下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
为了防止工作出现疏漏，要把一天应该做的事情做成一个“TO DO”列表。
在记录日程安排时，因为直接写到笔记本上优先顺序会不太清楚，而且替换顺序也比较麻烦，所以也有很多人是利用便签的吧。
但是，在制订一天该做的“TO DO”列表时，还是将每天的固定时间记在笔记本上比较好。
特别是在一天刚开始时记下的话，可以统一查看所有的计划。这样做的话，可以一边估计各项任务中所需要的时间，一边制订整体的计划，也能减少拖延的情况。
虽然处理大量的工作时“TO DO”列表是非常有效的，但是沉浸在消灭任务项目的成就感中也会对工作效率产生负面影响。为了不陷入这种错误，要决定好不做的事，也就是设置“NOT TO DO”列表。
“NOT TO DO”列表上应该写的事情是，“在A工作结束之前不打开邮件”“×点之前不接电话”等。对于优先级别高的工作，可以通过阻挡其他工作来提高工作效率和质量。
“TO DO”列表，对商务人士来说是个强力的支持。但是，工作是无法预料的，或是被上司提出紧急要求，或者要处理比想象中更费时间的工作。
于是，“TO DO”列表要一天修正三次。或是因为工作的优先顺序有变化，或是因为有需要追加的事情，所以有必要做出修改。
但是，这种修改是检查一下有没有从列表中漏掉的事，或只是更换优先顺序，所以没必要花时间去深思。工作前、吃午饭后、下班前等时间看一眼，再修正下列表就行了。
“TO DO”列表对把握自己工作的整体状况有好处。但是，如果只有自己知道整体状况，周围的人却不了解的话，就会收到一个接一个的工作委托，无法实现效率化。
也就是说，如果进行团队工作的话，和所有成员共享“TO DO”列表是必需的。
每天早上，都在全员可以看到的白板之类的上面写下“TO DO”列表，让自己的忙碌“可视化”，展现给周围的人看，就更能圆融地实现商务交流。
把应该做的工作制订成“TO DO”列表，不仅仅可以提高工作的确切性，还有引发干劲的作用。
如果“TO DO”列表中有完成了的工作的话，就在那里画一个检查标记吧。但是，让我们用更清晰的方式让它消失吧。大叉子也好，用喜欢的颜色的笔画双重线也好。每次增加一个消失项目时，就会品尝到不断打倒袭击的敌人并前进的成就感。
终点当然是完成全部项目。接下来就是享受私人乐趣、慢慢放松的时间了。
工作很多的话，每天努力完成就已拼尽全力了。不管再怎么做，都会被下一项工作的截止日期追赶着，真是厌烦了吧。
这种时候，把每一项工作用“重要度”和“紧急度”来分一下类就好了。如果是重要度和紧急度都高的工作，没有空闲是理所当然的。这不仅仅会让你感到疲惫，也会带来工作质量下降的危险。
或是重新思考一下能否找到窍门来完成工作，或是看看能否和同事、部下分担一下业务等，重新审视一下整个工作比较好。如果有重要度、紧急度都低的工作，可以放松地完成，或是等之后再做决定，让能提早做预测的工作方式成为可能。
在工作中，如果注意到重要程度和紧急程度的优先顺序，就可以以自己的步调来解决了。
首先，必须先好好完成的，自然是重要程度和紧急程度都高的工作。与之相比，也有虽然重要程度高，但紧急程度低的工作。如果确认了交货期的话，就安下心来做完吧。
另一方面，在日常的业务中，重要程度低但紧急程度高的工作也有很多。如果熟练的话，可以在短时间内做完，就来利用间隙时间吧。然后可以留待以后的，是重要程度和紧急程度都低的工作。
但是，如果这样的工作持续推迟的话，就会产生大量累积，之后就会慌张起来，所以要注意。
每天的工作都有很多琐碎的事情：电话联系、邮件收发、邮包处理、电脑文件和资料的制作等。
这类工作，如果是打电话的话，集中打一次就能完成好几件；如果是查阅邮件的话，某种程度上也是一样的。最好把同种类的工作总结一下，效率会比较高。
中间夹了其他工作的话，注意力就会被中断了，从座位上站起来又回来，或是电脑画面不停切换到别的软件等，都会花费多余的时间。一段一段短暂的时间，合起来就足够多了。与此相比，若是将同一类型的工作整合起来做的话，速度就会加快，进展也会更顺利。
不要随心所欲地想干什么就干什么，而是要有计划地行动。
如果说“一项行动有两个及以上的目的”的话，听起来可能会觉得很难。但是，这是日常生活中任何人都习以为常的行为。去看电影的时候顺便买东西，或是一边等上下班的公交车一边学习，“顺便”“一边”“一举两得”是效率化的基本。意识到这一点，应该还能找到很多能节省时间的事情。
以小组为单位来实行这点的话，就能实现更大的效率化。比如有人去分公司的话，就把其他人的事一并总结办理。如果平时能很好地进行交流，就可以在合作中把工作顺利地进行下去。
你是怎样度过一天的呢？回忆自己的行动，也只剩下粗略的印象。把自己一天的行动好好地做一次“可视化”整理，就能进行客观的分析了。
6点30分起床，洗脸，吃饭，上厕所，离开家是7点20分……把从早上到就寝的一整天的行动尽可能详细记录，看一眼就能明白了。
如果是平日的话，24小时中最多的是工作时间，但是睡眠和饮食也很重要，也有做家务的时间。假日里，或是出去玩玩，或是搞搞兴趣爱好，抑或是明明也没有什么想看的节目，却一直没完没了地看电视，或埋头于游戏中浪费时间……经过“可视化”，就都可以看出来了，这也会成为重新审视自己的契机。
在制订工作会面预约时，要一边考虑对方的日程安排，一边尽快地联系，这是最大的要点。
特别是出差的时候，不能只制订一种计划。首先要把出差时最核心的重要会面预定好，如果能把其他的会面都一口气定好的话，就能制订出高效率的日程。
另外，有多项预约的时候，要把出行的路线记在脑子里，有条理地出行会更有效率。住宿的地方也可以选在早上第一个预约的客户附近，这样可以更有效地利用时间。
从公司出发去见客户，当然要在路上花费时间。如果是往返的话，一天就要花相当多的时间了。因此整合外出计划就可以缩短路上时间。
从A公司出来后去B公司，然后直接转到C公司，就这样一个接一个地做完事情，就像攀爬了名为客户的“梯子”。这样一来不仅缩短了路上的时间，比起在公司和客户之间不断往返也不会那么累，留出的时间还可以在办公室里办公。
但是，为了避免发生因A公司的会议时间延长了，导致到B公司的会议迟到之类的事，还是要谨慎地设定日程。
在进行日常工作的过程中，会有一些碎片工作不断积累。但是，进行这种碎片作业时，没有必要特意确保时间。即使有很在意的事情，也只需要记在“TO DO”列表上保留下来。
进行碎片作业的话，利用“碎片时间”是最适合的。为了有效利用等待电车的时间，办公室的业务和业务之间空余的5分钟、10分钟这种碎片时间，希望你能提前就把碎片工作准备好。
如果工作周期长或是很复杂的话，出现各种各样错误的概率也会越来越高。为了避免这样的危机，有必要采取制作进度表之类的措施，将工作的进展状况“可视化”并多次反复确认。
特别是在团队共同进行项目的情况下，请共享日程，制作出能够一览成员现在工作进程的进度表。另外，为了使信息顺利且实时地共享，推荐利用数字技术。
即便是进展顺利的工作，有时也会发生意想不到的纠纷。但是，如果把检查做仔细的话，就不会造成大问题，修正方向就可以了。
制订好计划，在实施之前再怎么注意，开始运行后也要注意检查工作上的失误和错漏。定期检查自不必说，还要随时确认进展状况。修正方向，越早越容易做到。
养成这个习惯的话，即使没有到出问题的程度也能发现问题，还可以注意到没必要的过程或重复作业，从而将其省略掉。认真地检查能够减少浪费。
每晚都在加班，会因此而觉得自己是个会工作的人吗？尤其是在日本的公司，员工总是加班到临近末班车的时间，公司里残留着宣扬睡眠不足和过度劳累的风气，甚至有那种比上司下班早就会遭受白眼的氛围。
与此相比，外资公司许多是采用年薪制，所以无论怎么加班年收入也不会有改变。不仅如此，加班还会被视作无能，不管处在多高的地位，如果拿不出工作成果的话，马上就被解雇也不是什么稀奇事。
虽然不能说哪边更好，但工作的评判确实并不是以花费于其上的时间，而是以成果来衡量的。