5.1　用图形来诠释文字和数字

一本小说即使读上许多遍，久了还是会忘记，但看电影就只需跟着故事情节的发展去感受每一个画面，即使只看一遍，过一阵子还能记忆犹新。同样地，要想让观众尽可能记住演示文稿的内容，就要尽量少用大量的文字，使用更为形象的图形替代部分文字，会让您的演示文稿变得像电影一样生动。

如图5-1所示，您是不是经常看到这样的演示文稿呢？虽然使用了项目符号列出数据，并使用红色字体来强调主要内容，但较长的段落还是让您没耐心读下去。所以为什么不使用更形象化的表达方式呢？

在幻灯片中插入自选形状

在“插入”选项卡下单击“插图”组中的“形状”按钮，如右图所示，在展开的列表中单击形状，然后在幻灯片中拖动鼠标绘制形状即可。

如图5-2所示，幻灯片中插入了多个“圆角右箭头”形状对企业的发展历程进行梳理，观众可以快速地获取企业在各个年份的大事件，并对各个事件记忆深刻。

更改插入的自选形状

如果插入的自选形状不适用于当前的幻灯片，可选中形状后，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“插入形状”组中的“编辑形状”按钮，将鼠标指针指向“更改形状”选项，如下图所示，在展开的列表中选择合适的样式即可。

如图5-3所示，该幻灯片以树的成长过程对企业的发展历程进行了归纳，各个事件对应的树都是由多个形状组成的，这样的幻灯片既能够让观众快速且清晰地查看各个时间对应的事件，又具有一定的趣味性。

编辑形状顶点

如果觉得插入的形状太死板，不能很美观地表达文本内容，可对形状的顶点进行编辑。

选中形状后，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“插入形状”组中的“编辑形状”按钮，在展开的列表中单击“编辑顶点”选项，如下图所示。

如图5-4所示的幻灯片，背景图片的选择符合国际象棋比赛的主题，但是，内容部分却显得平淡，只是简单地使用文字描述了冠、亚、季军的姓名。显然，它的问题在于还不够直观和形象化。

合并形状

除了编辑顶点，还可以通过合并形状功能制作出特别的形状效果。

选中要合并的多个形状后，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“插入形状”组中的“合并形状”按钮，如下图所示，在展开的列表中单击合适的合并选项。

按比例缩放图片

如果要按比例缩放幻灯片中插入的图片，可选中插入的多张图片后，在“图片工具-格式”选项卡下单击“大小”组中的对话框启动器，在打开的“设置图片格式”窗格中设置“缩放高度”和“缩放宽度”的大小，如下图所示。

如图5-5所示，使用金、银、铜牌的图形来分别代表冠、亚、季军，与图5-4中的幻灯片相比，是不是能让观众更容易记住冠、亚、季军的姓名呢？

思维是无限的，在幻灯片的设计中，只有想不到，没有做不到。同样的主题，表现的形式有很多，如图5-6所示的幻灯片使用了一组三级台阶的形状来代表冠、亚、季军，每个台阶上下还分别使用文字和数字给出了姓名和名次，是不是很直观呢？

取消组合多个形状

如果想要取消组合的多个形状，则可选中组合的形状，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“排列”组中的“组合”按钮，在展开的列表中单击“取消组合”选项，如下图所示。

无论是用于阅读还是用于演示，演示文稿都离不开数据，如何让观众记住枯燥的数据呢？实际上，将数据图形化等方式就可以使数据更形象。

如图5-7所示，在该幻灯片中，观众能够快速获取产品A和产品B的销售占比数据，并能够明显地看出产品A的销售占比大于产品B的销售占比。

旋转形状

单击要旋转的形状对象顶端的旋转手柄，然后沿所需方向拖动即可，如下图所示。

如图5-8所示，从该幻灯片中能够直观获取各个年份对应的市场份额百分比，且插入的形状在填充颜色上也具有一定的美感。

填充形状颜色

选中形状，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“形状样式”组中“形状填充”右侧的下三角按钮，如下图所示，在展开的列表中选择合适的填充颜色即可。

如图5-9所示，在该幻灯片中，根据各个行业的采购指数数据使用了不同长度的形状，如此一来各个行业在各个指数中的变化就一目了然了。

设置形状轮廓颜色

选中形状，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“形状样式”组中“形状轮廓”右侧的下三角按钮，如下图所示，在展开的列表中选择合适的轮廓颜色。

如图5-10所示，幻灯片中通过插入多个高低不同的箭头对最近三年的销售额情况进行了展示，并对箭头的形状效果进行了设置，是不是既直观又形象呢？

设置形状的效果

选中形状，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“形状样式”组中的“形状效果”按钮，如下图所示，在展开的列表中选择形状效果。