1.3.5　文档的基本保护

Office 2019提供了一些基本的保护文档的功能，主要包括将文档标记为最终状态、用密码加密文档、为文档添加数字签名等，下面以Word 为例，介绍这些保护功能的基本操作。

1．标记为最终状态

当用户完成Word文档的制作之后，为了让其他人了解该文档是已完成的最终版本，可将文档标记为最终状态。

原始文件： 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx

最终文件： 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古1.docx

步骤01　单击“信息”命令。 打开原始文件，❶单击“文件”按钮，❷在弹出的“文件”菜单中自动切换至“信息”命令，如图1-61所示。

步骤02　选择“标记为最终状态”。 ❶单击“保护文档”按钮，❷在展开的列表中单击“标记为最终状态”选项，如图1-62所示。

步骤03　单击“确定”按钮。 弹出对话框，提示用户此文档将先被标记为终稿，再进行保存，单击“确定”按钮，如图1-63所示。

步骤04　成功标记为最终状态。 弹出提示框，提示用户此文档已被标记为最终状态，❶勾选“不再显示此消息”复选框，❷然后单击“确定”按钮，如图1-64所示。

步骤05　查看标记后的显示效果。 此时在“信息”界面中可看见“此文档已标记为最终状态以防止编辑”提示信息，如图1-65所示。

2．用密码加密

当文档中的数据或信息非常重要，且禁止传阅或更改时，为了防止他人对文档进行查看或更改，可进行加密设置。

原始文件： 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx

最终文件： 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古2.docx

步骤01　选择用密码加密。 打开原始文件，执行“文件>信息”命令，打开“信息”界面，❶单击“保护文档”按钮，❷在展开的下拉列表中单击“用密码进行加密”选项，如图1-66所示。

步骤02　输入加密密码。 弹出“加密文档”对话框，❶在“密码”文本框中输入密码，如123456，❷然后单击“确定”按钮，如图1-67所示。

步骤03　再次输入加密密码。 弹出“确认密码”对话框，❶在“重新输入密码”文本框中再次输入密码123456，❷然后单击“确定”按钮，如图1-68所示。

步骤04　查看设置密码后的效果。 将设置加密的文档保存到计算机中，再次打开该文档时，便会弹出“密码”对话框，❶输入正确的密码，❷单击“确定”按钮，如图1-69所示。

3．添加数字签名

数字签名可以防止其他用户更改文档中的内容。为Office文档设置数字签名后，文档会被标记为最终版本，文档内容会被锁定。如果选择“仍然编辑”需先删除数字签名，这样用户也就知道文档已被修改过。

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最终文件： 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古3.docx

步骤01　选择“添加数字签名”选项。 打开原始文件，❶在“信息”界面中单击“保护文档”按钮，❷在展开的下拉列表中单击“添加数字签名”选项，如图1-70所示。

步骤02　设置承诺类型。 弹出“签名”对话框，❶单击“承诺类型”右侧的下拉按钮，❷在展开的下拉列表中选择“创建和批准此文档”选项，如图1-71所示。

步骤03　输入签署目的。 ❶在“签署此文档的目的”文本框中输入签署目的，❷然后单击“详细信息”按钮，如图1-72所示。

步骤04　输入签名信息。 弹出“其他签名信息”对话框，在“签名者角色/职务”后的文本框中输入相关信息，如图1-73所示，单击“确定”按钮。

步骤05　单击“签名”按钮。 返回“签名”对话框，单击“签名”按钮，如图1-74所示。

步骤06　签名成功。 弹出“签名确认”对话框，提示用户已成功保存签名与文档，❶勾选“不再显示此消息”复选框，❷然后单击“确定”按钮，如图1-75所示。

步骤07　查看添加的数字签名。 关闭该文档并重新打开，此时可看见添加数字签名后的效果，如图1-76所示。

助跑地带——将编辑的文档保存为模板

在Office 2019中可以将编辑的文档保存为模板，当创建类似文档时，只需在该模板的基础上修改其中的内容即可。

原始文件： 下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx

最终文件： 下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古.dotx

（1）选择“更改文件类型”。 打开原始文件，单击“文件”按钮，❶在弹出的“文件”菜单中单击“导出”命令，❷然后在“导出”界面中单击“更改文件类型”选项，如图1-77所示。

（2）双击“模板”选项。 接着在“更改文件类型”界面中双击“模板”选项，如图1-78所示。

（3）选择保存位置。 弹出“另存为”对话框，❶在地址栏中选择模板保存位置，❷在“文件名”文本框内输入模板的名称，如图1-79所示，然后单击“保存”按钮，即可将编辑的文档保存为模板。