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另外一种在工作之前设定优先顺序的途径就是将紧急的事情和重要的事情进行区分。紧急的事情是指那些时间紧迫的事情，例如，打电话或者其他紧急的事情。重要的事情是指那些无论你完成与否，都会产生严重后果的事情（请参见图2-1）。
图2-1 紧急的事情vs.重要的事情
■我们把那些既紧急又重要的事情称为“迫在眉睫”的事情。这些就是你应当马上去做的事情。你的工作成功与否与它们密切相关。如果你无法完成一件既紧急又重要的工作，那么后果将是非常严重的。这种类型的工作通常会与外部需求和其他人联系在一起。很多人的时间都会花费在这些既紧急又重要的工作当中。
■通常情况下，你可以把那些重要且不紧急的工作稍微搁置一下。从长远来看，这些工作非常有可能产生严重的后果，它们有可能是积极的，也有可能是消极的。
例如，起草一份重要的报告、进行某一学科的学习、多花一些时间陪伴自己的孩子以及进行塑身锻炼等，都属于重要但不紧急的事情。你可以把这些工作暂时放一放，并且要经常这么做。从长期来看，这些工作会产生重要的积极影响或者重要的消极影响。
这些任务和工作会让你充分地利用杠杆作用，并且让你取得的成就实现多倍增长。从长远来看，你花费在那些重要且不紧急的工作上面的时间越多，你的工作就越有效率。
■紧急而不重要的工作包括：给想找你谈事儿的同事打电话和收邮件。很显然，这些事情非常紧急，但是它们所产生的后果却一点儿也不重要。大多数人都将时间花费在这种紧急而不重要的工作上面了。而在非常繁忙的时候，他们却又逃避现实，声称自己正在做着有价值的事情，尽管这些事情很少是真实的。
■那些既不紧急又不重要的工作实际上就是在浪费你的时间，特别是当这些工作影响到你从事更加有效率的活动的时候。很多人都将自己一半的时间浪费在了这些既不紧急又不重要的工作上面。正是因为他们在工作的时候做这些事情，所以他们才会错误地认为自己正在干着有价值的工作。
提高自己工作效率的关键在于你要将精力集中在那些紧急而又重要的工作上，然后再关注那些重要且不紧急的工作。同时，你必须把其他工作搁置、延期、外包甚至取消。你必须阻止自己去做那些紧急但不重要的工作，以及既不紧急又不重要的工作。