下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
下面介绍如何使用数据验证功能引用单元格内容，以及使用公式设置员工资料查询条件。通过制作完成的查询表，可以很方便地查询员工的相关资料信息。
步骤01 创建员工资料查询表。❶新建工作表“员工资料查询表”，❷输入员工资料查询表相关项目内容，设置好表格格式，如下图所示。
步骤02 定义名称。❶在工作表“员工资料表”中选中单元格区域A3：A22，❷在“公式”选项卡下的“定义的名称”组中单击“定义名称”按钮，如下图所示。
步骤03 新建名称。弹出“新建名称”对话框，❶在“名称”文本框中输入“所属部门”，❷单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤04 新建名称。❶定义单元格区域B3：B22的名称为“员工编号”，❷单击“确定”按钮，如下图所示。
步骤05 新建名称。❶定义单元格区域C3：C22的名称为“姓名”，❷单击“确定”按钮，如下图所示，完成名称的定义。
步骤06 管理名称。❶切换到工作表“员工资料查询表”，❷在“公式”选项卡下单击“名称管理器”按钮，如下图所示。
步骤07 查看已有名称。弹出“名称管理器”对话框，可以看到已定义的名称内容，如下图所示。查看后单击“关闭”按钮，返回工作表。
步骤08 启用数据验证功能。❶在工作表“员工资料查询表”中选中单元格B2，❷在“数据”选项卡下的“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，如下图所示。
步骤09 设置数据验证条件。弹出“数据验证”对话框，❶在“设置”选项卡下的“验证条件”选项组中设置“允许”为“序列”，❷在“来源”文本框中输入“=员工编号”，如下图所示。设置完成后，单击“确定”按钮。
步骤10 使用数据验证。返回工作表，❶单击单元格B2右侧的下三角按钮，❷在展开的列表中选择需要查询的员工编号，如“B001”，如下图所示。
步骤11 插入函数。选中单元格D2，❶在“公式”选项卡下的“函数库”组中单击“查找与引用”按钮，❷在展开的列表中单击VLOOKUP选项，如下图所示。
步骤12 设置函数参数。弹出“函数参数”对话框，分别设置函数的参数，如下图所示。设置完成后，单击“确定”按钮。
重点函数介绍：VLOOKUP函数
VLOOKUP函数用于搜索数据表首列满足条件的元素，确定该元素在区域中的行序号，再返回该行中指定列处单元格的值。其语法结构为VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。参数lookup_value指定需要在数据表首列进行搜索的值，可以是数值、引用或字符串；参数table_array指定需要在其中搜索数据的数据表，可以是对区域或区域名称的引用；参数col_index_num指定要返回的单元格在table_array中的列序号，首列序号为1；参数range_lookup指定在查找时要求精确匹配还是大致匹配，如果为FALSE，则为大致匹配，如果为TRUE或忽略，则为精确匹配。
步骤13 返回员工姓名。返回工作表，在单元格D2中可看到已返回员工编号相应的员工姓名，并可在编辑栏中查看公式内容，如下图所示。
步骤14 引用员工性别。在单元格D3中输入公式“=VLOOKUP（B2，员工资料表！B3：G22，3）”，按下【Enter】键，计算公式结果，如下图所示。
步骤15 引用出生日期。在单元格D4中输入公式“=VLOOKUP（B2，员工资料表！B3：G22，5）”，按下【Enter】键，计算公式结果，并将其设置为短日期格式，如下图所示。
步骤16 引用固定电话。在单元格D5中输入公式“=VLOOKUP（B2，员工资料表！B3：G22，6）”，按下【Enter】键，计算公式结果，如下图所示。
步骤17 引用职务。在单元格B4中输入公式“=VLOOKUP（B2，员工资料表！B3：G22，4）”，按下【Enter】键，计算公式结果，如下左图所示。
步骤18 引用所属部门。在单元格B3中输入公式“=INDEX（所属部门，MATCH（员工资料查询表！B2，员工编号，0））”，按下【Enter】键，计算公式结果，如下右图所示。
步骤19 选择编号。此时可以使用数据验证功能选择需要查询的员工编号，❶单击单元格B2右侧的下三角按钮，❷在展开的列表中单击C001选项，如下图所示。
步骤20 显示查询结果。工作表中显示数据查询结果，即员工编号为C001的员工所对应的员工姓名、出生日期等相关信息，如下图所示。
重点函数介绍：INDEX函数
INDEX函数有两种形式：数组型和向量型。
数组型INDEX函数的功能是返回列表或数组中的元素值。其语法结构为INDEX（array，row_num，column_num）。参数array指定单元格区域或数组常量；参数row_num指定数组中要返回的行序号；参数column_num指定数组中要返回的列序号。
向量型INDEX函数的功能是在给定的单元格区域中，返回特定行列交叉处单元格的值或引用。其语法结构为INDEX（reference，row_num，column_num，area_num）。参数reference指定对一个或多个单元格区域的引用；参数row_num指定目标单元格在引用区域中的行序号；参数column_num指定目标单元格在引用区域中的列序号；参数area_num指定所要返回的行列交叉点位于引用区域组中的第几个区域，第一个区域为1，第二个区域为2，依次类推。
重点函数介绍：MATCH函数
MATCH函数用于返回符合特定值顺序的项在数组中的相对位置。其语法结构为MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）。参数lookup_value指定在数组中所要查找匹配的值，可以是数值、文本或逻辑值；参数lookup_array指定含有要查找值的连续单元格、一个数组或对某个数组的引用；参数match_type指定-1、0或1，即指定将lookup_value与lookup_array中的数值进行匹配的方式。
本实例中在计算员工所属部门时不使用VLOOKUP函数，是因为该函数只能对指定数据表首列数据进行查找。使用MATCH函数则是返回与指定值匹配的数组中元素的相应位置，可与INDEX函数结合使用，返回数据区域中相对应的值。
