3.1　返璞归真的艺术
——文字的设计

图表、图形在现代商务演示文稿中的地位似乎越来越重要，甚至有人称演示已跨入一个读图的时代，但无论图片多么精美，文字永远是演示文稿的表述基础。

如果您对演示文稿的认识还停留在将Word文档里的大段文字复制到幻灯片中，那只能遗憾地说您的确不懂演示文稿。如果演示文稿仅仅是将Word文档搬上投影仪，那它还有存在的必要吗？演示文稿的确离不开文字，但优秀的演示文稿中的文字是需要反复提炼、精简的，文字的字体、字号和颜色也都是需要进行精心设计的。

演示文稿中文字内容的基本要求如下：

★可读性要高；

★位置必须符合整体要求；

★在视觉上应给人以美感；

★在设计上要富于创造性。

3.1.1　文字在精不在多——内容的提炼

一份看似精美的演示文稿却让人不知所云，也就失去了它存在的价值。在演示文稿的设计中，永远是内容大于形式的。但演示文稿中的内容不需要辞藻华丽，不需要长篇大论，需要的是一语中的、直指目标、短小精悍。

也就是说，演示文稿中的文字内容不同于Word文档或其他文本类型的文档，更不能直接将文本文件中的内容剪切、粘贴到演示文稿中。演示文稿中的文字需要设计，但并不是为了设计而设计，文字设计的根本目的是为了更有效地传达演讲者的意图，表达设计的主题和构想。

演示文稿中的文字应避免繁、杂、零、乱。近年来，在演示文稿设计圈内流行一句话“文字是用来瞟的，不是用来读的”，也充分反映了演示文稿中的文字需要浓缩、提炼和放大。如果您的文字在幻灯片中“瞟”不清楚，那么也许内容还应该再精简一些，字体还应该更大一些！

如图3-1所示，这样的一张幻灯片，如果您是观众，能知道它在讲什么吗？“瞟”上一眼，第一感觉可能是要介绍一下手机，但看了文字后，才发现它想讲的主要内容是手机的定位功能。过多的文字内容难以直观呈现要表达的重点。

将幻灯片设置为宽屏模式

在“设计”选项卡下单击“自定义”组中的“幻灯片大小”按钮，在展开的列表中单击“自定义大小”选项，打开“幻灯片大小”对话框，在“幻灯片大小”列表中选择“全屏显示（16：9）”，如下图所示。

图3-1幻灯片中的文字内容太需要精简和提炼了，试着不讲解定位的具体距离，只用一个词说明该手机的定位功能，即“精确”，然后加上一句话来进一步说明该功能的好处，如图3-2所示。这样，是不是比图3-1的可读性强了一些呢？

将内容显示为多栏

如果幻灯片中输入的内容无法精简，可为其设置分栏效果，从而达到视觉效果上的精简和提炼。

在“开始”选项卡下单击“段落”组中的“添加或删除栏”按钮，如下图所示，在展开的列表中选择需要的栏数。

3.1.2　增强可读性——字体、字号、颜色设置

能被观众读懂是演示文稿设计最直接的目的，无论是标题还是正文，其字体和字号都是设计的关键之一。在设计字体和字号时，保证可读性是最基本的原则，在保证可读性的基础上还需要增加视觉美感。

想让标题文字突出、醒目，可使用无衬线字体，而在字号的选择上，则应使用较大字号。如图3-3所示，使用无衬线字体“微软雅黑”和“72”磅的大字号，可以清晰地传递本幻灯片的主要内容。

什么是无衬线字体

无衬线字体是指在笔画开始及结束的地方没有额外的装饰，笔画的粗细大致相同的字体。该种字体的特点是比较醒目，但容易造成字母辨认的困扰，常会出现来回重读及上下行错乱的情形，因此常被应用于标题或表格内需要突出的地方。常见的中文无衬线字体有“黑体”和“幼圆”等。

正文的设计应以可读性高、缓解视觉疲劳为基准，因此可选择衬线字体，图3-4所示的幻灯片正文即使用了衬线字体“华文中宋”。

什么是衬线字体

衬线字体是指在字的笔画开始及结束的地方有额外的装饰，且笔画的粗细会因横竖的不同而有所不同的字体。因为衬线字体强调笔画的开始及结束，因此比较易于前后连续地辨识，可读性比较高，常用于文字较多的段落中。常见的中文衬线字体有“宋体”和“华文中宋”等。

如图3-5所示，想要突出文本“我就是认真”，则可增大其字号并加粗，从而使观众能够知道演讲者想要重点突出的内容。

设置文本的字体格式

想要设置幻灯片中文本的字体、字号和字形等效果，可选中文本后，在“开始”选项卡下的“字体”组中设置，如下图所示。

除了通过增大字号和加粗文字的方法来突出关键的信息以外，还可以通过设置字体颜色，使之更加醒目，加深观众的印象。例如，在图3-6中，在浅色背景、黑色文字的幻灯片中将关键数据设置为更加醒目的红色字体。

如何选择恰当的标题字体

其实严格来说，字体的选择并没有什么规范，通常是根据内容、主题及场合来设定的。如果是比较正式严肃的演示文稿，则最好选择庄重、正规的字体，如黑体等；如果是非正式或轻松的演示文稿，则可以使用活泼一些的字体，如行楷和华文宋体等。字体选用是一个有经验的专业设计师也会头疼的问题，初学者应加以重视，最保险的办法就是使用风格比较成熟的字体。

如图3-7所示，该幻灯片中使用了不同颜色的文本作为标题，这样的组合与对比，再配上一些恰到好处的图片和形状，可将“低碳”深深地印入观众的内心。

使用取色器取色

若要为文本快速应用幻灯片中的颜色，可在“开始”选项卡下单击“字体”组中的“字体颜色”下三角按钮，在展开的列表中单击“取色器”，如下图所示，单击要使用的颜色。

3.1.3　富于创造性——文字的对比和组合设计

除了通过设置字体格式来增加演示文稿的美观性，还可以发挥您的想象力和创造力，对幻灯片中的文本进行对比和组合设计，从而突出重点内容，牢牢抓住观众的眼球。

如图3-8所示，“经典”文本最为突出，其在幻灯片中字号最大，并应用了具有强调作用的加粗效果和下画线。次要文本“黑与白”被添加了倾斜的字形效果，使其相比于“经典”文本更加低调。英文文本“CLASSIC”和“BLACK AND WHITE”仿佛就是背景自带的，实际上是添加的文本框。

设置文字的阴影效果

选中要设置阴影的文字，在“绘图工具-格式”选项卡下单击“艺术字样式”组中的“文本效果”按钮，如下图所示，在展开的列表中单击“阴影”选项，从展开的级联列表中选择合适的阴影样式或自己设置阴影效果。