生存，也不会影响整个项目的进度。就这简单的三步，一幅年度计划甘特图就画好啦。”

“一张图就能掌控全局的感觉真好！”

“你可以把这幅图贴在书桌前面，随时提醒你各个项目的进度。”老付边说边给小强倒了一杯茶，小强这次没有一口喝进去，他模仿老付的样子，慢慢地喝，喝完之后小强说：

“这是‘抬头看路’的甘特图，那‘低头走路’是怎么回事？” 5reONdVo/PJjFEFFlQjE2+EoRuuSjQMUFDlwlTY4KMDNM0zgNWbKG1QF1cvsPWJQ