下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
即便在多项工作同时进行的情况下，桌面上也要缩减到只放一个项目。因为，各种项目资料在桌面上杂乱放置的状态下，注意力会被削减。
而且，在寻找工作所需的文件时，会浪费时间和精力，所以在办公桌上，原则上只应放这时的工作所需要的资料。
进行中的工作，所需要的资料也有很多，在这种情况下，可以用透明文件袋将其归纳在一起，确保桌面的工作空间，这也关系到工作的效率化。
看到杂乱的桌面，就会发现文件、档案、文具等，总之东西都是躺倒的。如果东西都横着放的话，就会很占空间。因此，由于没有放置下一个东西的地方，就会在横放的东西上面再横放，然后在发生“雪崩”之前继续高高地累积。
如果想整理桌子的话，就要让所有东西都“起立”。立起来会不那么占用空间，可以让桌面变宽广。而且最重要的是，可以减少在寻找东西上所浪费的时间。
为了提高工作效率，需要好好地利用办公室的办公桌。虽然需要下功夫的点有很多，但基本上按照“经常使用的东西放在近处，不怎么使用的东西放在远处”的规则进行整理是重点。
特别要注意的是抽屉的使用方法。为了避免把资料和文具随意地扔进去，本着容易拿取的办法来整理是很重要的。如果用公文格设置隔断的话，在抽屉内也能制造出靠近（附近）和深处（远处）的设计，就可以根据使用频率，实现方便的收纳了。
现在，为了把握自己正在努力的工作的流程，保证工作顺利进行，有必要让工作进程可视化。
这里很重要的是整理资料的方法。根据资料的内容，以怎样的优先顺序来处理才好呢？为了看一眼就能明白，准备三个公文格然后分组就可以了。
此时，贴在公文格上的标签要写上“未处理”“处理中”“处理完毕”，根据工作的情况进行分类。这样，工作的优先顺序就实现了可视化，因而能够更迅速地进行工作。
明明桌上收拾得很干净，却不知为什么总是在找东西。这种人的抽屉里要么是乱七八糟，要么乍一看很整齐，其实却不清楚什么东西在哪里。抽屉不是单纯的仓库，也不是散落东西的避难场所。
通常，办公室的桌子会配备有四个抽屉，也就是在桌面下的浅而宽的抽屉和右侧纵向重叠的三层抽屉。
这些抽屉之所以会在那个位置，之所以会是这样的大小和深度，它们每一个都是有意义的。考虑到这一点进行收纳的话，就不会只是“放进去就完事了”，而会使它们成为可以使用的抽屉。
总是不自觉地往桌面下那个浅而宽的抽屉放东西。但是，把这里定为“什么都不放”——不可折弯的大文件、长的规尺等是例外——的空间，是纯熟掌握桌子全部四个抽屉使用的诀窍。通常这个抽屉基本是空的。
如果在做不太想让人看到的文件工作的话，离开座位的时候，把那个空间当作保管场所。另外，到了下班时间，如果把工作文件原封不动地放在那个抽屉里的话，第二天早上马上就能拿出来继续做。等工作结束了，别忘了让那个抽屉回到空空的状态。
桌子右侧上层的抽屉是最容易使用的，所以很适合放置笔记用具、便签、回形针等每天都要使用几次的物品。把使用频度高的东西平放在跟前，就能马上拿取。
每天使用的文具盒中有很多细小的东西，一天要开关好几次。因为不可以使其产生振动而散乱，所以要使用整理托盘和隔扇，如果养成放回到同一个地方的习惯，就可以顺带整理了，一石二鸟。如果放得太拥挤的话，里面的东西就会变得很难取出，让它稍微宽松一些就好了。很多人会把钥匙放在里面，印章和其他重要的东西也可以放在这里。
因为桌子右侧中间的抽屉有适当的深度，所以可以把切带器之类尺寸的东西，或者上层抽屉里使用不上的文具、发票、信封、计算器等小物件放进去。如果把它们竖起来的话，从上面就能看清楚也容易取出，因为看一眼就能明白发票和信封的剩余量，所以也可以防止忘记补充。
虽说有深度，但如果把文件重叠在一起横放的话，马上就会不知道到底放进了什么东西。一旦变成那样的话，就又会变成从上面开始无秩序地塞进东西的结果，要引起注意。也有人认为，这里应该完全空置，当作放笔记本电脑和其备用品的专有空间。
桌子右侧下面最深的抽屉是保管文件的地方——不是完全处理完毕的文件，而是还需要用的文件。如果可以的话，全都统一使用A4大小，在纸夹和文件盒中做分类，从上部可以看到它的标签。虽然分类的方法因人而异，但也推荐以“上个月的文件”“本月的文件”“下个月的文件”这样的时间顺序进行排列。对于上个月的文件，能很容易决定是处理掉还是移动到仓库里，这样文件就不会堆积了。
另外，先把最前面的文件盒清空，只把现在着手的工作文件和资料放进专用的空间里就好了。如果这项工作结束了，就把它移到纸夹或文件袋里，这是个不会浪费时间和让工作停滞的方法。
每个人都希望桌子和书架一直都很干净整洁。既然这样想，就要决定好东西的“固定位置”，一定要把使用过的东西马上放回到同一个地方。
需要注意的是，像文具之类的小东西，如果想着“马上就又会用了”“也不怎么占地方”而乱放的话，就会把文件和档案摞在上面，在寻找“那支笔放哪儿了”的时候，文件和档案都会被乱丢出去，又变得乱七八糟了。
虽然使用后马上放回去会觉得很麻烦，但从文件山中寻找出来要更加麻烦而浪费时间。把固定位置设置在使用起来最方便的地方，选择死守它吧。
虽然想把桌面收拾干净，但或是档案越来越多，或是需要查看的文件有很多，很快就又乱了。这样的话，就给自己制定早晚各整理15分钟的规则吧。
扫除和整理时，因为想着要归类一下，心情会变得沉重，不知不觉就拖延了。决定只在早晚整理15分钟的话，即使在这个时间内没结束，也要干脆地停止。这样的话，下一个15分钟的动力就会提高，会急切期盼下一次整理时间的到来。
早起时是为了工作能抱着冲劲儿，傍晚时是为了第二天的工作能顺利进行，这样想着进行整理就行了。
桌面干净的话，看起来会很舒服，也会给周围的人留下好印象。但是，事情不仅如此。干净的桌面，还能让工作效率提高。
首先，当桌面很干净的时候，着手进行工作时就会怀着积极的心态。其次，因为已经整理好了，所以马上就能知道需要的东西在哪里，找东西的时间就能节省下来。
在现代商务中，处理多项业务已经成了必需要求，而干净的桌面随时都可以迎接下一项工作。如果是一个杂乱无章的桌面，收拾起来就要花费时间，把做了一半的工作整理好也需要花精力，因而不能应对紧急情况。
即使整理了桌子也会很快就又乱了。这时，推荐拍摄一张整理好的干净整洁桌面的照片。
如果在智能手机上拍摄的话，就把它放在电脑里，弄成不管在做什么都能看到的状态。然后，在桌面又乱了的时候，可以看一眼这张照片。
干净的桌子只要看一看就会心情很好，因为会回忆起来整理好时的爽快感，整理的动力就会提高。另外，因为拍摄了完美的物品放置场所，所以只需要把使用的资料和文具放回那里就可以了。不仅拍摄桌面，拍摄抽屉里面也很有效果。
意识来布置办公桌和工作间
要提高工作效率的话，就把桌子和工作场所整理得容易使用，这一点是很重要的。整理的要点是，能以最近、最小的动作来进行工作，要带着动线意识来布置。
为此，首先要分析自己的工作，然后从频繁使用的东西开始。根据分析的结果，要把最常用的东西放置在不用站起来就能拿到的地方。然后，根据使用的频度，从距离自己近的地方向距离自己远的地方排列。另外，在办公桌周围，要考虑自己是左利手还是右利手来布置陈设。
规尺、磁带之类的，工作上使用的文具各有一个就足够了。多余的东西尽量不要有。
节约空间自不必说，整理也会变得更简单，可以节省打扫的时间。如果身边没有散乱着多余的东西的话，就能在注意力更集中的当下工作了。
但是，包括消耗品在内，如果它坏了会对工作造成很大障碍，像电脑之类的物品有好几台也没关系。
随身携带沉重的包是造成疲劳的原因，还直接关系到精力的浪费。因此，在商务活动中使用的包，要注意只放最低限度的东西。特别是尽管放在包里但一个月却没用过的东西，可以判断为今后也不会使用。不要再随身携带它们走路，实现轻量化。
不要为了图安心而又带这个又带那个，那种在便利店之类的地方就能马上买到的东西，等有需要的时候再买就可以了，快来进行整理吧。
包内只放当天使用的东西是通用规则。因此，在一天结束时，请一定要重新审视包里的东西，当天没有使用到的东西不留到第二天。把这一点养成习惯。
另外，放入包里的东西根据使用频度分成“没有的话会很为难”“有的话会方便”和“没有也没关系”这几种。然后，根据这个内容分成“经常放进去”“按需要更换”“绝对不放进去”这几类就会很方便了。
为了不陷入没一会儿就找不到重要的东西，外出时在包内乱翻的困境，经常整理包里的东西是很重要的。为了聪明地用包，我想提几个要点。
首先，包里的东西要纵向放置，用眼睛就可以确认哪里有什么东西是基本点。其次，文件，特别是策划案，要放在透明文件袋中；小东西要放在透明包之类的东西中。越是使用频度高的东西，越要安排在容易取出的地方。这样就完成了包的整理。
包里除了文件、平板电脑、智能手机、钱包、名片夹之外，还有数不清的很多东西。包内部有很多细致的隔层和口袋，虽然能够很好地收纳，但是访问不同的地方时，必须要替换里面的东西，忘记的话就要手忙脚乱了。
对这样的人群，推荐使用“包中包”。这是一种有很多小隔层的小型包，用轻柔材料做成，可以放在大包里面使用，随身带着很多小小的化妆品的女性经常使用，但也有用作商务的情况，能巧妙地收纳众多的商务用品。
想要换包时，可以把包中包直接放在新包里面，十分方便。
收拾出差的行李需要花费时间，是很麻烦又颇费时间的工作。到了出差地才注意到遗忘东西的话，会感到很焦急，所以一定不要忘带东西。
要根据住一晚还是两晚来分别准备“出差物品列表”，在把东西放进旅行包的时候就在列表上画上确认记号。要是经常漫不经心的话，像智能手机、笔记本等直到前一天还一直使用的东西，出差的时候没带的话就完蛋了。
像这样的东西在列表中要特地醒目地标出来，前一天晚上就要放到那天用的包里面。而且根据对象和季节的不同，随身携带的东西多少也会有所变化，所以在列表中要留下空白以便添加。最好把这个列表用厚纸写下来，放在旅行包里。