下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
数字环境下，无论是档案集中管理工作的内容层次，还是每个内容层次的具体工作内容，都有所拓展。在层次上，突出地表现在业务和组织两个层次之间增加了一个新的层次——系统层，这是因为无论是电子文件还是纸质档案，都需要通过系统来管理。这就意味着在管理档案之前，首先要建设合适的系统。在内容上，每个层次的工作内容都较纸质环境更加复杂。数字环境下档案集中管理的内容框架如图2—3所示。
图2—3 数字环境下
资源层直接涉及不同种类、来源、分布的档案，决定档案集中管理的范畴。这一层既是对象层，又是结果层。按照其内容，则包括文书档案、科技档案、人事档案、城建档案等多种类型。从理论上来讲，所有种类的文件均可能属于集中管理的对象。
对于数字环境下的档案集中管理，首先要讨论的问题就是需要集中管理的档案资源类型。数字环境中，我们对资源的认识增加了新的维度。按照信息的结构化程度，数字档案包括结构化、半结构化、非结构化等不同类型，目前已经归档保存的电子文件以非结构化、半结构化为主，结构化文件的归档管理尚是普遍的难题。按照信息存在方式的不同，数字档案分为文字型、数码照片、音频、视频、数据库等，一般而言，非文字型文件的管理比文字型文件的管理要困难很多。按照来源，数字档案包括原生性和转化型两种。所谓原生性，是指直接在计算机环境中产生的数字文件；所谓转化型，是指由非数字档案经过扫描、拍摄等模数转换手段转换成的数字档案。原生性电子文件比转化型数字档案难以管理。
业务层的内容是具体开展档案管理的专业工作，通过各项有助于保证文件（档案）真实、完整、可用、安全的业务活动来实现对被集中的档案的科学管理。
文件整个生命周期中开展的业务较多，文件形成、归档管理、长久保存阶段的业务重点各不相同，一般来讲，文件形成阶段的业务重点有流程控制、版本控制等，文件归档管理阶段的业务重点包括分类、鉴定、归档、保管、利用等，长期保存阶段的业务重点则包括接收、保存（旧称保管，数字环境下也称为长期保存——作者注）、利用等。数字环境下，文件管理业务变化较大。在内容上，会新增或简化部分管理业务；在时序上，部分业务会提前或延后。
在上述变化之外，还有一个重要的变化，尚未引起我国档案学者足够的重视。那就是在纸质环境中，机构活动中所有业务信息都是以文件的方式产生的，具有固定的内容和稳定的形式。然而数字环境中，业务信息并不一定以文件的方式直接产生，也就是说在业务信息产生的时候，可能是以包括内容、结构、背景在内的文件的方式，也可能是以为数据库中某个（些）字段赋值的方式；其形式可能是临时的，而非稳定的，比如不断更新的证券交易信息。所以，在数字环境中，尤其是互动的、体验的数字环境中，文件管理的首要任务是识别文件。
反映在工作内容上，就是首先要确定单份文件的构成和形式。
不同的档案集中管理模式中，集中实施的档案业务并不相同，不是每类档案业务都可以、都需要集中实施的，应具体情况具体分析，且要将档案业务分析和组织分析结合起来。
系统层为数字环境下的档案集中管理提供工具的支持，主要包括开发或选购系统、实施和维护系统、评价和更新系统等工作内容。这是数字环境下档案管理工作新增的内容。
贯穿于文件整个生命周期的系统通常包括三类。
1.文件形成系统
顾名思义，文件形成系统就是形成文件的系统，国际档案理事会（ICA）称之为“业务系统”（business system），澳大利亚国家档案馆称之为“业务信息系统”（business information system），国际合作项目“电子文件永久真实性保障”（International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems，InterPARES）则称之为“文件形成系统”（recordmaking system），该类系统的主要任务是支持文件形成单位日常业务工作的开展，在此过程中形成合格、完整的电子文件，比如OA、ERP、PDM、财务管理软件、人事管理软件等。
2.文件管理系统
文件管理系统是指应用在文件形成单位、集中管理各类文件的系统，比较通行的称呼是“电子文件管理系统”（electronic records management system，ERMS），InterPARES项目以及澳大利亚等国家也称之为“文件保管系统”（recordkeeping system），通常以电子文件的捕获为起点，以处置为终点。也可以将ERMS理解为电子文件的档案化管理系统，只是ERMS较之传统的实体档案辅助管理系统，管理范围更大，涵盖那些没有保管期限但是需要作为凭证管理的信息记录；管理思路上更为动态化，电子文件捕获之后要进行动态维护，对维护过程应进行全程跟踪。为了照顾国内档案界的使用习惯，本书也使用“电子文件（档案）管理系统”的说法。
3.文件保存系统
文件保存系统是指长期保管各类具有永久价值的电子文件，保证其真实、准确、可理解的系统，InterPARES项目称之为“文件保存系统”（record preservation system），我国亦称为“数字档案馆系统”。由于这类系统要始终维护寿命长于系统的文件的可信性，国际上也将此类系统归入“可信数字仓储”（trusted digital repository，TDR）的范畴。TDR主要应用在国家档案馆以及其他承担文件长久保存任务的单位。
本书采用我国档案界比较熟悉的概念：数字档案馆系统（digital archives system，DAS-TDR）。
对于跨机构的数字档案集中管理而言，系统的集中建设和维护是必不可少的内容。而集中建设和维护的系统类型可以是文件形成系统、文件管理系统或者文件保存系统，通常档案界更为关注文件管理系统和文件保存系统的集中建设和维护。随着云计算的兴起，信息技术的运营维护逐渐向集中化、专业化发展，这使得部分甚至大部分系统建设和维护的任务可以外包给专业的云服务提供商。
组织层为档案集中管理提供组织机构和人员的支持。从其功能来讲，档案管理组织大致可以分为三类：档案集中管理的承担者、档案主管部门和支撑服务部门。
1.档案集中管理的承担者
档案集中管理的承担者是指具体承担档案集中管理业务的单位，机构内的档案集中管理工作由该机构的档案处（室、馆）承担；跨机构的档案集中管理的承担者，除了既有的档案馆、文件中心（也称文档中心或档案管理中心等）之外，还有21世纪初各地陆续建立的电子文件中心（或称电子文档中心、数字文件中心等），负责电子政务公共平台建设和维护的政府信息中心，负责系统供应的服务商以及云计算环境下集系统服务和存储服务于一身的云服务商等。云服务商和档案馆、文件中心、电子文件中心的主要区别在于具体服务方式的不同，后者的服务带有行政色彩，而云服务商提供的则是商业服务，也可以视为数字时代的新型商业性文件中心。
2.档案主管部门
档案主管部门负责制定档案集中管理的政策规章，监督基层单位完成法定职责。在我国，档案主管部门是一个条块结合、分级管理的网络，它在纵横两个方向上建立起覆盖全国的档案行政管理机构。纵向上，各级专业主管部门设立相应的档案机构，负责本行业系统内部的档案管理工作。横向上，从国家到地方设立了专门的档案行政管理机构，主管本行政区域内的档案事业。
由于我国实行“局馆统一”的档案管理体制，担任行政管理的档案主管部门（档案局）往往和承担档案集中管理的档案馆实行“两块牌子，一套人马”。这样的设置有助于其出台更有针对性的档案管理制度规范。
数字环境中地方信息化主管部门在档案集中管理工作中也承担一定的职责，档案主管部门需要和信息化主管部门通力合作，共同监控数字档案管理系统的运营。
3.支撑服务部门
支撑服务部门为档案集中管理的承担者和主管部门提供理论、方法和工具的支持，但是它们不直接承担档案集中管理的业务，具体包括高等院校、科研院所、系统提供商等。这支力量的成熟程度、发展规模也在很大程度上决定了整个行业的发展水平和兴旺程度。
本书将重点关注档案集中管理承担者的职责及其完成情况。
本书所指制度，泛指制约文件、档案管理工作的规则。按照制度的实施效力，我国制度体系一般包括法律法规、规章制度、标准规范三种类型，如图2—4所示。其中，法律法规主要规定社会活动中各方基本权利义务关系，包括全国人民代表大会及其常委会制定的法律、国务院制定的行政法规以及地方人民代表大会及其常委会制定的地方法规，从形式上看，法律规范多称“法”“条例”等。标准规范指可供重复使用的最佳秩序之规定，包括国家和地方质量技术监督检验检疫总局颁布的国家标准、地方标准以及行业主管部门制定的行业标准。从形式看，标准规范多称“标准”“指南”“规范”等，有其标准代号。规章制度位于法律法规和标准规范的中间，边界相对模糊，主要包括两种类型：第一，部门规章，由国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构在本部门的权限范围内制定；第二，规范性文件，是除规章以外，由党政机关依照法定权限和规定程序制定，涉及公民、法人和其他组织权利义务，并具有普遍约束力的各类文件的总称。从形式上来看，规章制度多称“决定”“办法”“规定”“细则”“意见”“通告”等。在立法周期较长、标准制定的实践起点较低的情况下，由党政机关颁布的制度规章最为灵活，同时扮演着“准法”“准标准”的角色。
图2—4 档案管理制度构成
因为集中管理是我国档案管理的基本原则，所以我们可以泛泛地将所有档案管理制度都理解为集中管理的制度。但是，如果我们讨论的范围只限定在地方行政区划跨机构档案集中管理上，那么制度的范围就会相应缩小。本章暂不作这样的限定，本书后续章节将聚焦于地方政府数字档案集中管理的多种模式，届时具体讨论的制度范围将随之缩小。
以上五个层次互相关联，高度互动。其中，组织层、系统层、业务层、资源层都是制度层规范的对象。包含上述五个层次的内容框架，是数字环境下档案集中管理的概念模型，揭示了所有档案集中管理项目不可或缺的内容要素，为我们展开地方政府数字档案集中管理模式的深入分析和对比研究提供了统一的维度。