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3.1模式问题的提出

3.1.1 模式的概念及理解

在人文社会科学研究领域,模式是一个常用词。我们经常可以见到“某某模式”的表述,比如中国模式、社会模式、经济模式、商业模式、管理模式、认知模式、行为模式等。《新华字典》(第3版)对“模式”的解释是“某种事物的标准式样”,这可以视作模式概念最基本的解释。

各种在线百科在此基础上给出了更为具体、丰富的阐释。中文维基百科指出,模式的英语为pattern,源自法语patron,是指“在物体或事件上产生的一种规律变化与自我重复的样式与过程。在模式之中,某些固定的元素不断以可预测的方式周期性重现。找寻出固定模式是人类基本的认知功能之一” 。互动百科则指出,“模式是从不断重复出现的事件中发现和抽象出的规律,是解决问题形成经验的高度归纳总结。只要是一再重复出现的事物,就可能存在某种模式”。互动百科还指出,“模式是解决某一类问题的方法论。把解决某类问题的方法总结归纳到理论高度,那就是模式”

不同学科范围内的学者结合具体问题进一步给出了不同的阐释。我们在中国知网中检索下载量大、被引率高的模式研究文章,发现了不少有代表性的释义。比如,中国城镇化研究学者李强等认为模式是中国城镇化的运作机制,并提出“推进模式”的概念来概括中国城镇化及中国城镇发展过程的特征。 金融学者谢平、邹传伟提出“互联网金融模式”的概念来指代互联网环境下不同于商业银行、资本市场的第三种金融融资的过程和方式。 公共管理学者张成福用“危机管理模式”来指代“危机管理体系”,阐述了全面整合的危机管理模式的特征和构成因素。 研究环境政策的付允博士总结了关于模式的几个观点:(1)模式是自然或社会现象的理论图式或解决方案;(2)模式是现实世界的简单化、可重复、可模仿的范式;(3)模式是建立在特定基础上的系统,它由相互作用、相互联系的要素组成。他认为这些观点从不同侧面定义了模式,说明了模式应该来源于现实世界,是现实世界的抽象化,但是这种抽象后建立的模式应该能够更好地指导现实世界,并且这种模式应该是可共同利用和重复利用的。此外,要深入分析模式,需要剖析它的组成要素以及各个要素之间的关系。

笔者吸取上述观点中的共性内容,认为模式就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。如果我们要建构或者总结模式,那么至少要保证模式具备如下三个方面的特点。

第一,模式所解决的问题是可能反复出现的相同问题。问题的价值决定了模式的价值,模式构建的根本目的就是回答或解决这样的问题。在建构模式的时候,首先要对问题进行识别。不同的领域会有不同的问题,不同的问题解答会有不同的模式。

第二,模式是可以重复应用的。在识别问题的基础上,针对同一(类)问题,人们总结出一套解决方案,日后遇到同样的问题时可以再次应用,避免重复探索。因此,在建构模式的时候,需要明确在称为“模式”的解决方案中,哪些内容、方法是可以重复使用的。

第三,模式是由多个相互作用、相互关联的要素组成的。回答既定问题的解决方案的构成要素有多个,单一的要素、方法不足以构成模式,模式是多种方法、做法的叠加。这就需要我们明确构成解决方案的要素及其相互关系。

3.1.2 地方政府数字档案集中管理模式研究的思路

我们研究地方政府数字档案集中管理模式的思路包括如下三个方面。

1.以问题为导向

对地方政府数字档案集中管理进行模式总结,前提是确实存在模式,也就是说在地方政府数字档案集中管理的过程中,确实存在各个地方或者多个地方可能都面临的问题,而这个(些)问题存在相对固定的解决方案,因而各地有关部门在遇到这样的问题的时候,可以应用同样的解决方案。那么,地方政府数字档案集中管理是否存在模式呢?

要回答这个问题,就必须分析地方政府数字档案集中管理是否面临共同的问题。我们认为答案是肯定的。首先,笼统地说,各地方都面临为国家守护信息资产、保存历史记录、为合法行政提供充分证据的档案管理任务。再者,为了达成合适的投入产出比,更好地分配社会责任,实现对国家、地方有意义的和有效的档案控制和服务,数字档案是要跨机构集中管理的。因此,从根本上讲,各地都面临数字档案集中管理面临的问题。

统一并不意味着单一。从理论上讲,可以从数字档案集中管理的根本问题出发,梳理出特定的具体问题类型。模式的多少取决于我们归纳出多少个共同的问题。我们认为应该以“问题”作为标识地方政府数字档案集中管理具体模式的参数。第2章指出,在数字环境下,数字档案集中管理的根本特点就是“档案业务工作集中于某一个部门或单位”,因此我们将“什么档案业务可以集中”作为模式问题提出。鉴于系统建设可以被看成一种特殊的档案业务 ,我们可以简化思路,将图2—3中业务层和系统层临时合并,同时将“什么系统可以集中建设”作为模式的问题。

2.基于要素框架展开解决方案的分析

仅仅有问题是不够的,我们还要在问题的基础上寻找可供重复应用的解决方案。这样的解决方案是由多个相互关联的要素组成的。为了使我们的分析思路更为清晰,我们首先建构要素框架,在此基础上对不同要素进行分析,不同的解决方案意味着对不同要素取值结果的不同。第2章构建的“数字环境下档案集中管理的内容框架”(图2—3)正是我们寻找解决方案的要素框架。

3.高度关注模式的应用

我们还要注意的是,在社会管理领域,几乎不可能出现两种完全相同的问题、事件或情况,因此也就不可能有一种管理方法在不同的地方起着完全一致的作用。这要求我们客观、理性地看待管理模式的复用。事实上,由于各地的档案管理体制略有区别,如有些地方档案主管部门隶属于党委,而另外一些部门则隶属于政府序列,信息化基础不同,数字文件积累的数量,文件形成系统、管理系统的统一性不同,支持数字档案管理的技术基础不同,以及领导意识、人员素质有很大差异,所以在完成数字档案管理任务的过程中,各地所能调动的资源、配备的条件也不可能完全一样。这一方面要求我们在构建模式时,要准确把握各种要素的可能取值;另一方面也要求我们在重复使用模式的时候,应该是借鉴调整而不能完全复制套用,注意不同要素的调整和搭配,把握哪些内容和方法是可以移植的,哪些则可能需要变通。

3.1.3 地方政府数字档案集中管理模式研究的目的

本书的问题和立论,皆围绕着地方政府数字档案集中管理的模式展开。模式的识别则是模式构建、完善和应用的基础。研究小组之所以聚焦于模式研究,主要目的包括以下两个方面。

1.揭示出真正符合档案集中管理发展规律的模式

目前我国数字环境下电子文件、数字档案管理的实践多种多样。21世纪以来,在地方层次的数字档案集中管理方面,各种“创新”先后涌现:从江苏常州市首开先河的“电子文件中心”,到浙江省的“登记备份”;从广东地区的“档案资源数据中心”,到各地普遍开花的“数字档案馆”。以地方名称命名的各种“模式”也时有出现,令人眼花缭乱,甚至无所适从。其中,一些地方模式存在设计上的缺陷,还有一些地方模式的条件太过特殊而难以在其他地方复制。就某种程度而言,“模式”的宣传效果大过其普及价值。

研究小组将基于跨机构数字档案集中管理的问题而非具体做法来辨析地方政府数字档案集中管理的基本模式。这种模式归纳方法以问题为导向,依据的是档案集中管理的任务(即档案管理业务和系统建设),而非既有的实践现象或是某种独到的方法。任务是相对稳定的,而方法是可以灵活变化的。这样的立足点可以保证模式符合档案集中管理发展规律,具有相对的客观性、中立性、稳定性,从而达到在不同地方“重复应用”

的目的。

2.倡导科学方法的应用和普及

在辨析出地方政府数字档案集中管理的模式之后,研究小组将从理论推演走向经验总结,根据档案集中管理的框架,从管理对象、业务方法、系统技术、组织责任、制度规范等多个层次,结合国内外数字档案集中管理的最佳实践经验,探究每类问题的解决方案。这样的解决方案是国内外就解决某个问题所采用的基本思路、关键方法、技术路线、基本条件和发展策略经验的汇总。将经验汇总以“解决方案”的形式和“问题”打包,一方面有助于大家辨识、认知、普及科学方法,另一方面也有助于将整套解决方案中的各个要素和地方政府数字档案管理的实际情况逐一对比,分析模式中可被借鉴的部分,从而为地方政府档案工作的推进提供参考。 lrrMQeaZOCP4Zu9Q08iaHfwdJ+q3Gnhm/UhK3cCoFmu7UEPhn25/YzoxKXS7AeCA

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