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之所以要开展跨机构的档案集中管理，是因为它可以用更低的成本（投入）调用更好的资源实现更好的管理效果（产出），从而克服各机构分散管理可能存在的投入较高、人员受限、成效较差等弊端和不足。投入和产出是本书讨论跨机构档案集中管理机制的两大因素，如图2—2所示。其中投入包含为了管理档案而需要的空间、人员、装备（包括软硬件）、经费、制度等方面的条件，而管理效果或者产出则可能包括受控的档案、优质的服务等。
图2—2 档案集
从投入的角度来看，跨机构档案集中管理的机制包括成本机制、分工机制；从产出的角度来看，跨机构档案集中管理的机制包括控制机制和服务机制。
集中管理比分散管理的成本要低，这是推动档案集中管理的根本动力。成本是个经济学术语，指开展某项活动所需要投入的各类资源的货币化表现。我们将成本概念引入档案管理领域，泛指为了管理档案所需的各类资源，包括空间、人员、装备、经费、制度等，当然，这些成本首先体现在能够货币化计量的指标上。但凡能够货币化计算的成本，往往都具有很强的直观性和说服力。陈兆祦教授最早引用美国1979年的数据，每立方英尺的档案，留存在联邦机关的年平均保管费为8．1美元，而保存在文件中心只需要0．57美元，这里的保管费主要包括空间存储费用和装备费用。美国联邦政府的十几个文件中心每年可为联邦政府节约经费开支1．43亿美元。
方燕则引用了如下数据：“美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管，平均费用是7．66美元，集中在‘文件中心’保管，只需0．51美元。”
笔者无法考证后面的数据是哪一年的，但是其对比关系同样非常明显。
除了库房、装备等实物成本之外，档案保管成本还包括人力成本、工作经费、工作制度等无形成本，降低这些成本同样是我国建立面向现行、半现行文件的集中保管机构（如联合档案室、文件中心等）的重要动因。基层单位缺乏专职档案人员、档案人员变动频繁、工作经费难以保证、缺乏工作制度是比较普遍的现象，而档案集中管理机构可以集中专业人员、采用科学方法来保管档案，由于保管费用下降，其业务经费也可以得到保障。我国在区县级率先建立的联合档案室，就是将原来的若干“小而全”的机关档案室组织成一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。联合档案室的库房、经费和编制由牵头单位和参联各单位共同解决。
如此的“精简”和“整合”，直接目的就是削减成本，提高效率。
集中管理档案是社会分工的必然要求。从社会分工的角度来看，文件形成机构的主营业务并不是保管档案，档案管理是其支持性、基础性工作，其开展档案工作主要的出发点在于自身的业务需要，很难顾及档案对于其他单位、整个社会的参考价值和历史文化价值。单个机构没有为整个社会传承历史的职责，也没有动力将有限的人力、物力和财力花在很难见到直接成效的、面向长远的档案著录和保管等基础工作上。在机构面临变动的情况下，档案会被轻易地抛弃，即便保存下来也难以保证专业化水准，档案中所记录的信息很可能在一段时间之后变得无法被理解，从而变成一堆“废纸”。因此，将对丧失现行价值但对社会具有重要凭证价值和文化价值的档案的管理责任从机构中剥离出来，交给以此为专门任务和专业工作的组织——档案馆负责，这是对档案价值规律的遵守，也是对管理职责合理的区分。我国《档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”
如果说档案馆承担永久档案集中保管是一种基于档案管理内在驱动力的社会分工的话，那么文件中心承担现行、半现行文件集中保管，则是基于成本考虑的专业化分工。从法律责任来看，现行、半现行文件管理应该是机构的内部业务，将该职能“外包”给专业化、高效化的服务提供商，由其集中资源，包括优质的人力资源、专家队伍来开展管理和服务工作，可以高效、精简、节约的方式完成工作任务。
这种情况下，分工机制和成本机制高度一致。
档案不仅是单个机构的资产，也是地方、行业、企业集团乃至国家的资产。从国家层面来说，统治阶级政权的合法性有赖于档案来记录和维护，档案是政权稳定的基石。因此，将关系到国家利益的档案集中保管和控制，是统治阶级实施统治的基本手段之一。公元前1750年，古埃及发生奴隶大暴动，奴隶们将档案库打开，拿走租税公告等文件，丢弃纸草案卷，将有印章的纸草卷撕碎。
1789年7月29日，即法国资产阶级大革命爆发15天之后，国民议会颁布《国民议会组织条例》，该条例要求建立国民议会档案馆，负责集中保管新生政权国民议会的文件。1790年9月颁布的《国家档案馆条例》规定，将国民议会档案馆正式改名为国家档案馆，除继续保存新政权的文件之外，该馆还要负责抢救和集中保管旧政权中央机关的档案，并每周对外开放三天。
以上案例生动地体现了档案控制机制的必要性。
档案由当权者控制的要求突出地体现在档案的最终归宿上。如果由形成机构持续地保管档案，则容易导致集体资产机构化、部门化，若再没有严格的登记、检查、监督工作，那么国家和公众不会清楚一个地方、行业、机构的信息家底到底有多少，分布在哪里，其完整性、可用性面临风险，超越单个形成机构层次的整体控制力——国家控制力就可能难以保证。退一步而言，即便各单位都能将档案保存下来，也很难保证其都能在同一或相似的质量水平上。一旦有紧急情况，就难以实现整体管控。集中保管则可规避上述风险。所以，现代国家和地区都会设立国家档案馆、地方档案馆集中保管所属档案，以加强对核心信息资源的整体控制。
而在档案流向档案馆之前，同样要按照国家的要求加以控制，否则档案馆就如无源之水，面临无档案移交或者移交档案不合格的风险。保证档案移交之前的质量，也是跨机构档案管理的一个重要原因。1987年陈兆祦、杜梅对张家口地区联合档案室开展了非常细致的调研，他们指出，因为库房、人员、资金等方面的条件限制，张家口地区很多地、县机关从其成立直至联合档案室建立之前，始终没有健全的档案工作可言。因为规模小、人员少、用房紧张，所以没有专门库房；兼职档案员人均负责4．15项工作，且变动频繁、业务生疏。28个机关中，只有1家机关开展了持续的归档工作，而5家单位从来没有有序归档过文件材料，其余单位只对部分历史材料归档。这种情况导致档案丢失、损坏的现象十分严重，当地政府认为建立联合档案室是“逼出来”的。
我们以为，这种“逼迫”的压力，来自档案受控的质量要求。
服务是控制的另外一面。随着民主进程的推进，档案的定位从国家的“胸甲和灵魂”“君主的心脏、安慰和珍宝”变为普通百姓的记忆库，有助于增加身份认同。
这样一种定位的转变，背后是政权由少数人掌握向多数人拥有的转变，档案的归属因而发生转变。档案为民所有，于档案服务工作而言，意味着服务重点的转移，从政权服务转向文化服务，从对内服务转向公共服务。而这种服务定位、服务对象的转变，对档案管理提出了新的要求。
虽然单个机构也可以对社会提供服务，然而由于内在动力、管理资源和成本的限制，其服务水准难以得到充分的保证。将档案集中，在同一个水准上开展信息的组织加工，挖掘各类档案之间的关联，既有助于各种档案资源的互联互通，也有利于加强档案信息资源的统一利用，减少用户因为查找档案而需要到多地查询的不便，提高档案的利用价值。因此，档案馆的建立和运作，也是对档案服务工作的组织保障。
随着档案服务工作的推进，跨越多个机构、多个档案馆、多个地方实现档案资源的检索和利用，成为越来越普遍的需求。在计算机辅助编目日益普及的背景下，1983年国家档案局提出“到2000年建立起全国和省级历史档案资料目录中心”的发展规划，并要求以中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆为主分别筹建革命历史、明清和民国档案资料目录中心。
2006年，《广东省档案事业发展“十一五”规划》明确要建立区域性档案目录数据库，档案目录中心的建设日益多元化。
这些不同类型的档案目录集中，是服务机制作用下档案集中管理的创新，集中管理的业务由一个地方延伸到一个区域，由档案保管延伸至检索利用。