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通过职务分析获得的信息通常用来编制职务说明和职务规范，作为今后企业进行招聘、选拔、培训与开发、绩效考核、薪酬管理等活动的依据。
职务说明是陈述职务的性质、主要职责、工作关系和环境等内容的一种书面文件。职务说明的内容通常包括职务识别、职务概要、职责、权限、绩效标准、相互关系和工作环境七个项目。
职务识别包括职务名称、隶属部门、职务编码和编写日期等。职务名称用来反映职务的性质，与其他职务区别开来。隶属部门指明某项职务在企业中的位置。职务编码是为了方便查找。编写日期则是标明职务说明的具体编写时间，作用是避免使用过时的职务说明。其中职务名称非常重要，因为企业在决定薪酬时会与其他企业比较，如果名称相同、职务性质不同，或职务性质相同、名称不同，比较结果会有很大差异。因此，职务名称应尽量采用通用名称，而且用词要简洁。
以简短的、摘要式的文字概括职务内容，向职工说明职务的性质、完成工作的方法和理由。例如，“按照药品生产质量管理规范的要求，完成片剂类药品的生产任务”。如果除主要职责外还承担其他次要职责，只列出主要职责。
职责表述的是某项职务承担的具体工作任务，是“做什么”而不是“怎么做”。每项职责都应有独立的意义，并标明所用的机器、设备和特殊工具。例如，“驾驶载重汽车运输货物”“说服顾客购买商品”等。职责项目可以按照重要性排列，也可以按照每项职责花费的时间多少排列，还可以按照技术或逻辑的顺序排列。
权限指职工的权限范围，包括作决定的权限、对其他人实施监督的权限、对下属的任用权限以及经费预算的权限等。例如，“购买5 000元以上物品的审批权”“职工3日内病假的批准权”“组长任免的提名权”等。
绩效标准指企业期望职工在执行每项任务时要达到的标准。例如，“当天收到的发票要在当天过账”“日产量不低于300件”“提前5天下达各班组月度生产计划”。一般来说，业务职位的任务具体，绩效标准容易确定；管理职位的任务广泛，绩效标准不易确定。
相互关系指某职位与上级和下级的联系以及在企业中的地位，包括接受监督和给予监督。例如，对销售部经理来说，要监督属下的推销员，同时接受总经理的监督。
工作环境指工作场所的物质条件，包括噪声、温度、粉尘、气味、光亮、危险程度等。例如，是室内工作还是户外工作，是地面工作还是高空工作或地下工作。
职务说明的内容项目取决于使用目的或用途。一般来说，职务识别、职务概要、职责三个项目是所有职务说明都应该有的，其他项目则视需要而定。例如，如果用于招聘和选择，还应包括职务规范和工作环境；如果用于授权，还应包括权限和相互关系；如果用于绩效考核，还应包括绩效标准和职务规范。
职务说明没有统一的格式要求，可以详尽，可以简略。对一些简单的或者技术性不强的职务，可以十分清楚地描述该项职务。但对一些复杂的或者技术性很强的职务，要详细具体地描述该项职务的内容就非常不容易，只能简略地概括该项职务。
表2-2是银行出纳的职务说明。
表2-2 银行出纳的职务说明
除自行编写职务说明之外，企业也可以参考一些标准化的职务说明。《中华人民共和国职业分类大典》将我国的职业归为8个大类，66个中类，413个小类，1 838个细类，并对每一职业类别的工作内容都有界定，企业可以参考使用。例如，推销员在大典中属于商业服务业大类，其职务内容主要包括：了解市场信息、寻找潜在客户；与客户洽谈、介绍产品；提供售前、售中、售后服务；办理商品的交付发运；处理商品销售过程中的纠纷；签订销售合同；结算货款。
职务规范是根据职务内容拟订的最低要求的任职资格，列明适合从事该项工作的人员必须具备的基本条件、个人特质、必须接受的训练等。职务规范的内容通常包括：所需知识、技能、体能条件、个性特点、教育程度、工作经验、专业资格等。对任职资格与任职条件的说明必须清楚、简明、直接和详尽。表2-3是银行出纳的职务规范。
职务规范可以是独立的文件，但在实际工作中，职务规范常常并入职务说明，作为其中的一个部分。
表2-3 银行出纳的职务规范
以受过训练的人和未受过训练的人为对象编写职务规范的要求是不一样的。如果是受过训练的人，职务规范可以集中在任职者的工作经历和相关培训的质量等方面。把受过训练的人安置到工作岗位上，确定人员素质的要求并不困难。如果是未受过训练的人，事情就复杂了，职务规范需要明确哪些个人特征（如生理特征、个性、兴趣或感知技巧）能够说明求职者具备胜任职务要求的潜力，或具备接受职务培训的潜力。例如，假定职务要求任职者在线路板生产线上进行细微操作，那么就要求求职者的手指非常灵活（可以通过测试了解求职者手指灵活的程度）。这就需要在职务规范中列出能有效地预测求职者适合从事该项职务的个人特征或要求。
确定职务要求有主观判断和统计分析两种方法。前者是根据主管或经理等有经验人员的判断来编写职务规范，回答要完成该职务的工作，任职者需要接受何种程度的教育，具备何种程度的智力，接受哪种培训。后者主要是说明显示人员特征的预测指标（如身高、智力、手指灵活度等）与显示职务绩效的表现指标之间的关系。
编写职务说明和职务规范需遵守如下准则：
（1）运用动词描述职责。每项职责的陈述必须以动词开头，例如，“签发成品放行条”“审核包装材料的设计稿和标准样张”。表2-4是编写职务说明常用动词表。
表2-4 编写职务说明常用动词表
（2）避免使用模棱两可的词语。使用的词语必须清晰，以保证使用该职务说明的人能正确理解说明的内容。模糊不清或有不同理解的词语应避免使用。例如，“进行”“开展”“做好”“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的”“典型的”“复杂的”“困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。
（3）注意动词搭配。避免使用“负责＋动词”的表述方法。例如，“负责组织”“负责组织领导”“负责提出”一类的表述都是不规范的，应当直接表述为“负责……”“组织……”“提出……”。但以下动词可以和其他动词搭配使用：协助、配合、参与。例如，“配合制定”“协助制定”“参与制定”。
（4）使用简短的语句。用来明确职责和工作内容的句子必须精练准确。句子结构应简单，例如，“检查主要设备、设施的运转状况”“监督外包单位的生产进度”。避免使用阅读起来困难的复杂句式。意义不确切的词有多种解释，容易引起混淆，并造成履行工作时的困难，因此，应避免使用此类词。
（5）指明职责范围。在界定职位时，要确保指明职责范围和性质，可以使用“按照经理的要求”或“为本部门”这样的句式来说明。例如，“根据生产部日生产计划，编制和下达各生产班组日生产计划”“编制供销部年、季、月工作计划”。要包括所有重要的工作关系。
（6）绩效标准要量化。尽可能用量化信息表示绩效标准，例如，“每月至少引荐3位新顾客”“提前5天下达各班组月度生产计划”“24小时内完成审核”。
（7）区分直接责任和管理责任。注意区分一个人实际执行的任务和需要他监督其他人执行的任务，以区别直接责任和管理责任。