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工作的日程安排过多的话，只要一项任务慢了一点儿，就会影响接下来的工作，还有更以后的工作，这种延迟会不断地延伸，产生恶性循环。
为了解决这种工作上的停滞不前，如果工作了90分钟的话，就要休息30分钟，在任务和任务的间隙设置一个“预备时间”。
这样一来，即使工作延迟了，也可以利用预备时间解决，避免影响下一项任务。
会议或商谈的前后，在路程中产生的短暂时间，若是累积起来，就会成为很长的时间。
为了不浪费这些时间并有效地利用起来，可以事先准备好以利用这个间隙时间为目标的“5分钟就能完成的任务”，会收到很好的效果。
查阅新闻，整理笔记，确认资料等，如果是重要度和紧急度低的5分钟内就能完成的任务，就不太需要思考。因此，即便在会议或商谈这种要求思考的工作间隙去做，负担也很小，可以不必担心。
为了使工作效率化，首先要掌握自己的现状。在制作企划书、总结报告等时候，如果知道自己日常的工作标准时间，就可以预防拖延工作了。
那么，如何把握工作的标准时间呢？这里推荐利用“计时器”。
自己完成一项任务要花费多少时间？在反复测量的过程中，自然就可以看到自己的标准时间。同时，如果能了解现状，将打破纪录当作目标的话，也能提高处理速度。
在日程表上写下工作的预计时间时，通常会以30分钟、1小时这样的单位来划分。但是，人有根据预计时间来调整工作本身的习惯。
比如把预计时间设定为1小时的话，即使50分钟能结束的工作也经常会花1个小时。而且，尽管还有10分钟的富余时间，工作质量却几乎没有提高。
为了防止这样的浪费，必须以10分钟、5分钟为单位来考虑工作的安排。也就是说，特意不把工作设定为半点或整点，会让工作效率化。
在进行工作安排的时候，决定“什么时候做完”是很重要的，但更重要的是“从什么时候开始做”。
仅仅设定截止日期的话，总觉得会有充裕的时间，就容易晚一步着手。而且，一旦开始着手，就可能会发现实际工作内容超过了预期，出现在截止日期前无法完成工作这样的失误。
首先要自己试着着手，了解这项工作的整体面貌，这样的话就能对什么时候才能完成有一个初步的印象了。
即使做同样的工作，时间段不同，效率也会不同。为了有效地完成工作，应该将一天分为早晨、中午、晚上三个时间段，并在各自的时间段安排最适合的工作。
清晨，头脑最清楚，电话和邮件也很少，适合设定为拟订文件或制订规划之类需要集中精神的办公时间段。
中午，或是和人聊天，或是进行身体活动，适合商谈和外出。
晚上，疲劳感袭来，因此适合处理固定业务和未完工作，推荐进行按部就班的工作事项。
在工作的过程中，有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。
人的集中力被认为以15分钟左右为周期波动。但是，在公司不可能每15分钟休息一次。
于是，把眼前的工作以15分钟为单位进行划分，一个一个地处理，就能让注意力得以持续。
把任务设定为“将这个数据输入这里”“检查这个文件，修改正确”等，这样详细具体的内容就好。通过把任务一个接一个地清除，会得到成就感，大脑经过片刻休息后就会恢复注意力，得以再努力15分钟。
任何事情都要“马上”去行动，这一点很重要，但一旦变成行动，若只是用抽象的语言来描述的话，身体是不会动的。抱有具体的数值目标，才会将人导向实际行动。
所谓数值目标也只是个大致目标，15分钟也好，30分钟也好。适当的紧张感，有提高判断力和行动力的效果，建议设定为“1分钟以内”。
首先是身体，要渗透进“1分钟以内决定，1分钟以内行动”的感觉。其结果是，不会浪费时间思考，能直觉性地展开正确的行动。
如果想着“这项工作3个小时就可以完成了”，而花费的时间超过预想就会感到慌张。把预估时间“增加五成”左右就正好了。
首先，要做好在工作中可能出现突发情况，或被其他业务折腾的准备。周末或月末，会有无法推迟的事情跳出来，日程会不得不推迟，所以不能掉以轻心。如果是以前没有做过的工作，问一下有经验的上司和前辈，了解一下要花多少时间。预先找他们商量，如果出现突发事件却马上就到截止日期的话，他们有可能会帮助你。
但是，虽然增加了五成的预估时间，但不能就此磨洋工。如果时间有富余了，就做其他的业务吧。
说着“忙”“忙”“忙”的人，做公司的工作就已经竭尽全力了，总感叹私人时间不充裕。但是，也有一边处理更多工作一边挑战新鲜事物的人。
一天对谁来说都是24小时，会出现这种差异，原因不在于时间利用的“量”，而在于“质”。即使是同样的1小时，如果浪费时间，不良影响就会波及甚至削减之后本应好好休息的时间。
在说忙之前，请重新审视自己的时间使用方法，把精力集中在应该集中精力的地方，就能高质量地利用时间，不会只是被心情上的忙碌所追逐。