任务一
准备账簿

任务导入

建账是会计工作得以开展的基础环节，面对市场上种类繁多的账簿和多种多样的账页格式，需要为会计主体购买哪些账簿、买多少册、买什么格式的账簿是摆在会计人员面前的问题。

任务目标

熟悉账簿的种类和账页的格式，能根据会计主体的实际情况为其选购满足会计工作需要的账簿。

任务考核

注：学生完成学习任务后，填写任务考核单并进行评价。标注“*”的结合实训1-1完成。

知识准备

建账就是会计人员依据会计法律的规定、会计核算工作的需要设置应用账簿。这看似是一个非常简单的问题，但通过建账过程可以看出一个人处理会计业务的能力及对企业业务的熟悉情况。为完成建账工作，首先应选择合适的账簿，然后启用账簿。

一、账簿的种类及格式

账簿的种类和格式多种多样，但一般可以按其用途、账页格式和外形特征等不同标准进行分类。

（一）按用途分类

按用途的不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

1．序时账簿

序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。序时账簿通常有两种：一种是用来登记全部经济业务发生情况的账簿，称为普通日记账；另一种是用来登记某一类经济业务发生情况的账簿，称为特种日记账。实际工作中，一般很少采用普通日记账，应用较为广泛的是特种日记账，一般只设现金日记账和银行存款日记账。

现金日记账是用来逐日反映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账。为了确保账簿的安全、完整，现金日记账必须采用订本式账簿，其账页格式一般采用“收入”（借方）、“支出”（贷方）和“余额”三栏式。现金日记账的格式如表1-1所示。

银行存款日记账是专门用来记录银行存款收入、付出及结余情况的一种特种日记账。银行存款日记账必须采用订本式账簿，其账页格式一般采用“收入”（借方）、“支出”（贷方）和“余额”三栏式。银行存款日记账的格式如表1-2所示。

2．分类账簿

分类账簿也称分类账，是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按其提供核算资料详略程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿两种。

（1）总分类账簿，亦称总分类账，简称总账。是按照总分类科目设置账户，用来分类登记经济业务事项的账簿，是提供各种资产、负债、所有者权益以及收入、费用、成本、利润等总括核算资料的分类账簿。

（2）明细分类账簿，亦称明细分类账，简称明细账。是根据需要按照某个总账科目所属的二级或三级明细科目开设账户，借以提供某项明细核算资料的分类账簿。

明细分类账是对总分类账记录内容的补充和具体化，并受总分类账的控制和统驭。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。

3．备查账簿

备查账簿也称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中未能记载的事项或记载不够详细的经济业务事项进行补充登记的账簿。它可以为某些经济业务的内容提供必要的参考资料，属于辅助性账簿。如应收票据备查登记簿（见表1-3）、租入固定资产备查登记簿等。

（二）按账页格式分类

按账页格式不同，可分为两栏式账簿、三栏式账簿、数量金额式账簿和多栏式账簿。

1．两栏式账簿

两栏式账簿是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。

2．三栏式账簿

三栏式账簿是指账簿的账页格式只开设借、贷、余（或收、付、余）三个栏目记录金额的账簿。这种格式适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的账户，各种日记账、总分类账以及记录债权、债务、资本的明细账一般采用三栏式账簿。其格式如表1-4所示。

3．数量金额式账簿

数量金额式账簿是在借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。这种格式适用于既需要进行金额核算又需要进行实物数量核算的各种财产物资的明细核算，如记录实物资产的“原材料”“库存商品”等财产物资的明细账。其格式如表1-5所示。

4．多栏式账簿

多栏式账簿是指在账簿的两个基本栏目（借方和贷方）中按需要分设若干专栏，在同一账页上集中反映各有关明细科目或某明细科目各明细项目的金额的账簿。这种格式的账簿适用于收入、成本、费用和成果的明细核算，如“主营业务收入”“生产成本”“管理费用”“本年利润”等科目的明细分类核算。其格式如表1-6所示。

（三）按外形特征分类

按外形特征不同，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1．订本式账簿

订本式账簿是启用之前就把一定数量具有相同专门格式的账页装订在一起，并对账页进行连续编号的账簿，它可以防止账页的散失或被故意抽换。

2．活页式账簿

活页式账簿是在账簿登记完毕之前并不把具有相同格式的用于记录同类经济业务的账页装订在一起，而是装在活页账夹中，当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号，可以根据需要随时抽放账页。

3．卡片式账簿

卡片式账簿是由一定数量的具有专门格式的卡片所组成的账簿。它可以跨年度长期使用而无须更换，但容易散失，常被放置于专门的卡片箱内。

二、购买账簿

设置账簿时，要根据单位实际需要，秉承科学合理、简明实用的原则，选择确定账簿的种类。一般情况下，每个单位都应设置现金日记账和银行存款日记账、总分类账、明细分类账，备查账应根据会计制度的规定和企业管理的需要设置。

（一）现金日记账

一般采用订本式账簿，账页格式为“借方”“贷方”“余额”三栏式。一般企业只设一本现金日记账。但如有外币，则应就不同的币种分设现金日记账。

（二）银行存款日记账

一般采用订本式账簿，账页格式为“借方”“贷方”“余额”三栏式。一般应根据每个银行账号单独设立一本账。如果企业只有一个基本账户，则设立一本银行存款日记账即可。

现金日记账和银行存款日记账的页数可根据企业业务量的大小选择购买100页的或200页的。

（三）总分类账

总分类账一般采用订本式账簿，账页格式一般采用“借方”“贷方”“余额”三栏式。

企业可根据业务量的多少及账务处理程序的需要购买一本或几本总分类账，一般企业只设一本总分类账，根据业务量大小可以选择购买100页的或200页的。总分类账包含企业所设置的全部账户的总括信息。

（四）明细分类账

一般采用活页式账簿，需要根据自身管理需要和外界各部门对企业信息资料的需求来购买不同格式的明细账页。对于“应收账款”“应付账款”等往来款项，要购买三栏式账页；对于“原材料”“库存商品”等存货类的，要购买数量金额式账页；对于“主营业务收入”“管理费用”“生产成本”等收入、费用、成本类的，要购买多栏式账页；另外，还有固定格式的账页，如“应交增值税”明细账页。

不同格式的账页具体设几本明细账完全视企业管理需要而定。业务简单且很少的企业，可以把所有的明细账户设在一本明细账上；业务量多的企业，可根据需要分别设往来款项明细账、库存材料明细账、材料采购明细账、固定资产明细账、生产成本明细账、制造费用明细账、职工薪酬明细账、应交增值税明细账等。

不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的，总体来讲，要依企业的规模、经济业务的繁简程度、会计人员的多少、采用的账务处理程序等来确定。但无论何种企业，至少应设置四册账：一册现金日记账；一册银行存款日记账；一册总分类账；一册活页明细账。一个企业刚成立时，会计人员一定要去会计商店购买这几种账簿和相关账页，然后根据明细账的多少选择所需要的封面和装订明细账用的账钉或线绳；另外，还要选购记账凭证、记账凭证封面、装订线、装订工具等（具体内容在后面介绍）。