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GTD工作法其实就是Getting Things Done的缩写，如果将其翻译成中文的话，意思就是“将事情做完”。没错，只要是能将事情做完，就是一种好的时间管理模式，有些时候时间管理就是这么简单。当然，将事情做完，对大多数人来说，其实并非说的那么容易，尤其是在一些重要的大事上，很多人连将事情做完都无法达成，更不要说将事情做好了。
如果你能合理安排自己的时间，懂得将时间划分得更好，你就完全可以做到将事情做完。所以我们才会推荐GTD工作法，通过这种工作方法来帮助我们管理自己的时间。
这一工作法的核心其实比较简单，就是要求我们要把自己需要做的事情记录下来，通过直观的方式来提醒自己，然后以合理的整合和安排，让我们的计划变得更有可行性，最终，执行这些事项。
当你的工作很多的时候，选择使用GTD工作法来安排时间，可以明显感受到自己的工作变得井井有条了，这就是一种管理能力的提升。比如前不久，行政处的一个朋友就跟我说，最近的工作非常多，他经常丢三落四，主管多次因为他的疏忽而批评他。更要紧的是，因为工作太多了，他经常忘记有些工作是否做过，导致一次次重复去做，不仅降低了自己的效率，而且在同事们眼里也是一种非常缺乏职业水平的表现。
我告诉他，人忙的时候确实更容易出错，因为一旦忙乱起来，我们就不能够清晰地认识即将要做的工作，更不要说将琐碎的事情全部都记在脑中。在这种情况下，将事项写下来一件件去做，做完之后及时进行回顾整理，划掉做过的事情，按部就班地去做下一项，能让我们的工作变得更加有条理。这能减轻我们的烦乱心态，也能避免花费精力去记这些不必要的事情，能让整个人变得更加轻松、更加高效。
这就是符合GTD理念的工作方式，而朋友按照我说的去做了之后，果然效率提升了不少。其实这种工作方法的核心理念非常简单，就是将你今天打算要做的事情都写下来，安排好每一步做什么。我们往往都不会把它们写下来，而是记在脑子里，这就导致自己在做一件事的时候，很难全神贯注，总是会想着还有其他的事情要做，但是当它落在纸上之后，你就会发现自己可以心无旁骛地去做手头的工作了，这样效率自然就有所提升。
让自己变专心，有些时候提升效率的程度不仅显而易见，甚至会让你大吃一惊。而且将其他的事情写在纸上，做一个简单的计划，也可以帮助你一直记着它们，这样你就不会在过于忙碌的时候忽略一些重要的事，导致出现一些不可控的麻烦。
很多时候阻碍我们上升的往往不是我们的能力，因为我们还没有到达能力的极限，就已经因为一些不好的工作习惯而寸步难行。比如很多时候，我们想要做的事情却很难落实，明明跟别人说自己一定能做到，最终却连开始都没有，而采用GTD的模式进行工作，更容易确保自己将该做的事情都落实下来。积少成多，最终可以在长远的人生道路上对我们产生积极的影响。
这种方式非常适用于拖延症患者。很多人之所以拖延，并不是因为自己感到疲倦，而是因为大量的事务积压在自己的脑子里，意识中认为自己要做很多事，就会产生心理上的抵触。然而最后回顾，你会发现自己所能做的，不过是打算中的一两件而已，你只是在想象当中非常忙碌，本身并不是这样。
GTD其实就是在两个方面帮助我们管理时间，并让自己的效率变得更高。第一个方面就是让大脑变得更加轻松，解放不必要的内存。很多时候，我们之所以做到的事情很少，就是因为自己想得太多，而一件事情想得越多，就越难以落实，你把它想得越难，就越不愿意开始。所以我们说这件事在你脑袋中所占的内存大小，跟你现实生活中完成进度多少是成反比的。因此，将要做的事情记录下来，其实就是从大脑里搬运到了笔记本上，解放了我们的大脑。
第二个方面则是帮助我们提升行动力。在想要做一件事的时候，我们往往并不会想到该怎么做，但当我们将这件事写下来的时候，就可以加深自己的思考，并且将这种计划变得更加具体。比如我们决定要在一天之内做好几件事，但如果你不写下来的话，你甚至连什么时候开始做、先做哪一件、怎样做，都不会去细想。而当你真正写下来的时候，你就明白了，自己应该怎样去做，相当于有了一个落实的指导计划，这种方式，无形之中就帮助我们提升了行动力。
这一理念拥有五个步骤，分别是收集、整理、组织、回顾和执行。如图所示，每个步骤都有它自己的特色，也都会对我们的工作产生一定的影响。
1.收集
我们首先要做的就是收集信息，将自己脑海中计划的事项罗列下来，同时将一些不成熟的想法也写下来。要记住，你只是收集信息，而不用考虑如何整理，所以你完全可以将这些看似烦琐的想法都罗列在一张纸上，唯一要确保的就是完整，千万不要有所遗漏。
这种方式其实相当于在转移我们大脑的压力，当你把这些提醒事项写在纸上的时候，就不用再记在脑子里给自己增添压力了。当你将这些烦琐的问题赶出自己的大脑后，你就可以进行下一步了。
2.整理
第二步就是对我们之前所收集的信息进行整理。我们收集时写下的有些事项是可以立刻实施的，有些却只是一个不成熟的想法，连可行性都未必有，此时，我们就需要通过整理，将其分门别类归置，然后明确自己应该先做什么后做什么、什么可以做、什么暂时不能做。
不能做的内容也并非就毫无意义了，你可以将它们整理在专门的资料夹中，也许以后遇到机会可以实施。
在我们整理的时候，有些事情其实占用的时间和精力并不多，比如发一个邮件、签一份文件等。此时你就要关注一下，是否能在两分钟之内将这件事做完，如果能的话就立刻着手去做，如果要耗费的时间比较长，那么就将它整理下来，放到下一个环节处理。
3.组织
整理之后，组织这一步骤应该算是最核心的步骤了。因为这一步骤不仅是要对整理的资料进行分析，还要制订出真正能够落实到行动上的计划。比如将要完成的事项重点应该在哪些地方、应该花费多长时间做完、做的时候应该注意什么步骤，这些都是在组织的时候，需要你去关注和确定的。
4.回顾
系统回顾也是一个关键的环节，每周我们都应该对自己的工作进行回顾和检查，这样你会发现有些工作可能已经过期了，不需要再完成，就可以将其从清单当中删掉。还有个事项，可能重要程度提升了，你就应该在清单当中提升它的级别，保障自己接下来能够更早的将这件事情完成。同时每周的回顾还是对上一周工作的总结和下一周工作的计划，通过这种回顾，我们可以对自己当前的工作状态和进程有非常深刻的了解，便于把握自己的工作节奏。
5.执行
任何计划，如果不能落实到行动上，都是空谈，再好的计划我们的目的也是为了更好的执行，所以这一环节才是重中之重。在具体的执行过程中，你还可以根据所面临的情况变化而调整原本的计划，通过不断调整来适应当前的工作状态。
记住一定要有执行力，如果你的执行力缺乏，在真正实施的时候没有办法下定决心提高自己的效率，那么前面所做的再多准备工作都是毫无用处的。
人不是机器，即便是机器，也有需要维修维护的时候，我们更需要适当的休息，才能保证接下来的工作可以有充沛的精力去完成。所以在进行时间管理的时候，一定要记住，张弛有度地安排自己的工作，留下足够的休息时间。否则的话，你不可能提高效率，反而会处于长时间的低效和疲惫当中。
这时候我建议大家可以采取“番茄工作法”来安排自己的时间，这种时间管理方式简单易行，不仅非常容易理解和实施，还有很多的相关App可以帮助我们对自己进行监督，让我们可以贯彻落实这种时间管理方法。
跟前面所介绍的GTD法比起来，“番茄工作法”显得更加详细和微观，前者只是对一天的工作进行了计划，而“番茄工作法”的时间安排则精确到了每半个小时，可以帮助我们将效率落实到每一个细节。
“番茄工作法”的原理很简单，你可以先选择一个想要完成的任务，然后设立一个番茄时钟。一个番茄时钟是25分钟，在这25分钟之内，你应该专注工作，保持注意力集中，不可以做任何与当前的工作无关的事情。等到25分钟之后，番茄时钟提醒你了，你就可以开始休息了。每一个番茄时钟之后，你都有5分钟的时间可以休息，休息时间结束之后，新一轮的番茄时钟又开始计时。
这就像我们平时上课的时候，每节课中间都会有一段休息时间一样，有利于我们在短暂的放松之后投入到下一节课的紧张学习中。只不过番茄时钟的划分时段比正常的课程更短暂，这样可以保证我们集中注意力的时间更久，不会因为长时间的伏案工作，而感觉到疲惫和精神涣散。
“番茄工作法”不但能够提高工作效率，而且每当你在番茄时钟内完成了计划，你就会感受到非常大的成就感和满足感。这种成就感可以转化为工作的积极性，帮助我们在工作中长时间保持更高效的状态。
我们可以用一个简单的案例来看一下，别人是如何用番茄时钟来规划自己的时间的。
小李每天都会用番茄时钟来详细规划自己的时间，早上八点半之后，小李就启动了第一个番茄时钟，在这25分钟之内，他将回顾昨天的工作，并且对今天的工作进行简单的计划，列出一个计划清单来按部就班完成。
做好这些整理之后，每天最开始的准备工作就完成了，这样要花费大概一个番茄时钟。
充分休息后开始第二个番茄时钟，小李会开始做今天最重要的工作，也就是列在清单当中最顶端的、紧急重要程度最高的事项。因为早晨是我们最清醒也是效率最高的时候，所以此时去挑战当天最重要的工作，不仅有助于提升工作质量，还保障了我们每天都能将最重要的工作完成好。
就这样坚持工作，四个番茄时钟之后，一般就到中午休息吃饭的时间了，这时我们可以正常进行午休。如果你发现四个番茄时钟之后你还可以工作，那么一定要记得先休息较长的一段时间，比如15～20分钟，这样才能保证你在下一轮的番茄时钟内能集中精力。
对小李来说，根据他的时间规划，四个番茄时钟刚好可以午休。下午两点之后，他再重新开始工作，下午的时间相对比较长，在达成了三到四个番茄时钟的工作之后，小李往往会选择好好休息，比如出门走一走，听歌放松一下等。
每天最后的番茄时钟可以用来整理当天的工作，并且对遗留下的工作进行记录，保证自己在第二天不会忘记，能够继续完成。这样安排一天，你会发现效率非常高，在工作时间内，你的每分钟都被利用了起来，而且因为有张弛有度的良好节奏，也不会感到很疲惫。
在这种高效之下，小李一般都能够完成自己的工作，所以他按时下班，晚饭之后有大量的时间可以留给自己。这样的效率是很多人不具备的，因此很多人在工作时段内完不成工作，还要加班加点来完成，那就是效率低下造成的负担和问题。
关于番茄时钟计划，我们需要注意下面几个原则，不能违背：
1.每个番茄时钟都是25分钟
其间绝对不可以做任何与任务不相关的事情，否则这个番茄时钟就是无效的。
2.时钟的周期较短
因时钟的周期较短，所以不存在半个番茄时钟，每个番茄时钟不可以被分开。
3.保证休闲时间
对于休闲的时间，不要用番茄时钟来安排，这样容易产生紧张感，影响身心放松。
4.不要过于压榨自己在每个番茄时钟内的效率
从根本上讲，番茄时钟能够让我们养成良好的工作习惯，有一个好的工作节奏，这样本身也是一种效率的提高。如果你过于追求短时间的高效，要求自己在每个番茄时钟内都以最高效率进行工作，往往会让自己感到疲惫，这样就很难长期坚持番茄时钟的工作法了。
5.你的作息安排应该适合自己的需求
不要为了追求高效和长时间的工作而压榨自己的精力，因为从长远来看，这绝对是不可取的。
6.如若缺乏一定的自制力，可以通过相关的番茄时钟App来监督自己
手机上有一些番茄时钟类的App，可以在开启时强制关闭手机的其他功能，比如只能拨打或接听电话，不能随意与他人聊天，也不能上网、看电影等，这就帮助我们戒掉了“网瘾”。要知道现在沉迷于手机“杀时间”的人很多，明明可以用来工作的时间，往往拿起手机看一下新闻，看一点有趣的视频就花费掉了，而这些番茄时钟App的强制功能，可以帮助我们抑制网络依赖，是一种很好的侧面监督的工具。