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第四节
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不论从事什么工作，都应当自始至终地认真负责，涉外人员从事涉外接待工作亦应如此。在涉外接待的具体过程中，始者，来宾之迎接也；终者，来宾之送别也。迎来送往作为涉外接待工作的具体起点与终点，不仅理应为我方所重视，而且同样为外方所关注。
在涉外接待过程中，迎来送往绝不等同于普通的迎送活动。它不仅反映着我方的接待水准，体现着我方的礼宾规格，而且意味着双边关系发展的程度，暗示着我方对外方重视与否，同时还事关外方对我方接待工作的第一印象与最后印象。因此，无论对接待方还是被接待方而言，涉外接待中的迎来送往都毋庸置疑地被视为礼仪大事。
具体而言，涉外接待过程中的迎来送往在礼仪上包括掌握详情、确定“时空”、关注细节、熟知程序四个方面的问题。
本着“知己知彼”的原则，从事迎送活动的涉外人员有必要对接待对象的相关状况掌握得尽可能地详尽而具体。在这一方面稍有不足，就有可能产生连锁反应，影响全部迎送活动乃至整个接待工作的顺利进行。
掌握详情，对涉外迎送活动而言具体包括以下三个不同的方面，即外方状况、我方要求与他方反映等。
若要将迎来送往工作进行得圆满顺利，达到双方都满意的效果，我方有关人员首先应该充分掌握外方的具体状况，这是我方做好迎送工作的基本保证。一般而言，我方应充分掌握的外方状况主要有以下五个方面：
一是主宾的个人简况 。对于外方主宾的简况，例如，姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、党派以及文化程度、宗教信仰、生活习惯、家庭状况、政治倾向、对华态度、业务能力、性格特点、社会评价等，应一清二楚。对外方其他来宾的情况，亦应尽可能地有所了解。
二是来宾的总体状况 。在迎送活动中，对一些有关来宾的总体状况，例如，具体人数、骨干成员、性别概况、组团情况以及负责人等，我方有关人员也应予以关注。
三是来宾的整体计划 。外方在来访之前，必定会制定其具体访问计划。对外方的来访计划，特别是其访问目的、指导方针、大致安排等，我方应有一定程度的了解。
四是来宾的具体要求 。在迎送活动开始前以及在其具体进行中，我方对于外方集体所提出的要求与主宾所提出的要求，应予以充分考虑。对其他来宾的个人意见、建议，也要认真听取。
五是来宾的来去时间 。对来宾正式抵达和离去的时间，例如，具体日期、具体时间及其相关的航班、车次、地点，我方应当掌握充分，并应予以再三核对，以免在具体工作中出现重大差错。
从事迎送外宾工作的我方人员，尤其是其中的负责者，一定要对我方的相关要求有一个全面了解。对以下诸点，更是不容忽略：
一是我方的接待方针 。它具体涉及我方有关整个接待工作的基本要求。
二是我方的具体意图 。它与迎送工作的具体操作及其结果直接有关。
三是我方的礼宾规格 。它是我方所给予来宾具体礼遇的最明显的体现。
四是我方的礼宾排序 。在同时接待多方来宾时，礼宾排序的正确运用关系甚大。
五是我方的操作重点 。对迎来送往过程中的某些重点环节，有关人员必须予以重视。
六是我方的有关预案 。对用以防止某些临时变故的预备方案，有关人员必须清楚，绝不允许一知半解。
为慎重起见，在涉外接待过程中，对其他各方对我方迎送活动的反应亦应予以重视。
一是官方的反应 。对各个国家、各个国际组织的正式表态，理应首先加以关注。
二是民间的反应 。对来自各国民间以及国际社会的反响，亦应有所了解。对此完全不闻不问，是有失偏颇的。
三是媒体的反应 。对各种媒体的相关报道必须及时掌握，并在必要之时作出相应的反应。须知，在一般情况下，人们对国际交往的了解主要都来自有关的媒体报道。
在正式的涉外接待过程中，往往主客双方均会对迎来送往的具体时间与具体空间十分重视。因为它不仅限定了迎送活动的具体范围，而且还在一定程度上直接影响着迎送活动的效果。
具体而言，在礼仪上，与涉外接待中迎来送往的具体时空条件有关的规范，主要包括如下两个方面：
在具体从事涉外接待中的迎送工作时，对时间应高度重视。与其相关的礼仪规范，主要涉及如下五点：
一是双方商定 。在任何情况下，有关正式迎送来宾的具体时间均应由宾主双方事先正式商定，并达成一致。各方对此都可以提出意见或建议，但同时也都必须耐心地听取对方的意见或建议。
二是约定精确 。对有关迎送活动的具体时间约定不仅应该详尽，而且还应当力求精确。在一般情况下，每次活动的具体时间应标明年、月、日，采用24小时制计时，并且应当精确到分钟。对每次活动的时间既要规定其起始时间，又要规定其终止时间，即必须规定每次活动的具体时间长度。
三是留有余地 。在规定迎送来宾的具体时间时，应该在安排上与执行上均留有适当的余地。在安排上留下适当的余地，是指在排定有关迎送活动的时间表时要留有一定的时间幅度。在执行上留下适当的余地，则是要求有关人员在具体执行迎送任务的时间表时，应当提前到场，最后离场，并在特殊情况发生时相机行事。
四是反复确认 。我方人员在具体操办来宾迎送活动过程中，应该养成在必要时再度与对方确认相关时间规定的良好习惯。在下述情况下，对有关具体时间的规定尤须不厌其烦地与对方再度进行确认：一是在来宾正式出发之前；二是在来宾抵达之前；三是在迎送时间稍作调整之后。
五是严格遵守 。在正常情况下，我方有关人员对于正式规定的有关迎送来宾活动的具体时间，必须严格地、无条件地、分秒不差地认真执行。不允许我方人员以任何借口迟到、早退、拖延时间，更不允许对双方正式商定的活动时间擅自进行改动。如果确有必要对活动时间稍作调整，则不仅需要报批，而且还应当向来宾及时进行通报。
在规范迎送活动具体时间的同时，对其具体空间亦应有所规范。所谓迎送活动的具体空间，通常是指用以进行迎送活动的具体地点。与其有关的礼仪规范，一般包括下述五点：
一是主方决断 。有关迎送来宾的具体地点，通常均由东道主一方自行定夺。东道主对被接待方仅仅需要进行通报，而不必过多地考虑对方的想法。
二是空间开阔 。在一般情况下，用于进行迎送活动的地点理应较为开阔。这一要求，既是为了便于迎送活动的顺利进行，也是为了提升迎送活动的档次。越是安排重要的迎送活动，则越是应当注意到此点。
三是环境良好 。为了使我方的迎送活动给外方来宾留下美好印象，在力所能及的前提下，一定要充分考虑活动地点环境的好坏。应当予以强调的是，在考虑迎送地点的环境问题时，不仅应当注意其活动现场具体环境的好坏，同时还应当注意其活动现场周边环境尤其是沿途环境的好坏。
四是有所区别 。在涉外接待中，迎送来宾的具体活动地点往往会根据不同情况而有所区别。按照惯例，迎送来宾的具体活动地点大致上可以分为下列四种：
其一，交通枢纽。大凡正式、重要的迎送活动，通常都在来宾抵达或离去的机场、港口、车站等处举行。
其二，下榻之处。迎送重要的来宾的活动，尤其是来自异国他乡的来宾时，往往可在其暂居之处进行。
其三，办公地点。有时，迎送来自本地的客人或是暂居本地客人的活动，可以安排在东道主一方的办公地点进行。
其四，礼宾场所。迎送重要来宾的活动，尤其是正式的迎送仪式，一般都在正规的礼宾场所举行。例如，我国为正式来访的国宾所举行的欢迎仪式，通常都在人民大会堂东门外广场或人民大会堂内北大厅举行。
五是相对稳定 。一般而论，在国际交往中用于迎送来宾的具体地点，应当保持相对的稳定性。这既有利于我方人员熟悉情况，便于操作，又不会使外方来宾对我方不断变换地点有所议论。
应当注意的一点是，在条件允许的情况下，我方具体接待外方来宾时，应当尽量避免使不同的迎送活动在同一时间同一地点进行，以免届时顾此失彼，或令外方互相攀比。
在迎送外方来宾的具体活动中，我方工作人员既要事事从大局着眼，明辨大是大非，又要处处从小事着手，关注其细枝末节，以防因小失大。
根据一般经验，在具体的迎送活动中，我方接待人员至少应对气象、交通、安全三大细节的基本情况予以高度关注。古人认为，要做好一件事情，通常需要“天时、地利、人和”。实际上，迎送活动之中的气象、交通、安全三大细节就是分别与“天时、地利、人和”相对应的，所以必须对其予以重视。
在任何时候，气象条件的变化都会对人类的正常活动产生一定的影响。对迎送外方来宾的具体活动而言，气象状况更是不可不察。在这一问题上，主要应当注意以下两点：
一是掌握当地的气候变化规律 。在具体安排迎送活动时，务必要充分了解当地的气候变化规律。在任何时候，都不应使迎送活动“逆风而动”，或者草率行事。
二是制定气象突变的应对措施 。俗话说“天有不测风云”，因此在制定迎送外方来宾的具体计划时，一定要对有可能发生变化的气象状况有所考虑，并为此而制定必要的应急方案。
不论举行何种形式的迎送活动，交通状况都不容忽视。倘若交通方面存在隐患，必将影响迎送活动的顺利进行。在交通的具体问题上，通常有以下三点注意事项：
一是安排适量的交通工具 。在一般情况下，在中国境内接待来宾时所使用的交通工具均由我方负责安排。在个别情况下，外方来宾如自备交通工具亦应获得我方同意。如果迎送活动中所使用的交通工具由我方负责，则一定要保证其数量满足需求、质量安全可靠，并应准备一定的机动车辆。
二是事先向交管部门通报 。在举行正式的来宾迎送活动之前，一定要向当地交通管理部门进行例行的情况通报。此种做法，既是对交管部门的一种尊重，同时也是为了更好地取得交管部门的支持与合作。
三是进行必要的交通管制 。一般而言，迎送活动的具体举行地点及来宾的必经之处的交通理当十分便利。为此，既要注意避开交通拥堵之处，又要注意回避常规的交通高峰时间。在必要时，可报请有关部门批准，由其按相关规定进行适当的交通管制。
由于迎送活动多半都是公开举行，因此有关部门和有关人员一定要对迎送活动的安全状况高度重视，并应牢固树立“安全第一”的观念。在这一重要问题上，通常需要注意以下四点：
一是采取必要的安全措施 。例如，应对活动参与者提出要求，并进行审查。在其抵达现场后，往往还可以进行例行的安全检查。在举行重大的迎送活动时，通常还应当采取一定的保密措施，并调动安保人员到场。
二是有关部门应各负其责 。凡是正式举行重要的迎送来宾的活动，均应事先由有关部门进行必要的协调。通常应向涉外、外宣、公安、国家安全等有关部门进行情况通报，并应按照既定的分工，由各部门具体负责各自把关的工作。
三是宾主双方的沟通合作 。要想真正确保迎送活动在安全方面万无一失，则求得来宾方的参与是极其关键的。在一般情况下，应该重视与来宾方保持联络、交流信息，做好必要的沟通。与此同时，还应在无损我方国家主权的前提下，与来宾方进行必要的安全协调与安全合作。
四是密切关注社会的动态 。对社会上的种种新情况、新问题，有关部门需要进行必要的监控。不仅要关注我国国内的社会动态，而且还须关注世界各国的社会动态。对某些敌对国家、敌对势力的种种新动向，我方尤其应时刻保持警惕。
就国际礼仪而言，凡属重大活动，皆应规定必要的程序，并届时循序而行。在涉外接待工作中，迎送外方的活动，特别是隆重而热烈的迎送仪式，亦应如此。因此，每一名具体从事迎来送往工作的工作人员，都应当熟知与迎送活动相关的具体程序。
在一般情况下，对制定程序、规范程序、简化程序、执行程序四个与迎送活动密切相关的具体程序问题，有关人员必须清楚。
一般的涉外迎送活动，特别是需要举行专门仪式的涉外迎送活动，都必须事先制定相关的活动程序，以保证迎送活动循序而行，井井有条。
所谓程序，通常是指某项活动进行时的基本步骤与先后顺序。因此，涉外迎送的程序显然是指涉外迎送活动的主要环节与操作流程。
制定有关涉外迎送活动的程序，主要有下述三方面的要求：
一是必须制定程序 。任何正式的涉外迎送活动，不论其是否举行仪式，都一定要事先制定必要的程序。
二是程序必须详尽 。既然迎送程序事关迎送活动的操作流程与进行步骤，那么就应当在制定有关程序时，力求详细、具体、充分、全面。
三是循例上报批准 。鉴于迎送活动十分重要，故在其有关程序正式制定后，必须依照有关规定向上级主管部门及时报告，并得到其正式批准，切忌自行其是。
从标准化、正规化的角度来讲，涉外迎送活动不仅需要制定必要的程序，而且还需要对有关程序进行必要的规范。
一般而言，用以迎送外方来宾的具体程序，可以分为正式程序与非正式程序两种。
一是正式程序 。凡是举行正规的迎送仪式，特别是举行迎送国宾的迎送仪式，均需采用正式程序，以显示接待工作的规格。
目前，我国最为正式的欢迎来宾的程序，首推外国国宾的欢迎仪式。对正式到京来访的外国国宾，其欢迎仪式的具体程序大致为：
当其抵达北京时，由我国政府陪同团团长前往首都机场迎接，并陪车将其送至钓鱼台国宾馆下榻。然后在当天或次日，在人民大会堂东门外广场为其举行隆重而正式的欢迎仪式。届时，欢迎仪式将由引见、献花、鸣炮、奏乐、检阅以及随后在人民大会堂内举行的国宴等一系列规范化的程序组成。倘若天气不佳时，则欢迎仪式一般会改在人民大会堂内北大厅举行。
当来访我国的国宾离开北京时，我方为其举行的送行仪式一般较为简化，通常包括话别、送行、告别等具体程序。
出于对国宾的尊重，在举行迎送仪式时，一般需要升国旗、奏国歌、安排迎送队伍。在一些国家里，还有在迎送国宾时为其护航，并通知外国使节到场的惯例。
除此之外，各国在迎送建交国派驻本国的大使时，往往也会举行正式仪式，因为大使在国际交往中通常被视为其本国国家元首的正式代表。
二是非正式程序 。除正式来访的外国国宾与外国正式派驻我国的使节之外，目前我国不为其他外方来宾举行正式的迎送仪式，但为其举行迎送活动往往还是不可缺少的。那些非仪式性的迎送活动的具体程序，即为非正式程序。
在一般情况下，迎送其他外方来宾的活动，应由邀请单位的负责人或者其正式代表出面组织或主持。其程序通常应包括迎接、陪车、会见、合影、宴请、送别等，至于群众队伍则一般不予以安排。在操办这些具体程序时，亦应由有关单位按照我方惯例与来宾要求进行必要的规范。
若宾主双方关系密切、彼此相熟、常来常往，甚至十分友好，则亦可视具体情况的不同，以其他可以表达亲切、友好、尊重、敬意的形式来表达我方迎宾时的喜悦与送宾时的祝福，而不必过分拘泥于普通的迎送活动程序。
程序从简，是当今世界各国来宾迎送活动的一大趋势。在具体拟订来宾迎送活动程序时，我方亦应在不失礼、不影响活动效果的前提下对其进行必要的简化。对如下三个具体方面，我方必须予以重视：
一是不举行专门仪式 。若非正式迎送外国国宾或外国驻华使节，目前涉外迎送活动一般均不安排专门仪式。
二是减少活动的环节 。简化迎送程序的基本做法，就是减少其具体活动环节。唯有如此，迎送程序才有可能被简化。
三是控制活动的规模 。对迎送活动的规模，应当有所控制。参与活动的人数、到场领导的级别、参与陪同的人员、活动举行的时间以及具体的经费支出，均应尽量从简。
不论制定迎送活动程序，还是规范、简化迎送活动程序，都是为了追求其执行效果的最佳化。要做到这一点，有以下两个具体方面必须予以注意：
一是认真执行既定的程序 。迎送活动的程序一旦制定，有关人员即应对其自觉地、无条件地予以执行。
二是灵活机动地执行程序 。在执行既定程序之时，必须既坚持原则，又善于机动灵活、随机应变，具有应对突发事件的能力。