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在时间管理的发展过程中，我们逐渐意识到时间和所需要做的事务联系起来之后，可以按照“轻重缓急”的原则将其划分。这就是天然存在的一个时间矩阵，如果你能找到自己的“四象限”矩阵，就知道该怎么管理时间会更加高效。
时间的“四象限”矩阵，在时间管理中能够起到很好的指导和规划作用，帮助我们在日常计划中，有条理地将事情分出轻重缓急，让我们的工作变得更加高效。简言之，通过“四象限”的时间管理法则，可以帮助你更好地做好自己的计划，筛选出重要的工作，并让自己的精力都放在重点事项上，这就是一种高效的时间管理模式。
很多人常常跟我抱怨说：“明明他们并没有偷懒，但是时间就在莫名其妙的情况下流逝了，结果是花费了大量的时间，也很难完成自己想做的事情，还显得时间很不够用，还导致他们大多数时间都处于一种忙碌，但是瞎忙的状态。”
其实，这归根结底是一种对时间管理的认知缺乏，在生活中我们也总会遇到这样或那样需要自己办的琐碎事情，如果不会对这些事情进行安排，不知道应该先做哪一件、事后做哪一件的话，我们就很容易在无所谓的事情上付出自己的大量精力和时间。因为杂乱无章的各项琐事，导致自己珍贵的时间被消耗了，从而进入到一种看似忙碌但做不出成果的状态中，这样导致的结果也非常简单，就是你的忙碌始终是在瞎忙，甚至越忙你的工作就越低效。
想要做到高效的时间管理，首先应该要对自己手头的工作进行一定的划分，知道应该将自己的主要精力放在哪些事情上，知道应该先做什么。通过对事项进行等级安排，我们就能将最主要的精力和最优先的级别放在最紧急最重要的事情上，这样才能保证自己的时间被最高效率地利用起来。
对生活中要处理的事务进行轻重缓急的排序，这就是一种天然存在的时间“四象限”矩阵，我们的工作就是找出它并加以实施。通过使用这种方法，你可以在做计划的时候，将自己的活动分类为这四个象限中的其中一个：
在上图所提供的这个“四象限”法则中，你可以看出它是建立在一个简单的坐标轴上的，其中横轴代表的是重要程度，越往右边就代表事务越重要，需要我们花费更多的精力和时间去对待，而纵轴则代表了它的紧急程度，越往上事务就越紧急，需要我们快点着手去做。
通过这两个轴，你杂乱无章的日常计划就被分成了四个象限，而不同的象限中，记录的事务代表着不同的意义。以前我们在管理时间的时候，习惯于进行日程规划，或者写计划表，现在有了“四象限”法则我们就可以将自己的日程计划填到这些象限中，在一开始做规划的时候，就考虑到紧急和重要的程度。“四象限”法则，简单且清楚明了地帮助我们筛选了哪些工作是最重要的，让我们明白哪些工作应该抓紧去做，而哪些工作可以放一放甚至交付给别人。
这种记录日程方式，对我们管理时间和规划自己的工作来讲，有着更加科学的作用，所以我们常说“四象限”法则是更先进的时间管理法的一部分。
通过这个列表，你会明白自己首先要执行的任务是什么—紧急又重要的工作。这些工作被放在了第一象限，这意味着你必须要立刻着手去做，而且要认真地去做，这些工作对你而言是不容忽视的。
除了将我们当前的大多数时间放在第一象限的工作上之外，我们还需要在解决完紧急又重要的工作后，去着手处理不紧急但同样重要的工作，第四象限的工作就是不紧急但重要的。举个简单的例子，当你和爱人吵架了，你想要跟他进行一番深切的恳谈时就应该意识到，这是一个不那么紧急，但非常重要的事情，当你忙碌的时候，可以暂时将这件事放一放，但你务必要将它写在日程中，并且认真妥当地考虑。对待重要但不紧急的事务，我们要耗费的精力其实是一样多的，甚至更多，只是在时间上可以有更宽松的安排，不必立刻就去做。
对待第三象限不重要又不紧急的事情时，你应该做的就是尽可能地将它们消除，或者交给别人去做。大多数人总是在毫无缘由地忙碌，就是将自己的大量时间放在了这些不重要又不紧急的事情上，导致自己精力浪费。
曾经有一个人说，如果我是比尔·盖茨，就算我的钢笔掉到了地上，我也不会弯腰去捡。因为很简单在我弯腰捡钢笔时，所耗费的时间就相当于我损失了一千美元。
一个成功者的时间是非常宝贵的，所以越是成功的人，就越会对自己的时间进行管理，他们懂得将所有的时间与精力用在刀刃上，而把那些不重要的事情交付给别人去做。这就是为什么有些工作明明可以自己完成，而那些CEO和经理们却还是要选择交给秘书—很简单，对他们来说，秘书能做的工作就是琐碎而不重要的，那些事情不应该占据他们太多的时间和精力。
所以想要成为一个高效的成功人士，首先你就要学会，将不重要也不紧急的事情，从自己的生命当中排除出去。
除此之外，那些第二象限的紧急但不重要的事情，一样也需要你学会“断舍离”。当你急着赶一个报告的时候，如果你的朋友打来电话，跟你倾诉家长里短，这就是一个需要立刻做但是又不重要的电话，你就应该进行取舍，决定是否要跟朋友现在进行交谈。有些时候你当前的工作就是这么着急，你的时间就是这么宝贵，所以你就不可以将它浪费在这样的事情上。
“四象限”法则就是将本来就存在于我们生活中的那些事务，以“四象限”的方式重新排列组合。这样一来，你看待它们的角度就发生了变化，就知道从紧急或重要程度上讲，你是否应该去做这些事。这可以很好地帮助我们进行时间管理，让我们的时间被更高效地利用起来。