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人类从纸质文明向信息文明的过渡是逐步进行的，数字记录对纸质记录的取代也是逐步推进的。在实际工作中，由于传递、利用、效力认可等多种条件的限制，还会开展将数字记录打印输出以及将实体档案数字化的双向转换。因此，实体档案和数字档案并存是当今档案管理工作的基本情况。
档案集中管理机构，既不可能置先前的实体馆藏于不顾，也不可能不顾电子文件大量产生的现实，唯一的办法就是两者并管，并在此过程中顺应时代发展的潮流，逐渐向数字对象过渡，即以数字档案管理为主。当然，我们也应当充分认识到，就是这样一种逐渐成为主要类型的管理对象，却给档案界带来了前所未有的难题，其挑战是如此之大，甚至冲击了已有百年基业的档案集中管理模式。原生性电子文件的集中管理，便是数字档案集中管理难题中的难题。
在本章的开篇，我们认为，在实体档案管理环境中，档案集中管理最重要的标志有两个：第一，档案实体物理地集中于一个地方；第二，档案业务工作集中于某一个部门或单位。数字环境中，第二个特点依然成立。但是，第一个特点则不再成为数字档案集中管理的必要条件。
首先，我们需要明确的问题是：什么是数字信息的物理集中？是所有信息都要存储于一个载体上、一个设备里，还是位于同一个物理地点的载体或设备里？随着存储技术的发展，人类已经完全可以做到将同一份文件分为若干“碎片”，将这些“碎片”分别存储于不同的磁盘上，这些磁盘可以在同一个物理地点，也可以分别位于不同地点。
所以，存储是否物理集中是相对的，我们可以将文件集中于同一个服务商的同一个目录下，但是这个服务商实际上可以将文件分片，分别保存在相隔万里的服务器里，但用户对此过程完全不知晓。有数据表明，截至2010年8月，Google就在世界各地建有36个数据存储中心
，但是全球用户的访问感受是一样的，除因当地法律的限制而无法显示的结果之外，其检索结果也是一样的。因此，在数字环境下，我们对于集中控制的要求不再固定在一个服务器或是一个物理地点上，而是强调对文件存储的逻辑控制，即文件存储的物理地点、存储方式受控，以便满足特定的司法要求和访问控制要求。
逻辑控制和实体控制的相对分开，既给数字档案的集中管理增加了很多的变数，也创造了很多新的工作方式，吸引更多的力量加入到这项工作中来。比如在一个省级行政区划范围内，可以全省档案馆统一建设一套数字档案馆系统，这个系统既可以集中部署，以云服务的方式向各市、县档案馆提供服务，也可以采用在每个市、县本地服务器部署相同系统的方式。无论哪种方式，都可以实现对档案信息资源的统一控制。多种集中管理方式的存在，可以灵活地适应不同地方的信息化基础设施条件。
相比国外，我国档案集中管理的机构类型较多，既有综合性的政府文件中心、商业文件中心，还有众多的专门档案馆、部门档案馆，名称也五花八门，笔者在此列举20个，读者就可以看出其丰富性了：北京市档案馆、北京市海淀区文档管理中心、深圳市文档服务中心、哈尔滨市机关档案管理中心、上海市长宁区机关档案集中管理中心、甘肃永靖县文件中心、珠海市文件管理中心、扬州市现行文件中心、德阳市现行文件阅览中心、广州国土资源档案馆、北京市税务档案馆、水利部黄河水利委员会治理黄河档案馆、常州市电子文件中心、青岛市数字文件中心、珠海市电子档案数据中心、韶关市电子文档数据中心、江苏省电子档案中心、天津市电子文件处理中心、陕西省电子文件备份中心、深圳市国信档案管理寄存中心。这些名称反映的是其定位的不同、认识的不同、业务的不同。
相比传统环境的集中管理，数字档案集中管理的机构类型有所增加，包括单纯以电子文件为对象、以系统建设和服务为主要工作内容的电子文件中心、信息中心以及商业性的云服务商等。
如何协调这些机构之间的关系，明确其法定职责，保证其管理方向的正确性，推行科学的管理方法，将是数字档案集中管理的关键问题。
尽管技术环境发生变化，然而这个社会推行档案集中管理的动力机制并没有改变，成本、分工、控制、服务依然是其运行的动力引擎。所不同的是，在新的技术环境下，计算和衡量成本大小、分工合理程度、控制力强弱、服务水平高下的准绳和方法有所改变。
从成本的角度看，正如2．4．4节所述，系统建设费用取代了保管空间、保管装具成为衡量数字档案管理成本的重要尺度，除了系统购置、开发费用之外，系统维护的投入亦不容小觑。而系统的生命周期平均在3～5年，因此从某种程度而言，系统建设方面的投入是永无止境的。对于任何单位而言，系统建设费用都是一笔不菲的、需要持续投入的开支。此外，我们也应认识到还需要懂得管理和技术的综合型人才、科学适用的制度规范等条件的支撑。银行、保险、航空等信息化开展得比较早的行业，先后开展了更为集约化的系统集中建设，以便降低系统总体建设成本，提高系统控制能力。系统建设方面的费用问题和既有经验，促使我们探讨更为多元化的集中管理之道。
从分工的角度来看，由于档案集中管理的内容增加，因此参与社会分工的角色会增加，尤其是在系统建设方面，普通的系统服务商提供软硬件系统及集成服务，而云服务商则可能直接承担基础设施建设、应用系统建设、系统维护和部分文件管理业务。这个时候，应该格外注意哪些责任是文件形成机构的，哪些责任是档案馆的，哪些责任是服务商的；格外注意哪些责任是可以通过社会力量来分担的，哪些业务是不可以外包的。
从控制力的角度来看，档案数据物理控制重要性仍然较强，尤其是对于国家来讲，不同地理范围的存储，将意味着不同法律环境的制约。相比而言，智能控制的重要性增强，而影响智能控制的要素也变得复杂，尤其是在物理存储不集中的情况下，除了管理责任的明确、管理业务的标准化，还需要考虑技术实现的难易程度。
从服务力的角度来看，网络时代用户对于信息查找的便利性、反应的及时性、检索结果的全面性和准确性的需求都远远超出以前的用户。一站式查询、多维度组织都成为不容忽视的用户需求，这种需求已经催生出跨机构、跨区域的新的集中管理模式，即以查询利用服务的集中为标识的集中服务模式，关于这种模式的讨论我们将在第6章详细展开。