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第一节
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在涉外接待中，礼宾规格通常被专业人士视为头等大事。在确定接待工作的具体环节与具体程序时，首先必须确定礼宾规格。假如没有礼宾规格为先导，则接待中的一系列工作都将难以开展。
俗话说：“没有规矩，不成方圆。”所谓礼宾规格，在此指的就是礼宾工作具体过程中的各种规矩。规格，是指与某一事物相关的规定或者标准。礼宾规格，具体就是指涉外人员在国际交往中礼待外方人士的一系列的具体规定，亦即在涉外接待的具体过程中所必须遵守的、已被先期正式规定的具体要求，或衡量其优劣的具体标准。
在涉外接待工作中，如果没有事先确定礼宾规格，或者是不遵守业已确定的礼宾规格，往往就会出现这样或那样的差错。因此，从事具体接待工作的涉外人员，在任何情况下都不应当忽略礼宾规格的重要性。
在礼宾规格这一具体问题上，涉外人员主要应当对掌握原则、熟悉特征、来宾分类、常规内容、操作方式五个要点加以把握。
不论确定礼宾规格，还是遵守礼宾规格，涉外人员都应当重点对其基本原则加以掌握。有了这些基本原则作为指南，处理具体问题时便会游刃有余，比较顺利。
一般而论，有关礼宾规格确定与操作的基本原则主要有以下四条：
虽然礼宾规格仅仅涉及具体的外宾接待标准，但它却直接或间接地与我国同有关交往各方的国家及其政府彼此之间的关系相关。国家与国家、政府与政府之间的关系，都属于外交范畴，而在外交上则有句行话叫做“外交无小事”。因此不论在任何时候，在具体确定礼宾规格或操作礼宾规格时，均应首先使之服从本国外交的大政方针。
服从外交要则的具体含义在此主要是指，在我国的涉外接待中，礼宾规格的具体安排必须服从我国外交工作的总体需要，礼宾规格的具体操作必须为我国外交工作的大局服务。
依照国际惯例，在国际交往中双边关系讲究对等。对等在双方交往中的含义，是要求交往双方礼尚往来，外方如何待我方，我方即可如何待对方。
所谓身份对等，具体是指在确定接待外方人士的礼宾规格时，应与外方人士的具体身份相称，同时还应参照外方在接待我方身份相仿者时所采用的具体的礼宾规格。它同时还要求我方给予来访外方人士的礼遇应当恰到好处，以免我方人员在出访对方时受到怠慢。
依照国际惯例，在国际交往中多边关系讲究平等。在具体确定或操作用以接待来自多方的外籍人士的礼宾规格时，一定要在平等待客为先的正确理念下，对各方真正做到一视同仁。
一律平等的具体要求是，在确定和操作用以接待来自多方的外籍人士的礼宾规格时，应不论国家大小、不分强弱、不看贫富、不讲亲疏，严格地、无条件地对其平等相待，应认真地搞好有关各方的平衡。
在强调身份对等与一律平等的同时，为外方来宾安排具体的礼宾规格时，还应充分尊重对方的风俗习惯以及其他方面的特殊做法，绝对不要搞一厢情愿。既不要强人所难，也不要强加于人，更不要勉强行事。
此处所说的有所区别的具体含义是，在确定和操作用以接待来自与我方存在习俗差异及其他方面差异的外方人士的礼宾规格时，涉外人员必须充分考虑双方的这些差异，具体情况具体对待，切不可对其不加任何区别。
礼宾规格，通常具有礼宾性、规范性、稳定性、差异性、简约性等基本特征。在涉外接待中，涉外人员必须对礼宾规格的这些基本特征有所了解。
一般而言，礼宾规格是专门用以接待来宾的，在涉外接待中它则专门被用来接待外籍来宾。由此可见，它不仅是一种礼仪，而且还属于专门用来接待来宾尤其是外籍来宾的礼仪。因此，礼宾性是礼宾规格的主要特征之一。
以专用于涉外接待的礼宾规格接待内宾，则没有任何必要。
作为一种专门规定、专项标准或者具体要求，礼宾规格的规范性甚强。它对我方人员在涉外接待中具体应当如何“有所为”、“有所不为”，往往规定得一清二楚。因此，亦可称其为“礼宾规范”。
为了使之制度化、正规化、标准化和易于操作，礼宾规格通常都由国家的外交、涉外部门明文规定。有时候，它也有可能出自国际惯例，或者参照国际交往中约定俗成的做法。
如果从总体上进行考察，礼宾规格绝对不可能一成不变。在某些时候，各国乃至各单位、各部门都会根据自身需要对其进行调整。不过在一般情况下，对它所进行的调整都属于微调。它的变化，通常都是局部的、个别的。
相对而言，礼宾规格往往比较稳定，轻易是不会变更的。正因为其具有轻易不变的“刚性”而不是动辄改变的“弹性”，礼宾规格才有规矩可言，才不至于被礼宾对象所误解。经常性的变更或调整，实际上是对礼宾规格的一种变相否定。
在具体确定和操作涉外接待中的礼宾规格时，在其基本要求不变的大前提下，它的具体做法往往因人而异。也就是说，在接待不同的外方人士时，往往有着许多不同的规定或要求，此即所谓礼宾规格的差异性。
在某些特定的情况下，当交往双方的关系发生重大变化，或是受到某种因素左右时，我方用以接待外方的礼宾规格会与既往的做法略有不同。这也是其差异性的一种表现。
第二次世界大战结束之后，尤其是自20世纪90年代以来，各国的礼宾工作都发生了一定程度的变革。就礼宾规格而言，此种变革的主要趋势，就是不断地使之简化、再简化。
从总体上来看，我国用以涉外接待的礼宾规格同样也在不断简化。与过去相比，我国的礼宾规格中简约性这一特征表现得十分明显。
在具体运作礼宾规格时，涉外人员往往需要对自己所接待的外方人士加以区分，以示不同对象不同对待。在涉外工作中做到这一点，是非常关键的。
就一般状况而论，我方人员在其国际交往中所接待的外方人士大体上可以被区分为VVIP、VIP、IP、SP、CP五类。在确定这五类不同的外方人士的礼宾规格时，通常有着不同的具体要求与注意事项。
VVIP是英文“Very Very Important People”的缩写，它的含义为“非常非常重要的客人”或“异常重要人士”。
在涉外接待中，VVIP一般指正式来访的各国现职的国家主要领导人，即各国现任的国家元首、政府首脑，以及社会主义国家执政党的领袖。有时，它还应包括由主权国家所组成的国际组织的主要负责人。此类客人，通常被称为国宾。
在正常情况下，各国都会以最高档次的礼宾规格接待此类客人。与此同时，还特别重视其荣誉性与安全性问题。
VIP是英文“Very Important People”的缩写，它的含义为“非常重要的客人”，在涉外接待中往往称其为“要人”或“要客”。
在涉外接待中，VIP一般包括正式来访的下列人士：各国政府的重要负责人，如中央政府副部长以上官员，地方政府副省长以上官员；各国合法政党主要负责人；各国王室成员；各国议会主要负责人；各国军方重要负责人，如军队统帅，三军总司令、副总司令、总参谋长、副总参谋长，将军以上军衔拥有者；各国少数民族领袖；各国宗教界领袖；各国合法群众团体的主要负责人；各种被我国正式承认的国际组织的负责人；各国驻华使节及各国际组织驻华代表；各国商界领袖；各国知名的企事业单位的负责人；与我方存在正常合作关系的外方单位、部门的主要负责人等。曾拥有此类身份的非现职人员，亦应被视同现职。
在接待VIP时，通常应采用较高档次的礼宾规格，同时还须考虑我方与对方的礼尚往来问题。
IP是英文“Important People”的缩写，它的含义为“重要客人”。
在涉外接待中，此类“重要客人”，通常是指正式来访的各国各界知名人士、新闻界人士、同行业人士、具有潜在合作可能的单位与部门的负责人，以及存在合作关系的单位与部门的一般工作人员。
在接待IP时，具体所执行的礼宾规格应突出体现接待方对对方的重视。与此同时，在接待过程中还应注意主动联络对方，以加强联系、促进沟通。
SP是英文“Special People”的缩写，它的含义为特殊的客人。
在涉外接待中，SP具体是指下列人员：身体状况特殊者，如老、幼、病、残、孕；风俗习惯特殊者，如少数民族人士、宗教界人士；作用发挥特殊者，如上述三类客人的助手、秘书以及其身边工作人员，上述三类客人的配偶、长辈、子女以及其他亲友；彼此关系特殊者，如以前与我方产生过重大矛盾、冲突者或对我方持敌视态度者；等等。
在具体确定SP的礼宾规格时，一方面要坚持遵守规定，另一方面则要在力所能及、不卑不亢的前提下给对方以适当的照顾。
CP是英文“Common People”的缩写，它的含义为“普通客人”。
在涉外接待中，此类“普通客人”，一般指前来我方进行正式访问或非正式访问的、除以上介绍的四类客人之外的其他所有的外方人士。
具体运作CP的礼宾规格时，关键是要尊重对方、重视对方，并且平等相待，绝对不能因其“普通”而接待不周，从而怠慢对方。
不论确定礼宾规格，还是具体操作礼宾规格，如果对礼宾规格的基本内容不了解或了解得不够全面，都不可能对其进行成功的运作。
一般而言，在涉外接待中，礼宾规格的常规内容主要包括下列三项：
费用的多少，在此是指某次涉外接待工作的开支总额，及其具体环节所需要的费用的支出状况。在任何情况下，接待来宾都是需要花钱的。每一次外宾接待工作的费用支出状况尤其是总开支，既应该具有一定标准，又须反映出接待方对对方的重视程度。
规模的大小，一般指的是在涉外接待的具体过程中，尤其是在迎送、宴请、陪同等重要环节上，我方人员所参与的具体范围以及实际到场具体人数的多少。在涉外接待中，所谓接待规模大，往往是指具体到场的我方人员范围广、人数多，反之，则称为接待规模小。一般认为，接待规模越大，表明接待方对此次接待重视的程度越高。
身份的高低，通常是指在涉外接待的过程中，尤其是在一些较为重要的场合里，到场的我方人员具体身份的高低，特别是到场的我方主要人士的具体身份的高低。显然，到场的我方人员身份越高，尤其是到场的我方主要人士的身份越高，就越能说明我方尊重并重视对方，双方关系亦较为密切。
在涉外接待工作中，大体上有如下五种常规的礼宾规格操作方式可供涉外人员参考执行。涉外人员有时可以酌情选择其一，有时，亦可以对其兼而用之。
在许多情况下，对涉外接待工作中的具体礼宾规格，有关部门都会作出明文规定。这些规定，有的出自我国各级政府，有的出自各类企事业单位，有的则出自涉外部门。
在具体的国际交往中，明文规定的礼宾规格的规范性与重要性往往较强。因此，在具体的接待工作中，涉外人员必须对其全面地、一丝不苟地贯彻执行。
在涉外接待的具体工作过程中，有许多礼宾规格的细微之处是不可能一一作出规定的。故处理这些问题时，各地方、各单位、各部门往往都有一些自己的补充、变通或其他做法。
一般而论，只要行之有效并且不与有关的明文规定相抵触的常规做法，都是可被采纳的。
在确定或操作用于涉外接待的礼宾规格时，还可以直接采用通行于国际社会的做法，即尊重国际惯例。此种方式既易于被双方所接受，又易于我方人员操作。
在尊重有关的国际惯例时，需要注意两点：一是不应与我方的外交方针相抵触；二是不应有违接待对象的习俗。
当一时难以确定用以接待外方人士的礼宾规格时，我方人员还有一种方式可循，即可以采取对等的做法。
此种方式具体是指，我方可以参照被接待方在此之前接待我方同等职级者时所采用的具体礼宾规格执行，以示双方有来有往、礼遇相当。
若上述方式均难以实施时，我方人员还可以参考国内其他机关、单位、部门此前接待被接待对象时的成功经验。这种做法，往往可以使我方“兼听则明”，在接待工作中少走弯路。
在学习其他机关、单位、部门成功经验的同时，还须注意吸取其不成功的教训，避免犯同样的错误。