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档案的集中管理，其原意是将分散在不同物理地点的档案集中在一起，予以统一管理，这里的管理业务主要围绕着保管和利用展开。而档案资源的物理集中，往往要求由一个相对独立的部门或机构对这些档案实施管理，按照管理对象范围的不同，这个部门或机构可能是一个立档单位（也称文件形成单位）内的档案室，也可能是一个相对独立于立档单位的联合档案室或档案馆。在实体档案管理环境中，档案集中管理有两个最重要的标识：档案资源的物理集中、档案管理业务的集中。而伴随着这样的集中管理，需要有一定的组织和制度保障。
据此，我们可以归纳出纸质环境中档案集中管理工作的内容框架，如图2—1所示，共包括资源、业务、组织、制度这四个层次。其中资源特指档案信息资源，即集中管理的对象，按照其价值所处的生命阶段，被集中管理的档案有可能处于现行期、半现行期或非现行期。
业务是指以档案为管理对象所开展的各项工作，如分类、鉴定、利用、保管等。组织是指开展档案管理活动的机构或部门，包括档案室、档案馆。制度则泛指所有保障档案集中管理规范化开展的成文规则，包括法律法规、规章制度、标准规范等。
图2—1 纸质环境中档案集
按照实施范围，档案集中管理包括单机构、跨机构两种具体类型。
这种类型的档案集中管理，其对象主要是本机构自身形成的现行文件（档案）和半现行文件（档案）。没有移交进馆责任的机构，还需要承担非现行文件（档案）的管理职责。当然，立档单位的档案集中管理也是相对的。目前，还有单位按照文书档案、会计档案、人事档案、核心业务档案分块分部门集中管理，没有实行大集中。本书不直接研究单机构的档案集中管理，对于档案集中管理基本原理的阐述以跨机构档案集中管理为主。原则上，跨机构档案集中管理的一些理念和方法经过变通之后也可应用于机构。
按照机构的分布范围，跨机构的档案集中管理又分为行政区划范围内的集中管理和行业范围内的集中管理两种情况。
1.行政区划范围内的档案集中管理
行政区划范围内的档案集中管理，是横向的档案集中管理，即集中某行政区划范围内若干立档单位的部分或全部档案予以管理。按照管理对象，具体分为如下两种情况：
（1）集中管理立档单位的现行文件、半现行文件。履行相应管理职责的机构有联合档案室、文档中心、文件中心等。这样的机构可能是原立档单位联合组建而成，如联合档案室；也可能是归属当地档案主管部门的事业单位，如文件中心。近年来也有一些商业性的文件中心开展此项业务。这种形式的横向集中管理并非国家法律法规的硬性规定，而是各地根据自身情况开展的自由探索。根据邵华的研究，我国最早建立联合档案室的地方政府是重庆市长寿县（2001年12月25日经国务院批准撤县设区，现为长寿区——作者注），该县于1963年正式成立联合档案室，把原来分属若干县机关的“小而全”的机关档案室联合起来，组织成一个综合性的档案管理机构。
20世纪80年代以来，我国陆续出现了甘肃省永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件管理机构。20世纪90年代之后，成立文件中心性质机构的地方越来越多，且其级别由区县级向市级拓展。
（2）集中管理立档单位的非现行文件。履行相应管理职责的机构为当地的综合档案馆或专门档案馆，前者的进馆范围通常为行政管理档案，后者的进馆范围则通常为专门业务档案，如城建档案馆。这是最为普遍的一种档案集中管理模式，国家有明确的法律法规要求，县级以上的地方政府均设综合档案馆，收集本行政区划范围内的应由国家掌控的档案。
2.行业范围内的档案集中管理
行业范围内的档案集中管理，是纵向的档案集中管理，即集中某个行业范围内若干机构的部分或全部档案予以管理。根据笔者对中国知网期刊数据库的检索，最早介绍联合档案室的期刊文章发表在1958年，该文章介绍了天津市第二商业局的情况，该局下有专业公司12个及国营零售／批发商店、公私合营总店119个，为精简管理，该局在每个包含隶属商店的市公司成立一个联合档案室，管理本公司及隶属商店的档案，共有11个联合档案室。这可以被视作行业范围内档案集中管理的最早案例。
时过境迁，如今行业系统中再难寻觅联合档案室的影踪。如今承担行业范围内档案集中管理职责的主体包括专门档案馆、部门档案馆、企业集团档案馆等，这些档案馆保存的档案既包含行业主管部门、企业集团的现行文件，也包括其下属单位移交进馆的档案文件。各类档案馆收集范围不同，其中专门档案馆、部门档案馆的馆藏以行业业务档案为主，而企业集团档案馆则还包括各下属单位的其他类型的档案。在这些保管机构中，只有专门档案馆是独立的文化事业单位，部门档案馆、企业集团档案馆则隶属于相应的主管部门和企业集团。
行政区划和行业并非处于同一层次的划分标准，所以上述两种形式的跨机构档案集中管理类型也存在交叉，表现在行业范围内的档案集中管理可能同时会受到行政区划的制约，如城建档案馆、测绘成果档案馆等专门档案馆，以及税务、工商等部门档案馆。
本书主要研究行政区划范围内的档案集中管理。某个行政区域行业系统的档案集中管理的情况也在本书的考察范围之内。