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第二节
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迄今为止，书信仍是人际交往中最古老、最实用的一种联系方式。在日常生活里，个人与个人、个人与组织、组织与组织之间，都可以利用书信来传递信息、互通情报、交流思想、表达情感。
对现代人来说，在人际交往中适当地巧用书信，并不意味着自己落伍、守旧。与此恰恰相反，掌握必要的通信技巧，并且在人际交往中尽可能地利用书信与他人保持联系，依旧是人人要做的必行之事。
通信的礼仪规范甚多。简单地讲，在书信程式、通信技巧等方面，应当更多地予以关注。
书信程式，又叫书信格式。它在此所指的是书信的写作法则和布局结构。任何一封正式的书信，要想发挥功效，并且以礼敬人，首先就必须在程式上中规中矩。
按照正常情况，每封书信皆由信文与封文两大部分组成。二者在程式上各有各的要求，均须“照章办事”。
信文，即书写于信笺之上的文字，故此它又叫笺文。一般来说，信文是一封书信之中的主体，而且也是发信人写作与收信人阅读的重点。
从程式上看，每一封正式书信的信文，大体上都由前段、中段、后段三部分所构成。三者必须一应俱全，缺一不可。
信文的前段，递增的是信文的起始部分。具体而言，它又是由以下两个部分所组成的：
第一，对收信人的具体称呼。确定对收信人的称呼时，应兼顾其性别、年龄、职业、身份以及双方关系，千万不要草率从事。准确地讲，该部分叫做称谓语。
第二，对收信人所进行的问候。它也叫做问候语。这一部分通常不允许省去。
过去，我国民间对信文前段的讲究极多。它被叫做信文的开头，通常要采用专用的文言文，并要选用合乎通信双方具体身份的谦词与敬语。而今写信时，自然不必仿古，没有必要照抄照搬业已过时的繁文缛节，但是该使用的称呼与问候，依旧不可或缺。
根据惯例，信文前段的第一个部分应在信笺第一行上顶格书写，而第二个部分则须写在信笺第二行上，并且还要在开头空上两格。
信文的中段，又叫信文的正文。实际上，这一部分才是书信的核心内容之所在。
依据常规，正文应紧接着写在问候语后面，并要另起一段书写。头一行要空出前两格，此后转行顶格书写。根据实际需求，正文可以分作数段。每段第一行都需要空出前两格，此后转行顶格。在一般情况下，凡正文中每讲一件事情，原则上都应当另起一段，以便层次清晰，使收信人能够一目了然。
信文的后段，又叫信文的结尾。它位于正文之后，属于信文的结束部分。只有写好这一部分，使“尾声”完美无缺，才会使信文“有头有尾”、有始有终。
在一般情况下，信文的后段由以下五个部分构成：
第一，结束语。它是专门写在信尾的应酬话和按惯例所用的谦词、敬语。其目的是为了呼应正文，宣布“到此为止”。该部分可自成一段书写，也可以紧接着正文的最后一段书写，并不再独立分段。
第二，祝福语。它是对收信人所表达的良好祝愿，有时又叫祝词。通常它应采用专门的习惯用语，并分成两行书写。写在头一行的部分，须空出前两格。写在后一行的部分，则应顶格而写。
第三，落款语。它一般又分为自称、署名、日期三个部分。自称与署名，可在祝福语之后另起一行书写。需要注意：横写信文时，这一内容要偏右写；竖写信文时，则须使之偏下。日期的部分，可与署名写在同一行，并位于其后。有时亦可另起一行，写于自称与署名的正下方。
第四，附问语。所谓附问语，指的是发信人问候收信人身边的亲友，或者是代替自己身边的亲友问候收信人及其身边的亲友的语言。附问语应另行书写。其具体位置，可以是在结束语之前，也可写在落款语后面。
第五，补述语。它又叫附言，指的是信文写毕之后，还有必要补充的内容。但它最好不要出现。有必要写上这一部分时，要以“又及：”或“又启：”开头，独立成段，书写在信尾的最后。千万不要将其胡乱穿插，到处乱写。
需要强调的一点是：按照国内现行的惯例，信文均应横写。在没有必要时竖写信文，未免会给人以“舞文弄墨”之感。万一有必要竖写信文，最好选用竖式信封与之相配套，务必不要使二者出现一横一竖的不般配组合。
此外，在书写信文时，务必要令其各组成部分依照程序而行，尽可能“各就各位”（见图2-1）。
图2-1 程式标准的横写信文一则
封文，即在信封上所写的文字。按照标准书写封文，至少有三大好处：其一，能够保证书信准确无误地到达收信人手中。其二，能够直观地反映发信人的文化素养。其三，能够体现发信人对传递信件者的尊重程度。
在一般情况下，国内以中文书写的信封多为横式。在横式信封上所出现的封文，大致上由下述三个部分组成。除此之外，在信封上再写其他任何内容，都是不合适的（见图2-2）。尤其要注意，不要在信封背后乱涂、乱写。
图2-2 寄交的程式标准的横写封文一则
收信人的地址，应书写在横式信封的左上方。如有必要，可将其分作两行书写。在其左上角，按规定还应写明收信人所在地址的邮政编码。邮政编码是绝对不可缺少的。
收信人的称谓，通常应在横式信封的正中央书写。通常，它又可分为三个组成部分：第一，收信人姓名。第二，供传递信件者对收信人所使用的称呼。第三，专用的启封词，如“收”、“启”，等等。后两个部分的内容，有时可以省略。
该部分一般位于横式信封的右下方。具体而言，它又被分作四个小的组成部分：第一，发信人地址。第二，发信人姓名。第三，用来表示敬意的缄封词，如“缄”、“谨缄”，等等。第四，发信人所在地址的邮政编码。
在上述四者之中，前三个部分可写成一行，其中第三个部分还可以略去不写。而第四个部分则应独立成行，写在横式信封右侧的最下方。
有的时候，书信可以请人带交，而不必通过邮局邮寄。在托人带交的信封上，可以不写双方的地址和邮政编码。但须令其封文之中包括以下内容：
第一，托带语。即为拜托他人而使用专用词语。在横式信封上，应将其写在左上方。
第二，收信人称谓。通常，该部分应由收信人姓名，供托带人对收信人使用的称呼，以及收件词三个部分构成。三者应在横式信封的正中连成一行书写。
第三，写信人自署。它一般应写成一行，并位于横式信封的右下角。除写信人姓名之外，若有必要，这一部分还可以包括拜托词和托交时间。
委托他人代转信件时，特别是委托通信双方或其中一方关系较为生疏者代转信件时，信封上封文必须完全符合标准（见图2-3）。
以外文书写信件时，其信文、封文的具体程式，必须合乎使用该种文字时所通行的标准。此处不再一一详述。
图2-3 带交的程式标准的横写封文一则
在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧应该掌握。
在写信时，写信人所应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌（Courtesy）、完整（Complete）、清楚（Clear）、正确（Correct）、简洁（Concise）。因为以上这5个单词在英文里均以英文字母“C”开头，故而它们又被叫做写信的“5C原则”。
写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词与敬语。
例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。
在写信时，为了避免传递错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”、完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时必须准确到具体日期。一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写封文时，对方的邮编不可缺少。此外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。唯有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。
书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到这一点，须注意以下四条：
第一，字迹应当清清楚楚，切勿潦草不堪、乱涂乱改。
第二，要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿对其不加选择、随意乱用。
第三，要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、绿色、纯蓝色等色彩的墨水也最好别用。
第四，在书信里叙事表意时，必须层次明确、条理清晰、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生、不知所云。
在写信时，不论称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。
在信中，千万不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不应出现任何差错。
在封文上，于收信人姓名之后书写的称呼，如“同志”、“先生”等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非发信人对收信人所采用的称呼。因此像“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是绝对不宜出现在封文之上的。
写信如同作文一样，同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿洋洋洒洒、无休无止、空耗笔墨、浪费时间。
与此同时，亦应避免为使书信简洁而矫枉过正，走向另一个极端：过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。
写毕书信之后，写信者在准备寄发信件时，还有一系列的事情要做。在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知。
写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，即不要随手乱折，也没有必要搞得上缠下绕、边角对插、过分神秘。
折叠信笺的常规方法有四：
第一，“以低示己法”。先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫做“以低示己法”，意在表示谦恭之意。
第二，“外露姓名法”。在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露，叫做“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。
第三，“公函折叠法”。先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫做“公函折叠法”，多用于因公通信。
第四，“随意折叠法”。将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时。
折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有一厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了。
有些时候，发信人在信封之内往往还要装入书信的其他一些附件。在处理这一问题时，应当注意三点：
第一，符合有关方面的具体规定。不要违规，不要乱装违禁物品。
第二，保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因此而“开膛破肚”。
第三，向收信人交代明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得到后来“查无实据”。
通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，否则大家都不方便。
需要自己在信封上贴邮票的话，应将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。
在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。
对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。
根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这么做，前者是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；后者则主要是表示对托带者的信任与尊重。
接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点事项需要加以注意：
《中华人民共和国宪法》规定：中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护。因此，任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。所以，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法。即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开玩笑，也是绝对不应该的。
收到他人来信，通常先要拆启，才能进行阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否完整无缺的问题，而且也间接体现着收信人的个人修养。
拆信时，一要确保信笺的完好；二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得“犬牙交错”、“遍体鳞伤”。
收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。那样做，对对方是非常不尊重的。
对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥为收藏。对于无须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或当成废纸卖掉。
在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的第一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人所应当具备的一种美德。
对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖、得过且过，不但会令发信人担心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。
有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟复为歉，希望见谅”云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。无论如何，忙不能成为迟复他人来信的理由。
对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，是通信之大忌。
对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题一一作答。
特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或者含糊作答。
对于他人在来信之中求助于自己的问题，难免要出手相助，此刻最好尽力而为。由于种种原因，难以相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。
在人际交往中，信函应根据实际需要和具体情况来使用。因其具体用途不同，在日常工作与生活中人们所常用的联络函、通知函、确认函、感谢函、推荐函、拒绝函等，在其写作上往往又有一些各自所不同的要求。
具体应用不同类型的信函时，既要遵守其共同要求，又要兼顾其各自独具的特征。
联络函，又叫做保持接触函，它是平时用以培养客户关系、与客户保持联络的一种专用信函。使用联络函的目的，不仅意在证明自己的存在，而且也是为了与客户保持接触，并借此培养对方对自己的好感，加深对方对自己的印象。一般而言，应当定期向客户寄发联络函。
写作联络函，通常有以下五个具体要点应当注意：
写作联络函，往往需要制造理由。这样一来，就不会让对方觉得不可思议。诸如祝贺节日、生日，寄送简报等，都是不错的理由。
在信函里，适当地向对方通报自己及所在单位的发展变化，可使对方对自己以及所在单位加深了解。
在介绍自己的状况之前，可以先向对方表达自己诚挚的关心。例如，可告知自己对对方成就的了解，或为此祝贺对方，等等。
在联络函中，不妨大致介绍一下自己欲与对方进行进一步交往、合作的意图。
联络函并非直奔主题的业务函，因此其篇幅宜短，语气宜友善，主题宜放在联络之上。
通知函，又称为告知函。它主要用以向外界通报某项事务处理的具体情况，或是某项业务的具体进展。从某种意义上讲，通知函往往可以在一定程度上发挥联络函的作用。
写作通知函时，应注意下列五个具体要点：
通知函的主要作用，是向有关方面通报事态的发展、变化，而并非就此展开讨论或进行争论。
在介绍当前状况时，通知函要注意与此前函件的呼应，以便使自己的介绍有头有尾、连贯一致。
在介绍客观事态的同时，亦应告知收信者己方的对策，以及已经采取的行动。
通知函的目的之一，就是要推动收信方与寄信方的合作。
不论介绍己方举措，还是敦促对方参与，通知函在其具体的表达上都要委婉含蓄。无论如何，都要力戒语气生硬、强人所难，或者唠唠叨叨。
确认函，在此是指专为确认某事而向交往对象所寄送的信函。在公务交往中，确认函是最为常用的信函之一。因为确认函意在对某种事实、某种意向进行确定，所以它在写作上具有更高的规范性要求。
写作确认函，应对下列五个具体之点多加注意：
此项内容，通常是确认函关键内容之所在，故应反复核对，确保不得发生任何差错。
凡对所确认的事项附加各项具体条件的，在确认函里应向收信者予以明确。
在确认函之中，确认方应再次承诺自己遵守约定，绝不随意对此反复，或是临场变卦。
在一般情况下，确认方均会在确认函中要求对方对此进行确认。具体的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上签署意见。
正规的确认函，均应由有关人员或相关单位的负责人在其末尾亲笔签署自己的姓名。有时，往往需要联合署名，或由本单位法人代表亲自署名。必要时还须加盖本单位公章。
在人际交往中，感谢函是指专为感谢某人或某单位而写作的信函。一般而言，收到礼品、出席宴会、得到关照之后，均应寄出专门的感谢函。一封恰如其分的感谢函，往往可以显示写作者的教养。
写作感谢函，通常应注意以下四个具体之点：
一封感谢函，往往不必长篇大论、喋喋不休。只要在信中将自己的感谢之意表达清楚即可，有时即使只写三五句话亦可。
很多时候，在感谢函中应当致谢的对象往往不止一人，那么则一定要向所有应予感谢者一一致谢，千万不要有所遗漏。
为了表示自己的真心实意，感谢函要尽量亲自动笔撰写，而不要打印。在任何时候，一封当事人的亲笔信，都会使人产生亲切感。
在一般情况下，感谢函时效性很强。它最好是在有关事件发生后24小时之内寄出，并应尽量使之早日寄达。
推荐函，在此是指专为向其他单位推荐某位人士而使用的信函。在求职应聘时，一封有力度的推荐函，往往有助于被推荐者脱颖而出。
写作推荐函，主要应兼顾下述四个方面：
在推荐函的开始部分，写信者应简述一下自己的情况，并对自己与被推荐者之间的关系略加说明。
这部分，通常是推荐信的主要内容。在此，应当全面而客观地介绍被推荐者的基本情况，尤其是其能力、阅历与业绩。与此同时，还应对被推荐者做出自己的评价。
在推荐函中，不应忽略对收信者的问候感谢。这一部分，绝对不可缺少。
为了便于用人单位及其负责人对被推荐者有进一步的深入了解，在推荐函之后一般还应附有被推荐者的简历、证书等个人背景材料。
拒绝函，在此是指为拒绝外人或外单位的某项请求而使用的信函。在所有的应用性信函里，拒绝函大概算是最难写作的一种。它的难以把握之处在于：既要正式拒绝对方，又要保证不会因此而损害双方关系。
写作拒绝函，大致包括下列四点注意事项：
使用拒绝函，一般非常讲究时效。若无特殊原因，应当当机立断，尽早拒绝对方。一拖再拖，往往会令对方产生其他想法。
在拒绝函里，应当对拒绝的具体事项予以明确。不要一概而论、含混不清、模棱两可，那样搞不好会耽误事情。
对于拒绝对方的具体原因，最好在拒绝函里认真地进行说明，以便使对方心服口服，不会为此而影响双方的关系。
必要的话，在拒绝函里应向被拒绝者表达己方的歉意。此外，还应恳请对方今后继续与自己保持联络。