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第三节
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在涉外接待中，有关人员要想将自己的具体工作做得好上加好，不仅需要具有高度的政治责任感与较强的业务能力，而且还需要制定必要的、规范的接待计划，以便使接待工作的各个具体环节有规可循。实际上，只有重视接待计划的制定，才能使自己所从事的接待工作准备充分、考虑周到、减少疏漏、有备无患，以保证其届时能够按部就班、井然有序地进行。正因为如此，诸如所制定的接待计划规范与否、是否可行一类的问题，均应引起我方有关人员的高度重视。
接待计划，又称接待预案，它在此是指接待方对于外宾的接待工作所进行的具体规划与安排。在正常情况下，制定接待计划不仅应当力求周详，而且还应当强调接待计划的具体化、规范化。在具体制定接待计划时，应将接待方针与接待内容作为其重点，予以高度重视。
在制定接待计划时，通常需要提出其总体要求与指导思想，以便令计划的制定有章可循、易于操作。所谓接待方针，在此是指接待工作的指导方针，它所指的就是有关涉外接待工作的总体要求与指导思想。其基本作用，一是要保证接待计划切实可行；二是要保证接待计划抓住关键；三是要保证接待计划符合规范。
在正常情况下，可以将接待方针从基本内容上区分为总体要求与具体考虑两类。
在接待方针的基本内容中，有相当一部分对制定接待计划具有普遍的指导意义。这些内容，就是所谓总体要求。有关人员必须意识到：总体要求绝非可有可无，在制定接待计划时必须以此为纲。
一般而论，诸如礼待来宾、周详具体、节俭务实、规模适度、灵活机动、先期制定、上级批准、通报对方、以我为主、督促总结等，都是我方制定涉外接待计划时不可忽略的总体要求。
一是礼待来宾 。在制定接待计划时，一定要自始至终地贯穿以礼待客的主旨。具体而言，不仅要充分尊重来宾的特殊风俗习惯，而且还要坚持“主随客便”的原则。即在我方条件允许的前提下，应尽量照顾、体谅来访的外方人士，并且努力满足对方合乎情理的正当要求，真正令对方产生“宾至如归”之感。
二是周详具体 。制定接待计划，要尽可能地周详而具体。所谓周详，就是在制定接待计划时，一定要做到周到而详细，将可能遇到的情况、需要处理的问题等方方面面都充分地考虑到、照顾到。所谓具体，则是要求我方所制定的接待计划要力戒大而无当，对接待过程中不容回避的细节之处务必要审慎对待，并一丝不苟。
三是节俭务实 。我方在制定接待计划时，必须坚持节俭务实的方针。要充分考虑到我国国情与本单位的经济实力，并严格执行上级有关规定。在接待经费的具体预算上，要坚持少花钱、多办事的原则，发扬勤俭持家、艰苦奋斗的精神，努力节约每一分钱，不搞形式主义，反对铺张浪费，坚决压缩一切不必要的接待活动项目。
四是规模适度 。在安排接待活动的具体内容时，我方人员既要使之不失隆重、热烈、欢快、喜悦、祥和的气氛，又要在总体上控制其活动规模，认真坚持规模适度的方针。在一般情况下，不允许因涉外接待活动而搞倾城而出的“人海战术”，不允许停产、歇业或者停课，从而影响人民群众的正常工作、学习与生活。
五是灵活机动 。为涉外接待工作而制定的具体计划，固然应当面面俱到、细致入微，但亦应事先为其具体操作留下适度的空间，以便使有关人员届时可以根据具体情况进行灵活处理。总而言之，我方所制定的接待计划，应当详尽而不烦琐，细致而不呆板，面面俱到而又留有余地。
六是先期制定 。一般而言，作为涉外接待工作的“前奏曲”，接待计划显然应当制定于具体接待工作开始之前，以便指导具体接待工作的进行。在接待工作的具体过程中，对接待计划进行局部调整、补充，可以使之更加符合实际、更加合理，但此举并不意味着接待计划可以在具体的接待工作开始之后才整体出台，或者出台的时间越晚越好。
七是上级批准 。鉴于涉外工作极端重要，接待计划的具体操作需要方方面面的配合，因此在计划制定后即应报请上级有关部门或主管领导批准。凡属正式的涉外接待计划，都必须向上级报告。在其未经上级正式批准之前，不得擅自执行。
八是通报对方 。在用以接待外宾的正式计划制定出来之后，我方应尽快向被接待对象通报需要对方了解、认同或者进行合作的内容。对与外方密切相关的具体日程安排，则更应当使对方一清二楚。若对方对以上种种内容一无所知，不仅难以在接待过程中取得对方的理解与配合，而且也是对对方某种程度上的不信任、不尊重。
九是以我为主 。在制定接待计划的整个过程中，一切大政方针均应由我方做主，这是维护我国国家主权的重要体现之一。如有必要，我方可就有关细节与对方进行沟通并听取外方的建议或要求，但是在大是大非的问题上则一定要由我方最终定夺。
十是督促总结 。凡正式的涉外接待计划，不仅在其制定之时必须认真细致、规规矩矩，而且还须采取必要步骤或具体措施来督导计划的执行，确保计划的落实。除此之外，在其执行完毕后，还应由专人负责收集材料、听取反映，以便总结经验，吸取教训，使今后所制定的接待计划更加完备。
除以上一系列的总体要求以外，在接待方针的基本内容里还包括一些具体考虑。这些具体考虑，主要规定了我方在制定接待计划时应当兼顾的某些侧重点，其中包括如下几个方面：
一是国家差异 。在制定接待计划时，应对被接待对象所在国家的国情有所了解，对该国与我国之间重要的国情差异必须基本上做到心中有数。
二是民族差异 。不同民族之间的风俗习惯，自然存在着一定的差异。因此在制定接待计划时，一定要对被接待者尤其是其中核心人物的民族归属有所了解。
三是党派差异 。世界各国都存在着一定的政党派别，我方的接待对象自然也会因之而存在着有党派与无党派、执政党与在野党、某一政党的主流派与非主流派以及该党派对我方是否友好等区别。对这些情况，均不可忽略。
四是宗教差异 。在制定接待计划时，被接待者的宗教信仰亦应为我方所知晓，并应对其予以适当的尊重。对此类问题，态度过激或熟视无睹是不可取的。
五是文化差异 。来自不同国家、不同地区、不同民族的外方人士往往有着不同的文化背景，有时彼此之间的差异甚大。在制定接待计划时，对此也必须有所考虑。
在具体制定接待计划时，必须令其内容完备而规范。不论有关接待方针的总体要求还是具体要求，都应当在相关的接待内容上有所体现。
在涉外接待计划中，所谓接待内容，通常是指接待计划所应包括在内的基本项目。在一般情况下，接待内容主要应当包括下述五个方面：
在任何接待计划中，都必须对具体的接待形式有所规定，否则其他各项相关的接待内容往往便难以确定。
所谓接待形式，一般是指接待活动的主要方式、方法。以正式与否进行区分，有正式接待与非正式接待之别；以规范与否进行区分，有常规接待与非常规接待之别；以接待方进行区分，有官方接待与非官方接待之别；以来宾在我方停留过程进行区分，有全程接待与非全程接待之别；以我方接待单位多寡进行区分，则有单方接待与多方接待之别。
在确定具体接待形式时，一定要从简务实、量力而行，并且要合乎惯例。
在接待计划中，具体的接待日程从来都是最为重要的内容。作为接待计划的核心部分，接待日程历来都为接待者所重视。
根据常规，在接待计划中，所谓接待日程，一般是指在接待来宾的工作中按日排定的具体行事程序。在正常情况下，应将接待过程中的全部重要活动一律包括在涉外接待的具体日程之内。其中较为主要的迎送活动、正式会见、业务谈判、签字仪式、会晤记者、参观企业、游览景点、观看演出以及出席宴请等，均不得缺少。
在具体安排接待日程时，有五点注意事项：一是应逐项列出，一清二楚；二是应将时间安排精确到分钟，以便于控制；三是应疏密有致，有张有弛；四是应将接待日程提交对方，以使对方心中有数；五是应留有余地，以便调整补充。
在制定具体的涉外接待计划时，必须对所需的经费开支作出总的预算，并正式报请有关领导批准执行。有关涉外接待费用的预算一旦获批，通常不宜再度进行追加。
一般而言，具体用于接待的经费预算应当重视如下四个基本要点：
一是应按照接待工作的具体程序逐项列出所需费用开支，以求预算精确。
二是应厉行节约，努力压缩一切可用可不用的费用。
三是应严格遵守有关规定，不得在具体的费用使用中有意违规。
四是应认真执行业已确定的经费预算，不得任意追加或超标。
在制定涉外接待计划时，对有关安保宣传方面的相关内容尤其应当高度重视。因为它既是一个十分敏感的话题，又直接制约着整个接待工作的成败。
所谓安保，通常是对安全保卫工作的简称。在安排涉外接待活动之前，应向有关的公安、国家安全部门正式报告，以取得其指导与协作。对具体接待环节的安排，亦应不忘安全至上，以确保有关各方人员的人身安全，并坚决维护我国的国家安全。
所谓宣传，此处则主要是指有关涉外接待活动的新闻报道。在这一问题上必须兼顾我方条件、外方特点、礼宾规格以及具体的新闻价值。一般而言，重要的涉外接待活动的新闻报道计划，应事先向涉外外宣部门报批。必要时，可以通知新闻单位到场。报道稿可由接待方提供，亦可由接待方负责审定。
上述两项工作的具体安排，务必及时与外方进行必要的沟通，以便取得其理解与支持。
每一次具体接待工作的成功，都有赖于接待人员的出色表现。因此，在安排接待活动时，一定要重视有关人员的协调与分工。
一是分工负责 。涉外接待工作在整体上应当有人专负其责，在各个具体工作环节上亦应有专人负责。
二是 “ 兵强马壮 ”。凡是重要的涉外接待工作，一定要选择“精兵强将”。对那些工作负责、年轻力壮、相貌端正、善于交际、经验丰富、政治可靠的涉外人员，要大胆地择优选用。
三是适应对方 。在挑选接待人员时，还可优先考虑那些通晓外方语言、了解外方习俗、与外方民族或宗教信仰相同、与外方此前相熟或获得过对方好评的人员，以便于双方的有效沟通。