第一节
会议

会议，又称集会、开会，它通常是指将人们召集在一起，对某些问题进行研究、讨论、说明的一种社会活动的常规形式。在处理日常性行政事务时，各级行政部门往往召集各种会议，因而行政人员平时必须经常面对各式各样的会议。

不论召集、组织会议，还是参加会议、为会议服务，行政人员都有一些基本守则必须遵守。此类与会议相关的守则，就是所谓的会议礼仪。它的核心内容有会务性工作、会议的座次、会风的端正三项。

一、 会务性工作

一次会议能否取得圆满成功，在很大程度上取决于其具体的组织工作进行得如何。凡正规的会议，均需进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作在会议进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的行政人员，在具体工作中一定要遵守常规、讲究礼仪、明察秋毫、细致入微，从而做到有备无患。

1.会议之前

在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键，它的具体质量直接关系到会议的成败。会前的组织工作大体上包括以下四个方面。

一是主题的确定。举行任何会议，皆应首先确定主题。会议的主题，通常是指某一次具体会议所应解决的核心问题及其指导思想。它不但往往直接在会议的具体名称上会有所体现，而且一般还被视为用以确定会议的具体内容、形式、议程、任务、目标、期限、场地、人员、规模、档次的重要的先决性条件。

二是通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。会议通知，在此指的是由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件。行政人员主要应做好下述两件事情。

其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整、准确、规范。

其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁或延误。

三是文件的起草。会议上所使用的各种文件材料，大体上均应在会前准备妥当。需要准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、背景介绍等。准备会议文件时，应注意如下两点。

其一，有的放矢。起草会议文件时，要提倡简明扼要、实事求是、有的放矢，反对无病呻吟、无事生非。此外，还应认真校对文件，防止出差错。

其二，先期发放。在一般情况下，会议的主要文件均应在与会者报到时或报到之前下发，以便使与会者有所准备。

四是常规性准备。负责会务工作时，有必要对会议所涉及的具体细节问题做好充分的准备。

其一，搞好会场的布置。对会议举行的场地要有所选择，对会场的桌椅要有所安排调整，对开会时所需要的各种音响、照明、投影、摄像、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。

其二，与外界进行沟通。会议举行前，应向新闻界、公安保卫部门、会议保障部门进行通报，并要对拟邀请到会的嘉宾进行确认。

其三，对会务人员进行分工。对于参加会务工作的一切人员，均应提前进行分工，使大家职责分明、各负其责。

其四，会议用品的采办。有时，一些会议用品，诸如纸张、本册、文件夹、姓名卡、座位签，以及饮料、音像用品等，事先均需要补充、采购。

2.会议之时

负责会议进行时具体工作的行政人员，既要临阵不慌、处变不惊，又要在下列五个具体环节上表现得训练有素、一丝不苟。

一是例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾，以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士，宗教界人士，港澳台同胞，海外华人和外国人，往往还需要进行重点照顾。对与会者的正当要求，应有求必应，对其合理的批评建议则应闻过即改。

二是会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：第一，签名报到。第二，交券报到。第三，刷卡报到。负责此项工作的行政人员，应及时将与会者签到的情况向会议的负责人进行通报。

三是餐饮安排。举行时间较长的会议，一般应为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生、适宜的饮料。会上所提供的饮料最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶倒水。那样做，往往既不卫生、不安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通等方面提供力所能及、符合规定的帮助。

四是现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、速记、录入、录音、录像等。既可选择其中的某一种，也可交叉使用。负责会议记录时，不仅要使会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容面面俱到，而且要求其具体要点完整、准确、清晰。

五是编写简报。会期较长的重要会议，往往会在会议举行过程中编写会议简报，以对会议的过程、反响、动态、内容进行扼要报道，帮助有关方面全盘把握好会议。编写会议简报的基本要求是：快、准、新、简。快，是要求讲究时效；准，是要求准确无误；新，是要求独具新意；简，则是要求字少篇短。

3.会议之后

会议进行完毕，亦应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。会后的组织工作，大致上应包括以下三项：

一是形成文件。根据实际需要，会议结束后往往应当形成会议决议、会议纪要等专门性的会议文件。此类会议文件不仅是本次会议的主要成果，而且是与会者会后传达、贯彻、落实会议精神的主要依据。形成会议文件时，应集思广益、求同存异、简明扼要、统一口径，具有鲜明的针对性与目的性。

二是处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守相关的规定与惯例。应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，一定要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要予以销毁。

三是协助返程。大型会议结束后，主办单位应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动替对方联络，提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。

二、 会议的座次

举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议，其座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范，行政人员不但需要略知一二，而且必须认真遵守。在实际操办会议时，由于会议的具体规模多有不同，因此具体的座次排定便存在一定的差异。

1.小型会议

小型会议，在此是指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均应排座，并且不设专用的主席台。

小型会议的排座，目前主要有如下三种具体形式。

一是自由择座。它的基本做法是：不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

二是面门设座。它的具体做法是：以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者，则可在其两侧自左而右地就座(见图2—1)。

三是依景设座。依景设座，此处是指会议主席的具体位置不必面对会议室正门，而应当背依会议室之内的主要景致之所在。例如，字画、讲台、装饰墙等。其他与会者的排座，则略同于前者。

2.大型会议

大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点是：会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。

一是主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。在主席台上就座的人通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。每一名主席台上的成员面前的桌上均应放置双面的桌签。

主席台排座，具体又可分为主席团排座、主持人坐席、发言者席位三个不同的方面。

其一，主席团排座。主席团，在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前举行政务会议时排定主席团位次的基本规则有三：其一，前排高于后排。其二，中央高于两侧。其三，左侧高于右侧。具体来讲，主席团的排座又有单数(见图2—2)与双数(见图2—3 )的区分。若就座者为双数，现行的规则是右大于左。

其二，主持人坐席。会议主持人，又称大会主席。其具体位置有三种方式可供选择：其一，居于前排正中央。其二，居于前排的两侧(通常为右侧)。其三，按其具体身份排座，但只宜就座于前排。

其三，发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二：其一，主席团的正前方(见图2—4 )。其二，主席台的右前方(见图2—5)。

二是群众席排座。在大型会议上，主席台之下的一切坐席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二。

其一，自由式择座。它指的是不进行统一安排，而由大家自由择位而坐。

其二，按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后，也可以是平时约定俗成的顺序。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，等级便越低。

在同一楼层排座时，又有以下两种普遍通行的方式：其一，以面对主席台为基准，自前往后进行横排(见图2—6)。其二，以面对主席台为基准，自左而右进行竖排(见图2—7)。

三、 会风的端正

从当前的实际情况来看，各级行政部门都有必要认真地端正会风，行政人员在这一方面亦需尽一己之力。

1.改进会风

会风者，会议风气之谓也。从根本上讲，行政部门的会风，实际上体现着其政风。在当前形势下，端正会风有利于端正政风。端正会风，一般应从改进会风做起。

一是反对形式主义。一次会议成功与否，重在其实效如何。因此，开会绝不能搞形式主义，不能将会议的大小、次数的多少等同于自己的政绩。要提倡少开会、开短会，不开可有可无或一无所用的会。

二是严格控制会议。从根本上来讲，应在总体上改进会议形式、提高会议质量的同时，从总量上对会议加以严格而具体的控制，标准要细、执行要严、检查要细、处罚要重，重在形成制度。

三是禁止滥办会议。对会议过多、过杂、过长、过滥，凡事皆会的不正之风要坚决抵制。对开会讲究排场、铺张浪费、假公济私者，尤其是借开会之机大吃大喝、滥发礼品、公费旅游者，则应依照党纪、政纪乃至法律，从严查处。

2.提高效率

提高会议效率，意即召开会议时，应努力节省时间、人力、物力和财力，并力争取得较为圆满的成果。由此可知，它是各级行政部门当前改进会风的基本目标。提高会议效率的行之有效的良方主要有四个。

一是集中主题。一次会议，最好选定单一而明确的主题。万一有必要同时安排多项重要内容，亦应力求有主有次、主题鲜明。这样做，不仅使会议易于开得扎实而紧凑，而且便于与会者传达、贯彻、落实会议精神。

二是改进形式。允许开会的具体形式灵活多样，重在看其有无收效、能否解决问题。平时，应大力提倡利用电视、电话、广播、互联网等现代化电子媒体举行会议。

三是压缩内容。作为会议的组织者，应删除一切可有可无的会议内容。一般性质的内容，可代之以书面材料。不提倡各级领导出席与自己本职工作并无任何关联的会议。

四是限定时间。对会议的起止时间、休息时间、发言时间、讨论时间，应有明确规定，并严格执行。这一措施，显然有助于纠正会议冗长、拖沓的不良风气。

3.严守会纪

出席会议时，每一位行政人员均应严守会议纪律，以“从我做起”来切实地端正会风。

一是遵守时间。参加会议时，一定要严格、自觉地遵守有关会议时间以下几方面的具体规定。

其一，准时到会。任何会议的出席者均应按时到会，并适当提前，不得无故迟到、缺席。

其二，正点开会。规定的开会时间一到，即应准点开会。延迟开会时间，是对全体与会者的不恭敬。

其三，限时发言。不仅要限定发言人数，而且应规定发言所用时间的具体长短，以促使其发言时少说精讲。

其四，到点散会。规定的会议结束时间一到，如没有特殊原因，即应宣布散会。

二是维持秩序。在会议举行期间，行政人员应自觉地维护会场的正常秩序，确保会议顺利进行。

其一，各就各位。出席正式会议时，应在指定之处就座。未获许可时，不要自由择座、争座抢座，不得东游西逛、中途退场。

其二，保持安静。会场的安静是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌外，严禁制造任何噪声。

其三，遵守规定。对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟，以及使用移动电话等会议的具体规定，应认真遵守。

三是专心听讲。参加会议时，行政人员应认真而专注地听取一切发言。这既是对发言者的尊重，也是自己把握好会议精神的前提。

其一，一心一意。当他人发言时，不允许心不在焉，更不得公然忙于他事，显得自己三心二意。

其二，支持他人。当聆听他人发言时，除适当地进行记录外，应注视对方，并在必要时以点头、微笑或掌声表达对对方的支持之意。 QUMTbkPHjAOsWDKJHiJ6uzSDQEZRBodrDEGXP+7gXJAeAUEecKuyT7tPg8LowC1b