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桌面演练的场地应满足演练范围和出席人数的需求，如果没有专门的演练室，会议室和宴会厅也是理想的场所。演练室原则上要求远离娱乐喧哗场所。桌面演练按照演练场景的要求布置场地，设有导调组的演练有三种场地形式可供选择。
会议室的大小，可根据参演者人数来决定。一般20人需要会议室的面积为50～60平方米。演练会议室的桌椅按U字形摆放，功能组在指挥部的侧面，导调组在指挥部的后面，如图4-1所示。
图4-1 演练会议室布局
采用这种场地形式，一是导调组可以近距离观察桌面演练的过程，随时调整场景信息的内容和传递速度；二是导调组可以全面掌控演练的全过程。
一个会议室作为桌面演练场地，在该会议室旁边另设置一个会议室作为桌面演练控制中心的场地（即导调室）。导调组通过摄像头和音频信息传递设备等，实时观察桌面演练过程并根据演练进程提供动态信息。采用这种场地形式的好处：一是具有真实感；二是不受外界干扰。
桌面演练用两个会议室分别作为导调室和演练室的情况，如图4-所示。
图4-2 导调室和演练室布局图
采用联合指挥部方式进行的桌面演练可能需要利用多个会议室同时进行演练，演练会议室桌椅一般呈U字形摆放。各分指挥部导调组在指挥部成员的后侧或侧面就座。联合指挥部桌面演练对于不同演练场所的交互联系沟通要求比较高，往往要求不同场所之间保持联络顺畅，必要时要求相互可视，如图4-3所示。
图4-3 多个演练室的布局（一）
有的桌面演练设置了新闻发布环节，因此实施过程可能会有主演练会议室、导调室和新闻发布室三个场所，这同样要求三个场所之间保持联络顺畅，必要时要求相互可视，如图4-4所示。
图4-4 多个演练室的布局（二）
无论哪种演练场所，均要求为所有相关人员准备足够的桌椅，并根据不同类型的特点进行布置。例如，需要参演者面对面讨论问题的演练，桌子排成U形最有利于互动。桌子的安排也应尽可能方便参演者与演练现场导调员交流。每个U形座次的人数限制在12～15人，避免过度拥挤和声音嘈杂。
为顺利开展应急演练，演练组织者需要在现场提前准备好各项演练指导资料和演练必需物品，并提前一天确认会议室情况。各种资料和物品需在演练前1～2天准备完毕，并在演练开始前放置到位，以确保演练过程中有资料可查、有物品可用。
如果演练会议室设备设施较多，在正式演练前，至少提前一天对设备设施进行试运行，确保演练时能够正常使用。
桌面演练要提前准备的纸质信息资料主要包括工作人员手册、参演者手册和观摩人员手册。
基于推演系统的桌面演练，在演练时可能会基于推演系统展开，因此在演练前需要对推演系统进行测试，并将相关资料录入到演练系统，包括场景信息、地图、电子文档、视频等，并将信息按时间节点及分组进行排列，以便于演练时按演练流程及设计进行推送。而其他桌面演练则需要提前将相关电子资料录入到用于投影展示的电脑系统中。
多媒体演示可以增强演练的真实性，因而是桌面演练的一个重要条件。应提前准备好视听设备，并指定具体人员负责，以确保设备正常运转。视听设备包括但不限于：投影屏幕、录像机、投影仪、电脑、喇叭、话筒（领夹式、手持式或讲台式）、摄像头等。
应在演练前采购地图、笔记本、黑板架、白板、翻页板、白纸、笔等，具体数量根据演练需求而定。
为了便于反复演练，演练组织者可以定制演练标配工具箱，如图4-5所示。
图4-5 桌面演练标配工具箱
桌签、座位牌要清晰地标示每个参演者，演练开始前将其放置在桌子上。桌签或座位牌打印时要注意美观和易辨识。此外，根据演练要求应给不同小组分别设置一个桌面标识牌，标示该小组所代表的职能。
一些大的桌面标识牌在采用竖向打印时，尽量不要选用白底黑字，可选用红色或其他颜色的纸张打印。
桌面演练时，为了增强现场感或为了安全，有的演练可能会要求参演者佩戴徽章或一定形式的标示物，如彩带、帽子、马夹等。演练前，应将这些徽章或标示物分发到参演者手中，并告知这些徽章或标示物所代表的意义。
对于持续时间比较长的演练，需要准备必要的水或茶点。
主要包括固定电话、移动电话、对讲机、海事电话、传真机、计算机、无线局域网、视频通信器材和其他配套器材等。应尽可能使用已有通信器材。应急演练过程中，应急指挥机构及相关人员之间要有及时可靠的信息传递渠道。根据演练需要，可以采用多种公用或专用通信系统，必要时可组建演练专用通信与信息网络，确保演练控制信息的快速传递。
如果桌面演练模拟程度比较高，通信设备是非常必要的。不过，在大部分桌面演练中，通常提倡电子设备和书面信息共同使用，目的是避免过度使用和依赖电话。在演练中大量使用通信设备可能会出现如下问题：
（1）使参演者过度关注沟通问题，偏离演练目标。
（2）演练室嘈杂吵闹，不利于控制演练秩序。
基于上述原因，一些应急演练组织者会舍弃演练中大量使用通信设备。在模拟演练中，使用电子通信设备应该根据展示和处置情景事件的需要有选择地安排。
若电话为桌面演练的主要通信方式，则可能会使用已有的电话。有时，为了保障必要的通信联系，需要安装专用线路。
为保障通信，应注意以下几点：
（1）在参演者手册中准备一个现场布置图，布置图除标明各组所在位置外，还需要注明不同人员的电话号码，便于演练人员沟通。标注要清晰、简洁。
（2）参演者手册中应该说明通信程序，场景信息清单中应该标明信息条发送对象。
（3）如果没有电话，可以采用其他形式，如：面对面沟通或传递纸条。