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提高生产率的网络活用术

⊙快速搜索到想要的信息的技巧

即使进行网络搜索,有时也很难找到想要的信息。但是,如果记住一些简单方便的技巧,就能迅速得到想要的信息。

比如,与引号内的词语做完全一致的搜索的“短语检索”;在两个词之间插入半角的“-”,将包含后一个词的页面排除在外的“排除检索”;在两个词之间插入“or”,显示包含任何一个词的页面的“或”检索;把词中不明确的文字用“*”替代,搜索相似的文字的“通配符检索”……希望大家一定要记住这些方式。

在检索语后面加上“pdf”“doc”的话,能检索到各自的PDF文件、Word文档;加上“ppt”的话,能检索到PowerPoint文件;加上“org”的话,还能检索到开放程度很高的组织提供的“文件检索”功能等。利用它们,便可以实现迅速搜索了。

⊙把网页检索一页显示的件数调到100件

网络检索一页的显示数通常是10件,这样的话很多时候都无法找到目的信息。为了跳到下一页,必须点击页面下的“下一页”,但会渐渐觉得麻烦,容易中途放弃。

然而,如果将检索显示数调为100件,那么检索速度会飞跃性地提高。即使不多次点击,检索到目的信息的概率也会增加,因为能减少漏看的机会,创造性也能被调动起来。

检索设定的变更,谷歌的Chrome 、Internet Explorer(IE) 、Firefox 、Safari 等都支持,这是使用任何浏览器都能做到的令人意外的工作时间缩短术,请务必采用。

⊙网络检索要有效利用“在新窗口中打开”

对于互联网的搜索结果,推荐把搜索设定变更为“在新窗口中打开”。这样一来,即使读完后把页面关掉,也可以省略重新输入搜索词的时间。

关于变更搜索设定的方法,谷歌搜索引擎的话,是从位于首页右上的“设置”处选择“设置”,点击“启动时”中的“打开新标签页”就完成了。

⊙制定“搜索要在10分钟以内”的规则

你有没有过因为有想调查的事情而进行网络搜索,在不知不觉中就已经过了很长时间,但还没有找到重要信息的经历呢?

搜索的话,可以通过微小的键盘操作得到庞大的信息。但是从中提取自己所需要的信息并不简单。如果厌倦了的话,看到有意思的信息就会不由得跑题,或是浪费时间。因此,制定一个“搜索要在10分钟以内”的规则就可以了。

如果10分钟实在很难查到的话,就先粗略地看一下检索出来的标题和语句,把用得上的东西保存起来,之后再细读吧。

⊙网络搜索只想看新信息的时候使用“时间指定”

用网络搜索显示出来的信息,由于时间轴 是打乱的,所以新旧信息混杂在一起。

如果只想看新信息的话,使用谷歌浏览器的情况下,在搜索关键字时,利用输入栏右下显示的“工具”按钮就可以了。

方法是,首先点击“工具”,会出现“时间指定”的按钮;然后选择“过去1小时内”“过去1周内”“过去1年内”等希望的时间范围。再进行搜索的话,就会显示出限定时间内的信息。

⊙视频网站上临场的“E学习”

对于一些视频共享网站,不能单纯地将其视为娱乐网站。根据利用手段,这些视频网站还可以大大提高商务技能,成为自学的工具。

例如,在视频网站丰富多彩的内容中,存在着如商务英语、商务礼仪等大量可以实践的“E学习”的视频。如果一天花15分钟左右的时间来自学这些视频的话,就可以期待商业技巧方面的稳步提高。

⊙按照不同的目的来使用社交网络

市面上有Twitter 、脸书、LINE 等各种社交网络软件。其最大的特征,是能在注册者之间共享信息,配合不同的目的进行区分使用,可以作为很有效的工具来利用。

使用重点是,从想接收信息还是想发送信息的角度来区分。另外,是作为构筑真实人际关系的契机来使用,还是在虚拟的状态下使用也可以?根据这点,使用方法也会有不同。

请在认清各种社交网络的特性之后使用。

⊙关注名人的推特,获得一手信息

在Twitter上,当关注其他用户时,该用户的推文 (自言自语)会在你自己的页面上实时显示。

而且,因为基本上不需要被关注的人同意,所以可以直接向公开推特的名人等发送信息,得到有益的第一手信息。

除此之外,也可以利用推特迅速得到企业所发出的最新信息、政府机关和报道机构等发送的新闻,入手最新的信息。

⊙利用网络,创造一个不管何时何地都可用的办公环境

将自己的数字数据保存在网络服务器上,只要网络环境完善,就能自由地取出数据,这就是“云技术”。而且,如果利用这个技术的话,无论何时何地,都能创造出办公环境来。

另外,即使没有个人电脑,只要是在连接着网络的状态下,可以使用任意终端,这也是“云技术”的魅力所在。

也就是说,如果把智能手机和平板电脑组合起来的话,在办公室中使用电脑做到一半的工作,也可以在旅途中处理。

⊙使用在线存储服务共享信息

在“云”上保存文件,并供多台电脑在相同的环境中办公的服务被称为“在线存储服务”。近年来,这项服务迅速扩大,其中由于使用方便而很受欢迎的是“Dropbox”

Dropbox作为数据的仓库,不仅能把大容量的数据保存在“云”上,还可以让数据很快同步,所以在用多个电脑共享信息的时候能大显身手。如果能熟练使用的话,不仅可以不挑地点地工作,而且出门时还可省去携带数据的准备工作。

⊙利用“云”来减少附件的交换

有一种工作方法是,几个人共同来制作文件或调整日程,通过发送邮件附件来进行各自的修改或写入。但是这样的话,每次都要发送邮件或接收邮件,十分麻烦。不知道文件是检查过了还是没检查过,不知道是第几个版本等,很多时候情况会很混乱。

“云”能彻底地解决这个问题。如果把文件上传到“云”,设定截止日期的话,就可以每个人各自写入一次,工作就能迅速地进行。而且因为所有人都能看到最新版本,所以很容易确认。

⊙使用搜索引擎迅速换算汇率

在进行日元/美元的换算时,调查最新的汇率后,再用计算器之类的来计算非常麻烦。这种情况下,如果使用搜索引擎的话,就可以瞬间完成汇率的换算。

例如,想把“100万日元”换算成美元的话,在搜索栏中输入“100万日元为 美元”,或者输入“100万日元 美元”,按下[Enter]键的话,在检索结果的最上面就会显示根据最新汇率换算的金额。这个方法不仅适用于日元/美元,还适用于“尺/厘米”“升/公升”等单位的转换。

⊙利用搜索引擎来查询快递的配送状况

想知道快递的配送状况,有各种各样的调查方法,但是使用搜索引擎的话可以简单且快速地查询。

方法是,在搜索栏或浏览器的地址栏中输入快递单号或查询号码来搜索就可以了。这样做的话,就会显示出可追踪的快递公司的链接,如果点击负责运送的快递公司,就可以通过链接确认详细的追踪结果。

现在日本可以追踪的快递公司只有日本邮政、佐川急便、大和运输三家公司。

⊙快递费可以在网上方便地做比较

根据公司的不同,快递费会有一些不同,利用网络的话,就可以很方便地对快递费做比较。

例如,在提供快递费比较的网站“运费之虎”,只需输入快递的大小、重量、发货地、目的地等条件,就能显示出各公司的收费一览表。普通的快递费当然可以查询,就连国际快递、搬家费用也可以做比较。

除此之外,如果利用智能手机的运费比较应用程序的话,有时快递费用会削减一半以上,请一定要好好利用。

⊙开电信会议的话,可以节省时间和金钱

只是为了开会而去远方出差,不能说是聪明地利用时间和金钱的方法。在这一点上,使用电话机召开的远程会议(电信会议)不仅可以节省时间和金钱,也是让会议有效率进行的有效手段。

实际上,在电信会议中,因为参加者们都会针对要点来商谈,所以不会有没必要的说明。结果就是,在会议上花费的时间与现实的会议相比能够减少。但是,发言的时候要经常说出自己的名字,要用清晰的发音稍微慢速地说。另外,要选定一个主持人,还要注意不要重复发言。

最近,如“Skype” 等能在网络上开团体会议的免费工具也在增加。请一定要加以利用。

⊙不要胡乱订阅电子杂志,取消不需要的订阅

为了不增加不必要的邮件接收,不要胡乱订阅电子杂志。判断为不需要的电子杂志,就马上解除订阅吧。

有些只是交换过名片,就会单方面发送电子杂志的情况,但是对于不需要的东西,希望过了一定的时间,就提起勇气来发送拒收的邮件。另外,由于电子杂志上登载的基本都是即时的信息,即使是自发注册的,如果24小时以内没有打开过的话,也最好马上删除。

⊙不必特意逛街,利用网络就可以了

从稍微买点儿东西,到去银行汇款或购买车票等,为了这些小事而特意亲自出门,会导致时间大大损失。但是,如果利用网络的话,这种时间就可以很大程度地节约。

首先,在网上买东西的话,如果指定时间配送,接收起来也很方便。在网上完成向银行汇款,也可以不用在意工作日15点之前的时间限制 来办理手续。其次,如果票也在网上预约的话,可以当天在通过检票机之前,从自动售票机领票。

活用这些方便功能,是非常有效地使用时间的方法。

⊙乘坐新干线使用“网络预约”来确认

出差的票稀里糊涂就忘了买。要乘坐新干线,想着当天买票也可以,但窗口排着长蛇一般的队伍,等进了检票口后上了这之后不知道第几趟列车。

稳妥的办法是通过网络预约,在决定出差日子时就进行预约。新干线在游玩旺季自不必说,平日早晚也都混杂着出差的人们。如果是网上预约的话,可以使用电子票,如果接近乘车时间的话,还会有短信提醒,因而能防止延误乘车。

这是个能避免因为没拿到票而在车站浪费时间,以致跟客户约会迟到的小窍门。

⊙利用交通系统IC卡来提高经费结算效率

在经费结算中,计算交通费特别麻烦。什么时候从哪个车站上车,换乘了几次的情况下,坐到哪儿花费了多少钱等细小的记录都是必需的。

能帮你省去这些麻烦的是Suica、PASMO、ICOCA 等交通系统IC卡历史记录服务。利用IC卡乘坐交通工具的话,可以在网上看到乘坐历史和费用。所以没有必要自己一一记录,也可以防止造成疏漏和错误。

经常出外勤的人,如果把私人车票卡和月票分开,使用一张交通费结算专用的IC卡的话,在结算的时候就不用一一做区分,更加方便。 X52lejfwTnr6DXDCqZSik7YFvAJSTQr+Drt8iPLeYj5Ux8K/Vta/1Eozb7ncegjC

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