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数字环境下，文件的技术属性发生了非常大的变化，突出地反映在其对特定软硬件环境的依赖性上，这对文件的可读、可用和可理解性都产生了巨大的影响。作为永久保存档案的场所，档案馆面临前所未有的挑战。在电子文件产生初期，虽然信息化走在前面的国家档案馆、文件中心按照惯例接收了电子文件，比如20世纪60年代末，美国国家档案与文件署（NARA）接收美国联邦政府机关的机读文件
，70年代，澳大利亚国家档案馆（NAA）接收石油开发文件和其他机读文件，
但是这两家电子文件率先保管者却在90年代先后遇到电子文件无法识读的问题。这引发了电子文件是否可以作为档案永久保管以及档案文件（此处指对于社会具有永久保存价值的电子文件）由谁保管的思考，最具代表性的档案集中管理形式——由档案馆永久保管档案的必要性受到质疑。
20世纪80—90年代，美国学者戴维·比尔曼首先在理论上提出分布式保管的设想，即对于社会具有永久保存价值的电子文件并不像传统永久档案那样，需要移交给文件中心或档案馆集中保管，而是应留存在原形成单位。其原因有两个：第一，电子文件的分散保管并不会影响其集中利用，电子文件并不一定要物理集中；第二，将电子文件留在原始环境中，相比转移给文件中心或档案馆而言，成本更为低廉。这是因为某些电子文件，比如天文、气象、环保、工程等种类的文件，需要存储在价值昂贵的大功效计算机中，需要专门的复杂软件才能阅读，设备、软件的购置和维护都需要大量的人力、物力和财力，保管的费用很高；而档案部门的技术和资源非常有限，无法承担保管职责。因此，将这些电子文件继续放在其形成系统中是最佳管理办法，可以保证具有长期利用价值的文件顺利地迁入新系统或实现迁移（migration）。
分布式保管模式的提出，从表面上来看是一个无奈之举，反映了档案馆在应对电子文件保管问题上技能、方法的缺失，是对既有阵地的失守，却也折射出档案馆新的工作机会——为了监督、引导形成单位完成长期保存电子文件的任务，档案馆工作人员的工作中心应从文件内容转移到文件形成背景上，从文件自身转移到产生文件的职能活动上，从被动地管理、提供利用档案转移到主动地介入文件形成过程和规范形成者行为上，由此形成“后保管模式”。该理论在全球范围内得到了很多人的积极响应，代表性人物包括理查德·考克斯、玛格丽特·海兹乔姆、特里·库克、查尔斯·多拉尔等。
1995年3月，澳大利亚国家档案馆发布《管理电子文件：共同的职责》（Managing Electronic Records：A Shared Responsibility），明确提出原则上电子文件要分布保管在原形成机关，国家档案馆通过提供方针指南、标准、建议来指导机构建立电子文件管理系统，帮助它们确认元数据要求，和机构合作来鉴定、处置电子文件。
分布式保管实践的大幕由此拉开，澳大利亚也是我们所掌握的文献中可以看到的唯一在联邦层次实践电子文件分布式保管的国家。
为了帮助政府机关管理和长期保存电子文件，澳大利亚档案馆在20世纪90年代发力，致力于电子文件管理标准制度的制定与推广，取得了令人瞩目的一系列成果，包括：颁布国家标准AS 4390：1996《文件管理》，它后来成为首个文件管理国际标准ISO 15489《信息与文献—文件管理》的根基；制定了世界上首个文件管理元数据标准《联邦政府机关文件管理元数据标准》（1．0版，1999年）；提出了世界范围内首个电子文件管理方法论《设计与实施文件管理体系手册》（DIRKS）等。虽然该馆在2000年改变了电子文件分布保管的策略，转而向集中保管回归，但是档案主管部门注重指导、帮助、监督文件形成单位的电子文件管理工作，将文件管理要求延伸至文件形成阶段，这些实践经验却是被保留的，也是我们在探讨数字档案集中管理策略时需要分外注意的。
分布式保管模式提出之后，同样也遭到了诸多档案学者的质疑，肯尼斯·希伯迪奥、露西安娜·杜兰蒂、特里·伊斯特伍德甚至特里·库克本人都发表了文章，从保管职责分工的角度指出机关没有兴趣保存业务活动不再需要的文件。在动力不足、资源有限的情况下，文件保存工作的质量难以保证，甚至难以为继。与此同时，即使对分布式保管持支持态度的一些欧洲国家，也没有一家档案馆不保管电子文件。
仅从这一点就可以看出，如果放任各文件形成单位自行保管电子文件，可以预见其结果不会比纸质档案分散保管结果乐观：国家对于其核心信息资源的整体控制难以实现，社会享用真实、可用的档案信息服务的水准将大为下降。
除了职责分工、国家控制力、社会服务等方面的原因之外，电子文件长久保存技术上的发展也使得档案馆的态度从悲观走向了乐观。研究表明，电子文件经过恰当管理，可以脱离其原始环境实现长久保存。2000年，澳大利亚国家档案馆颁布了《联邦政府文件保管政策》（Custody Policy for Commonwealth Records），它向人们传达了一个重要信息：国家馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。这标志着澳大利亚国家永久电子档案的保管模式从分布式向集中式转变。
从档案管理发展的历史长河来看，澳大利亚国家档案馆电子文件保管模式的两次选择，只是档案集中管理的小插曲，这个插曲却给整个档案界带来很深的思考。一方面，电子文件的技术特点曾经使档案馆几乎要丧失自己的阵地，电子文件长期可读、可用性技术方案的设计与实现又使得档案馆重拾信心，这提醒我们要充分重视档案部门的技术能力建设。数字档案管理的投入和产出无不渗透技术的因素，集中管理也需要技术的支撑。另一方面，即使面临信息技术强大的冲击力，在尚且无法全面、系统地计算分散保管和集中保管的成本效益的情况下，分工机制、控制机制和服务机制依然稳定地发挥其作用，让档案界从技术恐慌中逐渐清醒：社会赋予档案馆以集中地、永久地保管档案的神圣职责，并不会因为档案记录方式的改变而改变；分散保存在各政府机关的电子档案，若没有极其严格的监管和标准制约，最终可能导致大量技术过时的异构历史数据无法处理，也无法利用，国家对其核心信息资源的整体控制力，依然需要以集中管理的方式来保证；数字时代公众利用档案信息的需求，呼唤着“一站式”服务的实现。
当然，我们还是无法回避成本机制的问题，这曾经是跨机构档案管理最强劲有力的动因。那么，对于数字档案而言，分散保管和集中保管的成本比较到底如何呢？成本机制在数字环境中还会发挥作用吗？
在数字世界中，保管空间、保管装具不再是衡量数字档案管理成本的重要尺度，其重要性甚至可以用微不足道来形容，取而代之的是系统建设的费用。这里的系统建设费用，包括软硬件产品购置费、系统开发费用和维护费用，其中前两项比较明显，后者更为隐形化，比例也更大。有数据表明，一般情况下，软件维护费用与开发费用的比例为2∶1，一些大型软件的维护费用甚至达到了开发费用的40～50倍。
根据Meta Group的调查，应用系统的数据量年增长达到125％，其中的80％是非活动数据。Enterprise Strategy Group预计永久数据占企业数据总量的60％甚至更多。
这意味着这些数据不能删除。如此快速的数据增长，一方面已经远远超过硬件设备价格每年30％的降幅，从而增加了服务器、存储等硬件设备的投资，另一方面带动了系统维护费用的增长，包括在数据备份、容灾、带宽等方面成倍的增加。此外，数据增长还会严重降低应用程序的性能和稳定性。
正是出于成本的考虑，即便在立档单位内部，也并非所有数据都能以在线的方式存储在主存储设备中，信息技术部门会采用专门的归档软件另外存放历史数据，或者干脆将其直接存储在脱机载体中。根据研究小组对税务、电信、海关等行业的调查，经过多次系统升级、更新之后，很多历史数据名义上仍然保存在特定载体上，但实际上已经无法被新系统使用，进入了一种近似“名存实亡”的状态。因此，分布式保管的设计者们关于“保存在原单位更有利于数字档案的可用”的设想，在成本机制的作用下，并不能实现。
与此同时，由于立档单位内部资源的有限性，通过更为经济的方式购买第三方提供的一些信息技术服务也变得日益普遍，如特殊载体的存储、数字化加工、备份以及基于云计算的软件服务等。这意味着除了档案馆对数字档案的集中管理之外，尚存在其他类型的集中管理。
因此，数字档案的集中管理，仍然和纸质环境下档案集中管理一样，存在着很强的必要性，遵循同样的原理，符合成本机制、分工机制、控制机制和服务机制的要求。同时，我们也应当充分认识到，由于信息技术的冲击和影响，数字档案的集中管理，不可能一成不变地沿袭纸质环境下档案集中管理的内容和方法。