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第五节
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在接待外方来宾的过程中，宾主双方的正式会晤与合影往往备受关注。因此，相关人员对这一环节具体操作时的礼仪规范必须认真予以掌握。在具体操作正式会晤与合影时，如下两个方面的问题往往颇为重要：一方面，必须讲究规范。有关会晤与合影的礼仪规范甚多，涉外人员绝对不可不知。另一方面，必须掌握技巧。在正式会晤与合影进行的过程中，一些重要的操作技巧必须为我方人员所掌握。唯有这些技巧得以正确运用，才能使会晤与合影中的礼仪合乎规范。
不论我方出访，还是外方来访，宾主双方的正式会晤通常都不可或缺。所谓会晤，亦称会见，一般是指在较为正式的场合与他人郑重其事地见面。在涉外活动中，凡是正式会晤多属礼节性活动。它通常不会安排宾主双方就实质性问题深入进行切磋，但却可以直接反映出宾主双方关系的现实发展程度。
在正式会晤时，会晤的形式、正式的介绍、名片的使用与座次的排列四个问题最为关键。
所谓会晤的形式，一般是指会晤的具体方式。在安排正式会晤之前，自然必须首先确定其具体形式。在正常情况下，根据不同情况可对会晤的具体形式作不同区分。
一是根据会晤时来宾参加方的数量不同，可将其划分为双边会晤与多边会晤。
在双边会晤中，来宾仅有一方。而在多边会晤中，来宾则可多达两方甚至两方以上。
一般而言，双边会晤要比多边会晤显得更为正式。所以除非有举行多边活动的特殊需要，通常应当尽量少安排多边会晤。多边会晤的特殊性则主要是：由于来宾不止一方，不仅其礼宾排序较为烦琐，而且在具体进行时往往还会令主方顾此失彼、应接不暇。
二是根据会晤时宾主双方具体身份的不同，可将其划分为会见、接见与晋见。
所谓会见，指的是参与会晤的宾主双方地位、身份相仿。所谓接见，指的是地位、身份较高的一方主动与地位、身份较低的一方见面。所谓晋见，又称进见，它指的则是地位、身份较低的一方主动拜会地位、身份较高的一方。
在正常情况下，涉外接待中的会晤多为会见。在一般性的涉外活动中采用会见这种形式，符合对等原则。与此同时，我方往往还会安排地位、身份较高的人员接见外方来宾。在国际交往中，此种做法通常被视为主方给予来宾的一种不可或缺的礼遇。
在宾主双方正式会晤之初，介绍这道程序往往可以省略。所谓介绍，实际上是一种特殊的有关当事者的具体情况说明。它一般是指在人际交往中使他人了解、熟悉自己或令陌生的双方相互结识的一种做法。由此可见，介绍是人际沟通的一种常规方式，同时也是人际交往的出发点。
适用于涉外接待活动中的正式介绍，主要有介绍自己、介绍他人与介绍集体三种具体形式。
一是介绍自己 。介绍自己，亦称自我介绍。其具体做法，是由本人担任介绍人，把自己介绍给别人，从而使他人了解、熟悉自己。涉外人员在介绍自己时，应当注意下述五个要点：
其一，主动介绍。按照惯例，一般应由地位、身份较低者首先介绍自己。在涉外接待中，涉外人员往往身份较低。因此，在涉外接待中，涉外人员应养成主动介绍自己的习惯。
其二，先递名片。有可能时，应先递上本人名片，随后再作自我介绍。这样不仅可以使自己在介绍时省略不少内容，而且还会给人留下较深的印象。
其三，时间简短。介绍自己时，务必要言简意赅、直奔主题，力求节省时间。进行自我介绍时，一般三言两语，半分钟之内即应结束。没有特殊情况，绝对不应使之长过一分钟。
其四，内容真实。进行自我介绍时，所陈述的各项具体内容一定要言之有据、实事求是、诚实无欺。既不宜过分自谦，也绝对不可吹牛撒谎、欺骗他人。
其五，形式正规。在正式涉外接待活动中所使用的自我介绍，必须采取正规的形式。介绍的内容，通常应当包含本人的单位、供职的部门、现任的职务、完整的姓名四项具体要素。缺少其中任何一项，均不符合正规的要求。
二是介绍他人 。介绍他人，亦称第三者介绍，是指由第三者充当介绍人，为互不相识的双方进行介绍，以便使之彼此结识。介绍他人时，有以下两个要点应当重视：
其一，确定介绍人。在介绍他人时，对介绍人的身份选择往往多有讲究。在一般性涉外接待中，介绍人应由东道主一方的礼宾人员、公关人员、文秘人员以及其他专门负责接待工作的人员担任。而在重要的涉外接待活动中，介绍人则往往由主方或宾主双方在场人员中的身份最高者担任。在普通的社交场合，由与宾主双方都熟悉的某位人士担任介绍人通常也是可行的。
其二，介绍的顺序。在涉外接待中，介绍宾主双方的标准顺序是“先主后宾”，即应当先介绍主人，后介绍客人。此种做法，亦称“客人优先了解情况”。在其他情况下，介绍他人相识的顺序则讲究“尊者居后”，即介绍双方时令位置较高者居后。具体而言，介绍职务高者与职务低者相识时，应先介绍职务低者，后介绍职务高者；介绍长辈与晚辈相识时，应先介绍晚辈，后介绍长辈；介绍女士与男士相识时，则应先介绍男士，后介绍女士。
三是介绍集体 。介绍集体，又称集体介绍，它实际上属于介绍他人的一种特殊情况，指的是被介绍的一方不止一人，而是一个集体。在涉外接待工作的具体实践中，介绍集体主要有下列两种基本形式：
其一，单向式。当需要被介绍的双方一方是一个人，另外一方则为一个由多人所组成的集体时，通常只需要把个人介绍给集体，而不需要把集体介绍给个人。它亦称“少数服从多数”。此即所谓介绍集体的单向式。
其二，双向式。所谓介绍集体的双向式，一般是指被介绍的双方均为一个由多人所组成的集体。在进行双向式集体介绍时，双方全体人员均应被一一介绍。其常规做法是：先由主方负责人出面，依照主方在场者具体地位、身份的高低，自高而低地依次对其进行介绍；然后再由客方负责人出面，依照客方在场者具体地位、身份的高低，自高而低地依次对其进行介绍。
在普通会晤进行之初，名片的使用往往与宾主双方相互介绍次第进行。没有名片的人，往往被视为没有社会地位或没有社交活动的人。不会正确使用名片的人，则被视为没有教养的人。在涉外接待过程中使用名片时，通常有如下几个要点必须为我方相关人员所注意：
一是制作有忌 。用于涉外活动的个人名片通常在制作上有四个禁忌：
其一，忌使用不正确或不准确的外文。
其二，忌个人头衔过多、过滥。
其三，忌提供本人家庭住址及私宅电话，或遗漏“0086”这一中国的国家代码。
其四，忌对正式对外使用的个人名片随便涂改。
二是递送有序 。在一般情况下，讲究由地位、身份较低的一方首先把本人名片递给地位、身份较高的一方。因此，在涉外接待中，应由我方人员先把本人名片递给来访的外方人士。若外方人士不止一人，则我方人员向其递送名片的具体顺序应该自尊而卑依次而行。在正式递送本人名片时，我方人员应走近对方，并双手递上正面面对对方的名片。
三是接受有方 。接受外方人士的名片时，一般应起身站立，并双手捧接。接过对方名片后，不仅需要口头道谢，而且还应当从头至尾将其基本内容默读一遍。千万不要仅用左手去接外宾的名片，更不允许接过后对其不屑一顾。
四是有来有往 。接受外方人士名片后，我方人员通常应回敬外方人士一张本人的名片，切忌“有来无往”。在一般情况下，我方人员不宜直接索取外方人士的名片。若确有必要，可首先递上一张本人名片，以求得对方“有来有往”。
五是收存有法 。接过外方人士名片之后，切忌对其把玩、折叠或乱扔、乱放。将其放入本人名片夹或上衣口袋内，才是正规的做法。还应注意，因外方人士的名片有时涉及其个人隐私，因此切勿将其借与外人使用，或对外进行公布。
在正式的涉外会晤中，宾主之间都非常重视座次排列，主人一方则更是应对来宾讲究“坐、请坐，请上座”。在正常情况下，适用于会晤外方来宾的座次排列主要有以下五种具体形式：
一是相对式 。相对式排座，在此是指宾主双方面对面就座。此种方式显得主次分明，往往便于宾主双方公事公办，以保持适当的距离。它多适用于公务性会晤，具体又分为下述两种情况：
其一，以正门为准，即双方就座后，一方面对正门，另一方则背对正门。此时讲究“面门为上”，即面对正门之座为上座，应请来宾就座；背对正门之座为下座，则宜由主人就座。
其二，居室内两侧，即双方就座于室内两侧，并面对面地就座。此时讲究进门后“以右为上”，即进门时以右侧之座为上座，应请来宾就座；左侧之座则为下座，宜由主人就座。若宾主双方不止一人，其大致情形也是如此。
二是并列式 。并列式排座，是指宾主双方并排就座，以暗示彼此双方“平起平坐”、地位相仿、关系密切。它多适用于礼节性会晤，大体上又分为以下两种情况：
其一，双方一同面门而坐。此时讲究就座后静态的“以右为上”，即主人宜请来宾就座于自己的右侧。若双方人员不止一名时，其他人员则可各自分别在主人或主宾一侧，按其地位、身份的高低依次就座。
其二，双方一同在室内的右侧或左侧就座。此时讲究“以远为上”，或“内侧高于外侧”，即应以距门较远之座为上座，将其让给来宾；以距门较近之座为下座，宜将其留给主人。
三是居中式 。居中式排座，实际上属于并列式排座的一种特例。它是指当多人一起并排就座时，讲究“居中为上”，即应以中央的位置为上座，请来宾就座；以其两侧的位置为下座，宜由主方人员就座。
四是主席式 。主席式排座，通常是指主方在同一时间、同一地点正式会见两方或两方以上的来宾。此时一般应由主人面对正门而坐，其他各方来宾则应在其对面背门而坐。此种排座方式，犹如主人正在以主席的身份主持会议，故被称为主席式。有时，主人亦可坐在长桌或椭圆桌的尽头，而请其他来宾就座于其两侧。
五是自由式 。自由式排座，此处是指进行具体会晤时不进行任何正式的座次排列，宾主各方的全体人员一律自由择座。它多适用于各类非正式会晤，或者正式举行的多边性会晤。
在涉外接待过程中，正式举行会晤的宾主双方通常都会在一起合影以作纪念。因此，合影这一环节亦应为有关人员所重视。
所谓合影，一般是指若干相关人员集合在一起，拍摄供纪念所用的照片。由此可见，合影，尤其是涉外活动中的合影，绝非一般意义上的拍照。涉外活动中的合影，特别是宾主双方正式会晤时的合影，通常应注意下列两个方面：
凡是正式安排的合影，均应由有关人员提前做好必要而充分的准备。在具体进行合影准备工作时，必须对以下六个细节加以注意：
一是主随客便 。在进行合影之前，主方应先征得来宾首肯，切勿勉强对方。一些外方人士出于宗教或其他个人方面的原因，往往忌讳摄影、摄像，故此他们对合影往往会有抵触心理。
二是确定时间 。若多人一起合影，一定要规定具体时间，并通报合影的全体参加者。此外，还应要求大家遵守时间、准时到场。
三是布置场地 。在合影前，一定要提前选定场地并认真进行布置。不仅要注意场地是否大小适中，而且还要提前将合影主要参加者的具体位次安排好。
四是备好器材 。拍摄合影时所需的一切器材，均应提前备齐、备好、备足。千万不要因为准备不足而影响到合影的效果。
五是提供照片 。在合影结束之后，主方应负责向合影的全体参加者主动提供照片，并要确保每人都能有一张。
六是忌做他用 。在涉外活动中拍摄的合影，一般只宜用做纪念或资料，通常不宜将其使用于商业活动。如果需要将其公开发表，应经过上级有关部门批准，切勿先斩后奏。
在涉外活动中拍摄合影时，有时需要排定具体位次，有时则不必。在正式场合所拍摄的合影，一般应进行排位。至于在非正式场合所拍摄的合影，则既可以进行排位，也可以不进行排位。
如有必要排列合影参加者的具体位次，应当注意以下七点：一是场地大小；二是人数多少；三是背景陈设；四是光线强弱；五是具体身份；六是高矮胖瘦；七是方便拍摄。
在一般情况下，正式合影的总人数宜少而不宜多。在合影之时，所有的参与者皆应站立。必要时，可以安排前排人员就座，后排人员则可在其身后呈梯级状站立。按照常规，在涉外活动中所拍摄的正式合影，不宜要求其参加者以蹲姿参与拍摄。若有必要，可先期在合影现场摆设名签，以便参加者准确无误地各就各位。
在安排合影的具体位次时，关键是要注意以下两点：
一是了解国内合影的排位习惯 。国内的合影一般讲究“居前为上”、“居中为上”、“以左为上”。具体而言，它又有“人数为单”与“人数为双”的区别。在合影时，若人数为单，讲究中央高于两侧，左侧大于右侧；若人数为双，则讲究右高左低。
二是遵守涉外合影的排位惯例 。在涉外活动中拍摄合影时，排位应遵守国际惯例，讲究“以右为上”，即届时令主人居中、主宾居右，其他人员则按主左、宾右依次在其两侧排开。