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谈判计划是谈判过程的初始阶段，包括在对交易内容进行可行性调查研究的基础上进行的计划，确定谈判主题，明确谈判要点，挑选谈判人员，草拟谈判方案以及制订谈判措施等。在谈判之前，我们需要制订一份完整的“商务谈判计划”，这既关系到谈判的结果，也直接影响谈判者自身公司的利益及其在公司的前途。
通常情况下，谈判的准备工作就是制订一个简单、具体而又有弹性的谈判计划。这个计划应尽量简洁，以便其他成员记住其重要内容。计划必须具体，不能只求简洁而忽略具体，既不要有所保留，也不要过分细致。而且，这个计划还需要有弹性，谈判者需要善于领会对方的谈话意图，判断对方的想法与自己的计划的区别所在，从而灵活地对谈判计划进行调整。
1.组建谈判团队
一个优秀的谈判团队除了必须具备相应的专业技术知识外，还必须具备一定的谈判经验，而且能够融洽地处理成员之间的关系以及与谈判对手的关系。为了使谈判高效运作，谈判团队可以由谈判组长、技术专家、商务专家、财务专家、法律专家、后勤保障人员等组成。
2.谈判成员分工
按照谈判小组成员的各自特长，进行合理分工，明确责任范围，关键是解决在分工基础上的小组成员的全面合作问题。在确定谈判小组成员后，可以组织一次全体成员会议，将所了解的对方的全部情况向全体成员详细说明，进行明确分工，强调团体合作。
3.拟订谈判目标
谈判目标必须明确、具体，同时，谈判团队的成员应该清楚认识到这是谈判的重要原则，所有的谈判工作都必须围绕谈判目标的实现而开展。简单地说，谈判的所有活动都将围绕这一个谈判目标展开，谈判结束后势必达到这个谈判目标。
4.确定谈判的地点
通常情况下，假如谈判需要进行两场以上，那己方与对方都将准备一个谈判地点。为了避免在对方公司谈判时的被动局面，我们可以将谈判主场安排在接待对方代表的酒店，如此一来，下一轮在对方所在地谈判时也可以要求在酒店会议室进行，这样是公平、合理的。安排在对方所住的酒店可以让对方代表消除由于第一次到己方所造成的陌生和紧张的感觉，有利于创造良好的谈判开局气氛。尽管会增加酒店会议室的费用，但这样做是值得的。
5.确定谈判日程
拟定时间表与对方协商，或者确认对方拟定的时间表，确认时间、议题，以及预期达到的结果。在不能按照预期进行谈判时要采取补救措施，如某天没能就某议题达成协议则利用晚上的时间继续谈判，一周未能达成一致则利用周末继续谈判，或者暂缓谈判安排另外时间或延长时间等。
若是一次谈判不可能达成最后协议，还需要安排第二轮谈判。所以谈判日程应尽量安排紧凑一些，最好能在一天之内全部安排完毕，留下足够的时间安排对方代表考察己方公司，向对方展示己方实力。若对方谈判代表是第一次到己方所在地，按照惯例必须安排对方代表在己方所在地的旅游活动，从而给对方谈判人员留下良好的印象。第一次谈判只需要就主要议题进行安排，安排不完或这次不能达成协议的议题，可以暂且放在下次进行。
6.拟订谈判策略
按照谈判日程，面对不同的谈判阶段制定完善的谈判策略，简单地用文字表述出来，以便谈判成员熟记于心。比如，在开局阶段，己方在作公司介绍时要重点介绍哪些知名企业是己方的长期用户，己方公司为这些企业在保证产品质量、降低成本方面做了哪些贡献；在报价阶段，为了展现己方的真诚，在报价原则上直接报出己方可以给对方降低产品成本的各方面的帮助，为后面的谈判留下足够的空间。
而在议价的阶段，则需要重点强调己方可以为对方降低产品成本，毕竟这是对方最关心的事情；在让步策略上，要在提供己方的专业知识及经验方面作出比较大的让步，即便对方不要求，在知识及经验的传播上我们也应不遗余力。
7.搜集谈判资料
可以由谈判小组的后勤保障人员列出相关信息资料列表，逐一准备，包括背景资料、行业资料、对方信息资料、相关法律资料、相关标准资料、技术资料、产品或服务资料、商务资料、财务资料等。
8.准备合同文本
通常来说，谈判结束后再准备合同是不利于己方的，毕竟匆忙地准备合同必然会产生遗漏。不论对方是否准备合同文本，己方都需要作好充分的准备，即便最后是按照对方的合同文本进行合同条款谈判，己方也需要准备合同文本，避免陷入合同陷阱。所以，谈判小组成员的法律专家应起草一份合同文本作为准备，若是谈判进行得顺利，在第一轮谈判结束时基本达成一致，己方应主动提交合同；若谈判不成功，则留待下次使用。
9.准备一套应急方案
双方毕竟是第一次进行商务谈判，彼此都不太了解。为了让谈判顺利进行，给对方谈判人员留下美好的印象；再加上本次谈判是在己方所在地进行，对方代表在许多事情上不像在自己所在地那样方便；另外，还有许多意外的事情发生是我们无法预料的，所以应该考虑得更周全。
比如，在成员方面。若确定的谈判成员由于公司其他事情或个人的原因不能按时到达，应由谁替代？谈判过程中，由于某位成员有紧急事情而不能继续谈判，临时从公司抽调人又来不及，这时如何安排？
在场地及设备方面，己方考虑的是在酒店会议室谈判，不会像在公司那样方便，那就必须考虑到电力、设备等故障的应急处理措施，通常这些在签订会议室使用合同时就应要求酒店给出方案。