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复杂桌面演练的组织者主要有导调员、模拟员、技术支持人员。其中，导调员是对参演人员进行引导、对演练进程进行调控的人员，是演练的真正控制者；模拟员是扮演演练场外角色的人员，主要在导调员的领导下工作；技术支持人员是对演练现场的软、硬件系统进行操控、提供技术保障的人员。
在一个小型演练中，可由少数几个人来担任导调员、模拟员。但在大规模演练中，则需要更多的人来担任这些角色。
导调员通常是由若干人组成的导调团队，或称为导调组。导调员是复杂桌面演练的核心组织者，往往也是演练的前期设计开发者。
如果演练时间较短，内容结构较为简单，导调员能力较强，则导调员可以由一人担任；如果演练是在一个单一演练地点（包括一个楼宇内的多个房间）进行，导调员可以是一个导调组；如果演练分布在多个地点（如多个不同的城市），则导调员需要分为多个导调组，分别对各个不同地点的参演人员进行导调。
导调员的统一领导者称为总导调或导调组长。如果有多个导调组，则各导调组要分别设立导调组长，导调组长之上设总导调。总导调之下可设总导调助理或副总导调。
导调员通常可从演练设计团队中选拔。由于演练设计团队人员对演练非常熟悉，因此他们能确保演练任务顺利实施并使演练达到预期效果。
此外，在演练现场，还需要有演练主持人，负责站在前台对参演者进行指导。演练主持人可以由总导调担任，也可以单独设立。一般来说，单独设立的演练主持人要接受总导调的统一领导。
导调员要监控演练的总体实施情况，确保演练按计划进行，并实现演练预期目标。
导调员必须从整体上监控演练，并能够对演练进程作出快速思考和判断。有时候，参演者会脱离演练方案的安排，做出一些出乎意料的举动。此时，导调员必须及时对此做出应对。
导调员的主要职责包括：
（1）确保模拟人员在演练之前得到适当的培训；
（2）引导参演人员进入演练情境中；
（3）提出演练的具体要求；
（4）以主情境事件表为依据，监控事件的发展进程，管理信息的输入；
（5）在演练偏离方向时，作出增加随机信息的决策；
（6）根据需要适时调节演练速度，当演练拖沓或受阻时输入更多必要信息，当演练进程混乱时省略一些可有可无的信息；
（7）在整个演练中确保有序性和专业性。
为了对演练做好恰当准备，导调员应该拥有下述材料：
（1）演练目标清单；
（2）演练信息；
（3）参演者名单；
（4）辖区或组织可用的应急资源清单。
就导调人员而言，演练前作一个简短的情况说明，以确定组成人员，往往非常有用。之后，导调员应该对模拟员进行适当培训，以确保他们熟悉演练情景、演练目标和所需资源，理解所要传送的信息。
导调员是演练导调组的中坚力量。其基本职责是在总导调的统一指挥协调下，具体指导各模拟员向参演者传递信息，并组织模拟员回应参演者信息。其工作目标是使整个演练过程成为一个有机衔接的整体，实现演练目的。
导调员的工作流程是：
（1）明确规则。在总体演练导入后、正式演练开始前，向模拟员介绍模拟员行为规则：听从导调员安排，在导调员同意的情况下发出模拟信息；接收参演者反馈信息时，要填写回复内容；接收参演者新信息时，要先做记录，然后报告导调员，经商量得出一致意见后再回复。
（2）熟悉信息。给模拟员分别发放导调信息，引导模拟员准确理解该信息的内容和意图，提示模拟员可以根据自己的正确理解修改该信息。必要时，给模拟员留出修改时间和提供指导。
（3）批准发信。批准模拟员发出信息。
（4）控制回复。模拟员接收信息后，及时掌握接收内容，与模拟员共同研究回复内容，达成共识后请模拟员回复。
（5）控制随机信息。如有必要，引导模拟员临场编写新的信息，经共同商讨达成共识后发出。
总体上，导调员要在总导调的领导下，注意控制信息发出的节奏和整体过程。
模拟员主要模拟各种参演指挥部以外的角色，是演练的重要参与力量。模拟员可以来自参演机构，也可以来自其他有关方面。
模拟员是指那些为了营造一个真实的环境，在演练现场与参演者进行配合的人员。他们通过传递相关信息来行使职责。这里的信息是指那些需要参演者采取行动的事件或问题的描述。其中，一些信息是提前制定好的，其他信息是根据参演者作出的决策而产生的即时反应性信息。为了营造一个真实的环境，模拟人员通常扮演那些需要与演练人员相互交流的行动中心组织。模拟人员主要通过电话、广播、电视等手段发布信息。
模拟员主要模拟应急指挥中心以外的组织或个人，他们的工作主要包括：
（1）根据事态发展的既定时间顺序，以市民或组织机构成员等外部角色的身份发出请求或要求的信息。
（2）模拟有关角色报告某些组织机构所采取的各种行动。
（3）发布必要的随机信息。在某些时候，模拟员需要给出随机应变的（未事先设计的）信息。例如：当某一参演者提出更多的信息要求时，模拟员就要提供必要的信息；当指挥部成员发布的指令未达到预期要求时，模拟员就要发出新的信息引导其作出应有的决策；当某一参演者的决策与设计的形势发展无关时，模拟员要通过适当的信息引导其回到正确的轨道上。
（4）就演练中出现的与设计情景的偏差或特殊问题及时与导调员联系。
此外，应向参演者提供演练通讯录，通讯录上列出模拟员扮演的每个模拟的组织机构的联系信息。
模拟员必须能够理解演练脚本的内容，能够根据所描述的突发事件形势聪明睿智地发布相应的既定信息和随机信息。他们必须要熟悉所模拟的组织、所要模拟的事件和所要发出的信息。因此，从所扮演的组织和／或演练设计团队中挑选模拟员是非常好的选择。
对于一场演练所需要的模拟员的具体数量，很难给出一个确切数字。模拟员的数量应根据下述情况来确定：
（1）参演者的数量。参演者越多，相应的模拟员也越多。
（2）演练时间的长短。演练时间长，就需要更多的模拟员。
（3）模拟员的知识和能力。能干的模拟员一个人可以表演多个角色。
（4）通信的便利性。若通信方便，就可以适当减少模拟员的数量。
为了取得更好的演练效果，应急指挥部中每个机构都至少要选派一名模拟员，该人员将以该组织场外角色的身份向场内发出指令。此外，还应该有人去扮演市民或其他个体组织。
为了使演练简化、易于组织，可以依据角色性质给模拟员编组。例如，可以将模拟员分成以下三组：
（1）未参加演练的政府机构代表；
（2）参加演练的机构场外代表：参与演练的一些组织（公安、消防、公用工程等）的现场指挥部成员，医疗组织和其他相关组织的事件现场负责人等；
（3）其他私人机构和个人的代表，如市民和非政府组织代表。
表2 1介绍了这种方法的具体使用情况。
表2-1 模拟员的模拟对象
复杂桌面演练中的参演者是那些作出重要决策或处于协调员位置的人，他们通常会在应急指挥中心履行职责。
关键决策者通常包括政府和主要应对组织的领导人：市长或其他主要行政领导，以及各突发事件应对部门的领导与协调人，如消防部门、公安部门、卫生部门、应急办等。在非政府组织里，首席执行官及其他组织的领导将会参与进来，并承担决策任务。
综合协调组和具体行动组的人员来自不同的部门，他们与决策者一起工作。在大型演练中，要安排专门的行动组来执行指令。在小型演练中，协调和行动职责由决策者承担。
在确定需要挑选哪些人参加演练时，最好的参考指南就是应急预案。
参演者的工作是要像面对真实突发事件时一样，在演练过程中对自己收到的信息开展响应行动。所有的决策和行动都必须实时展现，形成真实的突发事件应对结果。
评估员需要观察演练人员所采取的行动和作出的决定，以便在演练后报告演练人员的表现：哪些做得好，哪些做得不好。为此，评估员必须熟悉演练目标、演练情景，以及参与演练的辖区或组织。
评估员的主要职责有：
（1）观察演练进程并进行记录（通常依据预先准备的评估表），同时应该注意演练中不易察觉的问题。
（2）记录演练目标是如何更好地实现的，并试着查明演练目标未能实现的问题所在。
（3）对演练人员所采取的行动进行评估，而非演练人员本身。以文本形式记录所观察到的积极的和／或消极的方面。
（4）演练过程中出现的任何问题都要告知导调员。
（5）准备简短的书面意见，这些将会列入由应急管理者或其他责任人准备的最终评估和建议报告。
对于评估员的评估工作，具体请参见《应急演练评估指南》。
复杂桌面演练的目的是通过具体的情景模拟，使参演者学习体验突发事件应对的决策和指挥过程，提高相应的能力。所以，演练主持人要引导参演者在演练过程中既要全身心投入、身临其境，也要把重点放在学习指挥部处理问题的流程上。要让参演者注意体会在复杂条件和压力环境下如何有效决策、沟通与协调。
在演练过程中，要有一名演练现场的主持人，其任务是独自或与其他组织者一起，在演练开始时进行演练导入，在演练过程中给参演者以及时和必要的反馈。演练现场主持人由总导调或副总导调担任。演练导入是在演练之前的一切活动的总称，其主要目标是使参演者准备就绪。现场反馈主要是及时回应参演者提出的问题或主动给参演者以必要的指导。
复杂桌面演练的启动取决于演练目标的界定。如果演练目标之一是检验突发事件初期信息通报功能，那么“不通报”启动时间是非常必要的。在这种情况下，参演者仅获悉演练的大致时间安排，即只知道在未来某个时间段会进行演练，演练开始的准确时间是保密的，这样演练评估员可以观察到信息通报情况和人员向指挥地集合的效率。
若突发事件初期信息通报不是演练的目标之一，那么演练的时间通常会提前告知。
参演者和来宾来到演练会议室这样一个新环境，需要一个熟悉的过程。演练主持人要引导大家：
第一，每个人要坐到自己所扮演角色的位置上。这就需要安排有关工作人员在合适的地方站好位，引导参演者到自己所扮演角色所在的位置上坐好。
第二，设备设施使用说明。有关工作表单、白板、电话机、传真机、打印机、计算机等如何使用，都需要一一交代清楚。
第三，设备测试。电子设备（如电话、计算机等）要当场试用。有问题要及时予以解决。
第四，人员与设备设施对应。由哪个角色负责哪种设备设施的使用，要一一核对。
待外围工作做好之后，演练主持人要对演练所需的一切背景信息有序地作出交代。演练参加人员也许会在仅仅模糊地知道可能有什么事情发生的情况下来到复杂桌面演练现场。因此，若要使演练更加成功，演练主持人需要对有关情况进行大致介绍。有的情况如果在事先安排的预备会
上已经进行了讲解，这里就可以简要带过。通常演练主持人需要做以下工作：
（1）本次演练的总体介绍。其中包括：演练目的、演练目标、演练活动框架安排。
（2）演练方法的简要讲解（如有必要）。对没有掌握基本演练方法的参演者进行培训，包括形势分析研判方法、决策流程、沟通协调方法与要求等。
（3）突发事件描述和知识讲解。根据演练需要，演练主持人可借助多媒体资料向参演者进行突发事件描述和相关知识的介绍。
（4）在介绍情况时需要给参演者发放演练背景材料，使每个指挥部成员了解应急预案和指挥部组织框架，同时也了解自己的职责。
需要注意的是，情况简介一定要简短，应尽量避免干扰演练氛围。
对参演者讲明演练规则是演练导入时要明确阐释的环节。通常需要说明以下要求：
（1）演练假设。参演者要假设演练场景是真实发生的，在演练过程中不要质疑场景是否真实。
（2）演练要求。需要参演者明了“认真演练、注重细节、细心体会、团队合作”等细节要求。
（3）演练终止。必要时（如发生了真正的突发事件），要由演练主持人决定和宣布终止演练。
复杂桌面演练通常是以初始场景说明开始的，可以是大声读出初始信息，也可以是通过视频、演练软件系统、幻灯片来呈现，或是通过发放文本的形式来呈现。
及时反馈的目的是帮助参演者解惑和改进，因此反馈是一项贯穿演练全程的工作，演练主持人和其他工作人员应把握好如下两个方面。
对于参演者在演练中出现的问题或提出的问题，如果会影响演练方向和行为质量，演练主持人应随时随地给予言简意赅的指导。而对于需要他们通过自己的实践深入领会的某些问题，则应容忍他们采取不够完善的自主行动，而等到总体反思时再做点评、指导。
对于持续时间较长的演练，演练主持人可能需要在每隔一段时间（如2～4小时）使演练停顿下来，就演练过程中需要注意的问题给予参演者及时的反馈、指导。
指挥部要在场景信息引导下开展下述五项工作。
信息接收是指演练指挥部成员按照要求接收信息、记录信息，向指挥部其他人员传递信息。信息索取是指在需要进一步信息时，向外部人员（通常联系导调组所扮演的角色）索要有关信息。
指挥部成员采用多角度思考法、前瞻分析法、头脑风暴法等对突发事件进行分析，并通过分类排序进行形势研判。
指挥部成员采用预案匹配法、案例推理法、多目标抉择法等应急决策方法，通过集体研究作出决策。
指挥部在作出决策后，应当发出指令，实施指挥行动。在此过程中，要协调指挥部内外关系，化解在应急处置过程中产生的冲突和矛盾。
指挥部在上述处置活动过程中，应主动进行内外部沟通（如发起内部临时会议和磋商，召开新闻发布会和接受媒体采访），并在需要时把对公众的宣传鼓动意见传递出去。
为了使指挥部在突发事件及各种压力情况下，工作仍然能够合理和有序地进行，能够找出解决问题的有效办法，导调工作（即演练控制）至关重要。导调的目的是通过传递动态信息等手段，让参加演练的指挥部对动态信息作出反应，引发指挥部内的沟通、交流和讨论，让参与人员行动起来。在演练过程中指挥部与导调组之间的信息沟通是双向、互动的过程，如图2 2所示。
图2-2 导调过程中的信息流
演练导调员可通过调节信息流来控制演练进度，在演练过于忙乱时放慢进程，在演练进行得过慢时加快进程。导调员也可以拉平所有参演者的进度。需要注意的是：一个涣散的参演小组会影响其他小组并降低整个演练强度，为了避免这种情况发生，就要确保发布均衡的信息流。
导调组所承担的职责包括三个方面：
第一，主动发出信息。从给出初始场景开始，导调组要准备好不断发出新的、需要指挥部作出回应的信息。这里导调组必须要清楚一点，其任务是对复杂桌面演练进行控制，而不仅仅是向指挥部不停地发出信息条。要根据演练实际推进情况，发出事先设计好的信息条，或者灵活地作出调整，如修改、增加、删减信息条。
第二，回应指挥部的信息。演练中，指挥部在处理突发事件时，需要与外部沟通以获取额外的信息，或者向上级、同级指挥部提出援助申请，向下级部门发布命令。这些内容要以信息输出的方式写成书面文字，然后传递出去（到导调组）。这些演练信息被传递到导调组后，导调员将根据情况扮演某个角色来回复输出信息中所提出的各种问题，或向指挥部传递新的事件发展的信息。
这里需要注意的是：导调组各个成员要随时就准备发出的演练信息内容进行必要的讨论。如果出现不合理、不现实和不专业的信息，说明导调组的工作是有失误的。
第三，导调组在对复杂桌面演练进行控制的同时，还要观察复杂桌面演练的情况，为后期做评估提供一些支持性的信息。
导调组通过设计信息条来实现对演练的控制，需要掌握以下几个技巧：
第一，导调组控制复杂桌面演练的走向，要从易到难。不要演练一开始就突然涉及大的突发事件场景，以避免指挥部因需要突然作出一个决策而手足无措。
第二，控制演练节奏。催化师除了掌控演练的整体过程，还要注意某些演练环节的进度。演练中发送信息条的速度要根据指挥部的工作情况来定。一方面，不能够给指挥部过多的压力。如果信息条发送时间间隔过于密集，指挥部就没有足够的时间对某一个信息进行分析和决策。过多的压力可能会导致指挥部不能较好地完成任务，对形势的分析处置不到位。另一方面，也不能让参演者无事可做。如果该指挥部参加过多次演练，可以加大演练难度，如：有意设计错误的收件人信息，看指挥部是否意识到这个信息是错误的，如何进行处理；设计不同的、小的、零碎的信息，大量发送给指挥部，看指挥部是否有能力对这些信息进行梳理。
第三，信息条设计要相互关联。信息条之间要有关联性，对于临时增加的新的信息条，要考虑到与之前给出的信息不能自相矛盾。
第四，把握演练方向。如果复杂桌面演练方向出现偏离，要通过向指挥部传递信息条进行调控。
总导调员可以使用如表2 2所示的信息发送总体控制表来掌控总体情况。利用该表来掌控演练信息的发送是否均衡，各参演部门的任务是否均衡。在该表记录和实际观察的基础上，来掌控演练总体进程。
表2-2 演练信息发送总体控制表
调节演练进度包括取消某些信息输入、减慢或加速演练进度等动作。
（1）取消某些预先设计的信息。
有时，参演者可能已经采取了某些下一步信息条要触发的行动，该信息条就要停止发送。例如，如果某消防队队长预感到演练中将收到一条派消防车到某一区域的信息，并提前做出行动，那么导调员就要让模拟员停止输入派遣消防车的信息。
（2）减慢演练进度的方法。
如果设计的演练进度使参演者感到演练节奏太快，以至于很难应付，就要放慢演练进度。
●可以延长演练要处理的事件的时间间隔，使参演者有更多的时间作出反应。
●放弃那些相对不太重要、对实现演练目标没有作用的信息，或放弃对下一步决策没有太大影响的信息，或者放弃那些纯粹用于干扰决策的信息。
（3）加快演练进度、填补时间空隙的方法。
如果参演者感觉很轻松，就要加快演练进度，提升演练难度。
●加快信息的传递速度（不同于既定安排）。
●注意观察是否有些参演小组出现无事可做的情况，在必要时随时添加或更改一些信息条，使他们工作起来。（但是，也许该小组在某个特定的时间内就应该是无事可做，这时就不要勉强。）
●注意在手头保留一些备用信息条，在必要时及时添加。
添加一些常规性事件———添加一些参演部门必须处理的具体的常规事件。例如，添加一例常规交通事故，给公安和消防部门施加压力；或者报告一例不相关的心脏病发作来考验医务人员。
添加次要突发事件———在演练的主要事件之外添加次要问题。例如，插入工具损耗、主水管破裂、煤气泄漏、媒体采访等事件，使演练人员忙碌起来。
添加准备性活动———可以让无所事事的小组从事某些短期的准备活动。例如，要求医疗机构去测试应急发电机。
添加误导信息———可以故意把信息发错部门。这类信息可以考量该机构角色定位的清晰程度，并测试其是否能够恰当地处理信息。
如果某些参演小组感到负荷过重，可以采取如下方法：
（1）对信息进行再分配。核实所有信息是否都发送给了正确的小组。如果某部门负荷过重，而有些原定发送给该部门的信息可以发送给其他部门，可以调整信息的发送对象。
（2）对信息进行取舍。先将超负荷的信息分为两类：一是演练过程中必不可少的信息；二是演练过程中可有可无的信息。然后，去掉第二类中的一些信息。
演练人员应该能够在某次突发事件中对一系列可采取的应急响应行动作出抉择，他们的决策、沟通和其他履行职责的能力不应受到演练形势的限制。这就要允许参演者采取自发性行动。为此，演练导调员、模拟员必须接受良好的培训并做好应对意外情况的准备，这样能给参演者组织一场较好的演练。这的确会给控制官、模拟员增加负担，因为他们不得不适应事件的进展。
例如，来自事故现场的指挥官（模拟员）发送一则信息给公安局局长（参演者———一名真正的公安局局长）。该信息通知公安局局长，发生一起交通事故，堵塞了紧急疏散线路。公安局局长与助手商议，迅速规划一条新的交通路线，并电话通知事故现场的指挥官（模拟员）相关操作指令。模拟员就要模拟执行操作指令并经过一段时间后，将模拟执行信息反馈给公安局局长。
公安局局长或许不会如预先设计的那样对信息作出响应，因此，模拟员需要反馈一个不同的响应信息。模拟员要通过调整应对信息，确保主要事件得到顺利处置。必要时，导调员必须出面指导或干预参演者的活动。
在短时间（如为期一天）的复杂桌面演练中，可以模拟处置那些真实发生时会持续较长一段时间（一两周或更长）的事件和形势。
为了在一场一两天的演练中涵盖突发事件的多个阶段（准备、预警、应对、恢复等），可以在演练间歇休息后，直接宣布时间跳入到此后的数小时或几天。这种跳跃式时间安排，应保持最低限度，通常可将它们设置在演练自然断点处（如下午一开始，第二天一开始）。
导调员负责宣布和掌控时间跳跃，并在新一阶段演练开始之前，向参演者介绍有关前一被省略阶段的基本信息。
模拟员要注意更新模拟信息，以反映先前发生事件和假定的参演者的行动结果。